Das Projektmanagement eines Bauvorhabens ist wohl wie kein Anderes von unvorhergesehenen Änderungen geprägt. Am Bau werden ständig Pläne, Ausführungen und Termine geändert, hinzu kommen unplanmäßige Einflüsse wie Witterung, Baustopps durch Beschwerden oder sonstiger bauseitiger Gegebenheiten. Mängel erfordern eine schnelle und gründlich dokumentierte Reaktion aller Beteiligten. Kurz: Ständig passiert etwas Ungeplantes!
Wenn jeder Projektteilnehmer sofort über Änderungen informiert wird und selber wiederum schnell Rückmeldung gibt, schafft dies die Basis für ein erfolgreiches Bauprojekt. Genau dieser Grundgedanke des gemeinsam „Vernetzten Bauens“ aller Projektbeteiligten liegt der BauMaster Bauprojektmanagement Software zugrunde.
Lesen Sie weiter um zu erfahren, wie das „Vernetzte Bauen“ mit BauMaster genau funktioniert und wie die unterschiedlichen Baubeteiligten profitieren.
So sieht „Vernetztes Bauen“ mit BauMaster aus
BauMaster ist eine Cloudlösung, d.h. es gibt eine Webanwendung, in die Sie sich über jeden üblichen Webbrowser (wie z.B. Chrome oder Safari) am PC oder Laptop einloggen. Zusätzlich laden Sie sich für Tablets und Smartphones die BauMaster-App herunter (verfügbar für Android, Apple und Windows Geräte). Von jedem Gerät greifen Sie über die BauMaster-Cloud (Speicher) auf dieselben Daten zu. Damit sind die Grundvoraussetzungen für „Vernetztes Bauen“ gegeben:
1. Die Verbindung von Baustelle und Büro
Alle Baudokumente, Kontakte und Informationen sind im Büro, Sekretariat und auf der Baustelle gleichermaßen verfügbar und zwar in Echtzeit. Das bedeutet: Wenn Ihr Kollege im Protokoll einen Eintrag oder eine neue Planversion hinzufügt, sehen Sie das sofort auf der Baustelle (nachdem synchronisiert wurde).
So kann z.B. sehr praktisch im Büro ein Abnahmeprotokoll vorbereitet werden, um auf der Baustelle nur noch die einzelnen Punkte aufzunehmen, damit es anschließend nach Prüfung im Büro nur noch verteilt werden muss.
Ein Anwender kann übrigens mit bis zu drei Geräten gleichzeitig in BauMaster angemeldet sein (jeweils ein PC oder Laptop, ein Tablet und ein Smartphone). Als Architekt oder Bauleiter greifen Sie somit unkompliziert mit allen Ihren Geräten auf BauMaster zu.
Auch mehrere parallele Bauprojekte sowie alle Ihre Kontakte verwalten Sie zentral in BauMaster. Wenn Sie von einer Baustelle zur nächsten fahren, haben Sie auf Ihrem Tablet die gesamten Bauakten immer dabei. Sogar wenn eine Frage zu einem lang abgeschlossenen Bauvorhaben auftaucht, ist das kein Problem: Selbst alle Informationen aus archivierten Projekten sind unterwegs abrufbar.
Doch der Erfolg eines Bauprojektes hängt maßgeblich von der reibungslosen Zusammenarbeit aller Baubeteiligten ab. Und die geht so:
2. Vernetzung aller Beteiligten
Beim Architekt bzw. der Bauleitung laufen alle Informationen zusammen, er ist die zentrale Stelle für die gesamte Organisation, Zeiteinteilung und Qualitätsüberwachung. Dabei steuert er unzählige Gewerke, Handwerker und arbeitet mit Statikern, Energieberatern, Gebäudetechnikern und externen Partnern zusammen.
Mit BauMaster gibt es zwei Möglichkeiten, mit den Baubeteiligten digital vernetzt zu bauen:
- Über das Versenden von PDF-Protokollen erhalten die Empfänger alle relevanten Informationen
- Über das Einladen zum „Vernetzten Bauen“ können die Verantwortlichen einer Aufgabe in BauMaster direkte Rückmeldung zur Aufgabe geben
1. Informationsweitergabe über PDF-Protokolle
In BauMaster läuft die gesamte Dokumentation, von der einfachen Aufgabenliste bis zur Baubesprechung oder Bauabnahme, über die verschiedene Bauprotokoll-Vorlagen ab. Ein Protokoll kann „abgeschlossen“ oder „noch offen“ an eine frei wählbare Verteilerliste per E-Mail direkt aus BauMaster heraus versendet werden.
So bekommen die Baubeteiligten stets alle relevanten und aktuellen Informationen! Der Projektleiter erhält darüber hinaus eine Lesebestätigung und weiß also, wer das Protokoll geöffnet hat und wer nicht. Ausreden, dass jemand eine Information nicht erhalten hat, gibt es somit nicht mehr!
Die Beteiligten müssen nichts weiter unternehmen, als in der erhaltenen E-Mail den (personalisierten) Link anzuklicken und so das Protokoll zu öffnen.
Das Protokoll dient somit für die Auftragnehmer als detaillierte Aufgabenliste. Der große Vorteile für den Bauleiter: Aus der notwendigen Dokumentation heraus kann er die Informationen ohne zusätzlichen Zwischenschritt direkt verteilen. Das spart viel Zeit und reduziert Fehler.
Eine praktische Neuerung der BauMaster-App 2.0 sind sog. individuelle Protokolle: Ist diese Option aktiviert, erhält eine Firma ein zusätzliches Protokoll nur mit den eigenen Aufgaben und den allgemeinen Themen. Einträge anderer Gewerke sind nicht dabei, womit das Protokoll sehr übersichtlich und zur individuellen Aufgabenliste wird.
2. Projektbeteiligte zum „Vernetzten Bauen“ einladen
Die nächste Stufe der gemeinsamen Projektarbeit ist die Einladung zum „vernetzten Bauen“. Die eingeladenen Partner können sich nach Registrierung in BauMaster als sog. „Partner-Nutzer“ einloggen und haben damit eine direkte Möglichkeit, in BauMaster selbst relevante Informationen auszutauschen und miteinander zu kommunizieren:
- zugewiesene Aufgaben direkt in BauMaster auf erledigt setzen (Ampelfunktion), anstelle einer reinen Auflistung im PDF-Protokoll
- bearbeitbare Fotos inkl. Skizzen und Beschriftungen hinzufügen
- Kommentare ergänzen zur genauen Rückmeldung
- Nutzung des Messengers von BauMaster zur projektbezogenen Kommunikation (DSGVO-konform und als Historie beim Projekt gespeichert)
Mit BauMaster 2.0 werden die Funktionen der Partner-Nutzer erweitert (ca. 3/ 2022). Partner-Nutzer dürfen sich freuen auf
- Ansicht des Bauzeitenplans mit Hervorhebung des eigenen Gewerkes
- Notizenfunktion: unabhängig von zugewiesenen Protokolleinträgen eigene Aufgaben anlegen
- Eigenes Handwerksteam unter den Kontakten anlegen, damit auf der Auftragnehmer-Ebene Aufgaben verteilt und erledigt werden können
- Einladende Projektleiter erhalten eine Benachrichtigung, sobald die Einladung angenommen wurde
So einfach ist die Einladung zum „Vernetzten Bauen“
Am besten veranschaulicht ein Beispiel, wie die Einladung funktioniert. Architektin Andrea wählt in der Kontakteverwaltung unter der Firma Elektro Eder den Kontakt Emil aus und klickt auf das Vernetzen-Symbol.
TIPP: Es ist empfehlenswert, den eingeladenen Auftragnehmer vorab zu informieren, dass er zum gemeinsamen Bauen mit BauMaster eingeladen wird.
Elektriker Emil erhält eine E-Mail mit der Einladung zum „vernetzten Bauen“ für das gemeinsame Bauprojekt. Er klickt auf den enthaltenen Link und gelangt zur Registrierungsseite von BauMaster, wo er Firma, Name und E-Mail-Adresse einträgt (falls er bereits BauMaster-User ist, wird er direkt zu einer Login-Seite geleitet).
Nach erfolgreicher Registrierung ist Elektriker Emil ein sog. Partner-Nutzer und sieht die ihm zugewiesenen Aufgaben in der Aufgabenübersicht (Dashboard). Er öffnet seine Aufgabe, die auf einen Mangel hinweist: Im Erdgeschoss wurden einige Unterputzdosen schlampig gesetzt, so dass nicht verputzt werden kann. Dank Fotos und Planmarker weiß er genau, in welchen Räumen er nachbessern muss.
Am nächsten Tag um 11 Uhr hat er die Unterputzdosen ausgetauscht und macht Fotos, die er der Aufgabe anhängt. Außerdem ist ihm eine Abweichung zwischen Plan und tatsächlichem Bestand vor Ort aufgefallen, was er als Kommentar ergänzt. Er stellt seine Aufgabe bzw. den Mangel zur Hälfte auf erledigt bzw. auf „zu prüfen“ (in BauMaster 2.0)
Architektin Andrea sieht um 11.10 Uhr, dass der Mangel behoben wurde und stellt die Aufgabe auf grün, womit sie endgültig erledigt ist. Sie gibt dem Verputzer sofort grünes Licht, da dieser schon dringend loslegen möchte. Den Hinweis wegen der Planabweichung überprüft Architektin Andrea sofort, indem sie den aktuellen Ausführungsplan im Projektraum von BauMaster öffnet. Sie sieht, dass alles seine Richtigkeit hat und kommentiert an Elektriker Emil wiederum direkt im Protokolleintrag.
Auf einer unserer Funktionsseiten haben wir nochmals die Vorteile und den genauen Ablauf des Vernetzten Bauens für Sie zusammengestellt. Hier erfahren Sie mehr.
Wer kann zum „Vernetzten Bauen“ einladen?
Jeder BauMaster-Anwender mit einer Basic- oder Pro-Lizenz kann beliebig viele Auftragnehmer (Partner-Nutzer) kostenlos zum „Vernetzten Bauen“ einladen.
Muss ich meine Kontakte für jedes Projekt erneut einladen?
Nein. Die Einladung gilt projektübergreifend. Sie können also jedes weitere Bauprojekt mit dem Partner-Nutzer gemeinsam abwickeln. Mit der Zeit profitieren Sie von immer mehr Kontakten, die gemeinsam mit Ihnen über BauMaster zusammen arbeiten.
Die Vorteile vom „Vernetzten Bauen“ mit BauMaster
Wenn alle Baubeteiligten im Team an einem Bauvorhaben zusammen arbeiten, wird der Erfolg eines Bauprojektes greifbar. Denn nur durch schnelle Informationsweitergabe und reibungslose Kommunikation werden der zeitliche und finanzielle Rahmen eingehalten und die Qualität der Ausführung sichergestellt.
- Projektleiter haben einen umfassenden Überblick über den Stand der Ausführungen
- Weniger Organisationsaufwand in der Bauphase, da es keine Medienbrüche mehr gibt, sondern die direkte Rückmeldung der Gewerke in BauMaster erfolgt
- Auftragnehmer erhalten relevante Informationen und Fristen in Echtzeit
- Bauleitung und Bauausführende kooperieren lösungsorientiert miteinander
- Vermeidung von Baumängeln durch transparente Kommunikation und schnellere Bearbeitung entstandener Mängel
- Die Mitwirkung der Bauausführenden ist in der Planungsphase früher und klarer möglich
- Basis einer konstruktiven Bauatmosphäre um Probleme gemeinsam zu bewältigen
