Die Einführung einer neuen Software ist für jedes Unternehmen mehr als ein reines IT Projekt. Sie verändert Arbeitsabläufe, Verantwortlichkeiten und die Zusammenarbeit innerhalb des Teams. Damit die Einführung erfolgreich gelingt, müssen Strategie, Menschen und Technologie zusammenpassen.
Der Use Case von Better Real Estate zeigt, wie eine digitale Lösung erfolgreich eingeführt werden kann, wenn sie konsequent an den tatsächlichen Anforderungen des Unternehmens ausgerichtet und das gesamte Team frühzeitig einbezogen wird.
Better Real Estate ist ein Projektentwickler mit Sitz in Grünwald bei München. Das Unternehmen entwickelt und realisiert Wohnimmobilien und ausgewählte Gewerbeimmobilien mit dem Anspruch, wirtschaftlich tragfähige und langfristig werthaltige Nutzungskonzepte zu schaffen. Das Portfolio reicht von klassischen Wohnobjekten für Eigennutzer und Kapitalanleger über Einfamilienhäuser und Doppelhäuser bis hin zu Studierendenapartments und gemeinschaftlichen Wohnformen.
Better Real Estate auf einen Blick
Branche: Bauträger und Projektentwicklung
Standort: Grünwald bei München
Team: rund 15 Mitarbeiter
Schwerpunkt: Ankauf, Entwicklung, Realisierung und Vermarktung von Immobilienprojekten
Objekttypen: Wohnimmobilien, Einfamilienhäuser, Doppelhäuser, Studierendenapartments und gemeinschaftliche Wohnkonzepte.
Vor der digitalen Neuausrichtung waren viele operative Prozesse noch nicht durchgängig digital strukturiert. Bautagebücher wurden teilweise handschriftlich geführt, Mängel in Excel Listen oder direkt vor Ort erfasst und die Kommunikation erfolgte über verschiedene Kanäle wie E Mail, Telefon und persönliche Gespräche.
„Als ich die Geschäftsführung übernommen habe, waren viele Prozesse noch nicht durchgängig digital organisiert. Heute sind die wesentlichen Unternehmensbereiche weitgehend digital abgebildet. BauMaster ist dabei ein wichtiger Bestandteil unserer Baustellenkommunikation, Baudokumentation und unseres Mängelmanagements.“
David Möritz, Geschäftsführer Better Real Estate GmbH
Die Folgen waren:
Der Anstoß zur Digitalisierung entstand nicht aus einer einzelnen Notwendigkeit, sondern aus einer Vielzahl wachsender Anforderungen. Analoge und voneinander getrennte Prozesse konnten die notwendige Transparenz, Geschwindigkeit und Verlässlichkeit zunehmend nicht mehr gewährleisten.
Die Geschäftsleitung entschied sich deshalb für eine unternehmensweite Digitalisierungsstrategie. Ziel war nicht die Einführung einzelner Insellösungen, sondern der Aufbau einer strukturierten digitalen Systemlandschaft mit klar definierten Anwendungsbereichen.
Warum digitalisieren? Die fünf wichtigsten Gründe
Effizienz und Entlastung der Mitarbeitenden
Digitalisierung darf kein Selbstzweck sein. Sie muss die tägliche Arbeit auf der Baustelle und im Büro spürbar vereinfachen. Eine Software, die zusätzliche Arbeit verursacht oder Prozesse unnötig kompliziert, verfehlt ihr Ziel. Für Better Real Estate war deshalb entscheidend, dass Informationen unmittelbar dort erfasst werden können, wo sie entstehen.
„Ich muss sicherstellen, dass die Digitalisierung unseren Mitarbeitenden die Arbeit erleichtert und nicht zu zusätzlichen Problemen auf der Baustelle führt.“
David Möritz, Geschäftsführer Better Real Estate GmbH
Vollständige und nachvollziehbare Dokumentation
In der Projektentwicklung geht es um hohe Investitionssummen, zahlreiche Gewerke und langfristige Verantwortlichkeiten. Eine vollständige und strukturierte Dokumentation ist deshalb unverzichtbar. Mängel, Schäden, Termine, Gespräche, Zuständigkeiten und beauftragte Unternehmen müssen eindeutig erfasst und später jederzeit nachvollzogen werden können. Die digitale Dokumentation verbessert dadurch nicht nur die interne Organisation, sondern schafft auch im Fall von Rückfragen oder Auseinandersetzungen eine belastbare Informationsgrundlage.
Transparenz und bessere Projektsteuerung
Eine zentrale digitale Lösung erleichtert den Überblick über offene Aufgaben, Bearbeitungsstände und Verantwortlichkeiten. Projektleitung und Geschäftsführung können schneller erkennen, an welchen Stellen Handlungsbedarf besteht, welche Fristen laufen und welche Maßnahmen bereits umgesetzt wurden. Dadurch werden Entscheidungen auf einer verlässlicheren und aktuelleren Informationsbasis getroffen.
Verantwortungsvoller Umgang mit Investitionen
Projektentwicklung bedeutet, mit erheblichen finanziellen Mitteln und dem Vertrauen vieler Beteiligter zu arbeiten. Eine professionelle Dokumentation und klar strukturierte Prozesse sind Ausdruck dieser Verantwortung gegenüber Käufern, Investoren, Finanzierungspartnern, Planern und ausführenden Unternehmen. Digitale Lösungen helfen dabei, Entscheidungen und Projektverläufe nachvollziehbar zu dokumentieren und Risiken frühzeitig zu erkennen.
Wettbewerbsvorteil und professioneller Außenauftritt
In einer Branche, in der zahlreiche Prozesse weiterhin analog oder nur teilweise digital organisiert sind, wird eine konsequente Digitalisierung zum Wettbewerbsvorteil. Sie verbessert nicht nur interne Abläufe, sondern stärkt auch das Vertrauen von Käufern, Investoren und Geschäftspartnern. Ein Unternehmen, das strukturiert dokumentiert, schnell auskunftsfähig ist und seine Projekte transparent steuert, tritt professioneller und verlässlicher auf.
Erkenntnis aus der Praxis
Digitalisierung bedeutet nicht, handschriftliche Unterlagen lediglich durch PDF Dateien oder digitale Ordner zu ersetzen.
Der tatsächliche Nutzen entsteht erst dann, wenn Informationen einheitlich erfasst, zentral gespeichert und ohne unnötige Medienbrüche weiterverarbeitet werden können. Die digitale Lösung muss deshalb den gesamten relevanten Arbeitsprozess unterstützen, von der Erfassung auf der Baustelle bis zur Nachverfolgung im Büro.
So fiel die Entscheidung für BauMaster
Zusammenarbeit auf Augenhöhe
Bereits der erste Eindruck im Auswahlprozess war für Better Real Estate entscheidend. Wichtige Kriterien waren:
Better Real Estate suchte nicht nur nach einer Software, sondern nach einem Anbieter, der die Einführung fachlich begleitet und auch nach Vertragsabschluss erreichbar bleibt.
Individuelle Beratung statt Standardpräsentation
BauMaster überzeugte dadurch, dass sich das Team bereits vor den ersten Gesprächen mit Better Real Estate und den bestehenden Prozessen beschäftigt hatte. Statt einer allgemeinen Produktpräsentation wurden konkrete Anwendungsmöglichkeiten und Integrationsansätze aufgezeigt.
„BauMaster hatte sich bereits im Vorfeld mit unserem Unternehmen beschäftigt und konkrete Vorschläge für unsere Prozesse vorbereitet. Das hat echtes Interesse signalisiert und nicht nur eine klassische Vertriebsroutine.“
David Möritz, Geschäftsführer Better Real Estate GmbH
Verständlichkeit für das gesamte Team
Das wichtigste Auswahlkriterium war die einfache und intuitive Bedienbarkeit. Die Software sollte nicht nur von technisch versierten Mitarbeitenden verstanden werden, sondern insbesondere auch von den Kollegen, die täglich auf den Baustellen arbeiten.
„Wenn die Kollegen auf der Baustelle nach kurzer Zeit sagen, dass sie die Software verstehen und sinnvoll einsetzen können, ist das für mich ein entscheidendes Kriterium.“
David Möritz, Geschäftsführer Better Real Estate GmbH
Persönliche Erreichbarkeit und klare Zuständigkeiten
Ein weiterer entscheidender Punkt war die persönliche Betreuung. Better Real Estate wollte vermeiden, nach dem Vertragsabschluss ausschließlich auf anonyme Ticketsysteme oder wechselnde Ansprechpartner angewiesen zu sein.
„Bei vielen großen Anbietern erlebt man, dass das Vertriebsteam nach dem Vertragsabschluss nicht mehr erreichbar ist und anschließend jede Anfrage über ein Ticketsystem läuft. Für uns waren feste Ansprechpartner und kurze Wege besonders wichtig.“
David Möritz, Geschäftsführer Better Real Estate GmbH
Wie der Rollout gelang
Einbindung des Teams von Beginn an
Die Geschäftsleitung traf die Auswahlentscheidung nicht allein. Projektleiter und Mitarbeitende mit unmittelbarem Baustellenbezug wurden frühzeitig in Produktvorstellungen und Abstimmungsgespräche einbezogen. Dadurch konnten die tatsächlichen Anforderungen aus dem Arbeitsalltag berücksichtigt und mögliche Schwierigkeiten bereits vor der vollständigen Einführung erkannt werden.
„Ich habe die Entscheidung nicht allein im stillen Kämmerlein getroffen, sondern das relevante Team einbezogen, insbesondere auch die Kollegen auf der Baustelle.“
David Möritz, Geschäftsführer Better Real Estate GmbH
Klare Anwendungsbereiche
BauMaster wurde gezielt für die Baustellenkommunikation, die Baudokumentation und das Mängelmanagement eingeführt. Weitere spezialisierte Systeme ergänzen die digitale Infrastruktur unter anderem im Projektmanagement, Kostencontrolling, Personalwesen, bei der Rechnungsfreigabe und in der Liquiditätsplanung. Dadurch übernimmt jede Anwendung einen klar definierten Aufgabenbereich innerhalb der gesamten digitalen Systemlandschaft.
Kultureller Wandel als Begleitprozess
Die Einführung neuer Software wurde von Beginn an nicht nur als technischer, sondern auch als kultureller Veränderungsprozess verstanden. Neue Systeme verändern gewohnte Abläufe. Deshalb müssen Mitarbeitende frühzeitig eingebunden, geschult und vom konkreten Nutzen überzeugt werden.
„Man muss die Menschen mitnehmen. Das gilt nicht nur für unser Unternehmen, sondern für jeden Bereich, in dem Digitalisierung erfolgreich umgesetzt werden soll.“
David Möritz, Geschäftsführer Better Real Estate GmbH
Was sich seit der Einführung verändert hat
Weniger administrativer Aufwand
Die Dokumentation erfolgt heute unmittelbar dort, wo die Informationen entstehen. Mängel, Schäden, Aufgaben und Fotos können direkt auf der Baustelle mit dem Smartphone oder Tablet erfasst und dem jeweiligen Projekt, Gewerk oder Ansprechpartner zugeordnet werden. Der spätere Übertragungsaufwand im Büro wird dadurch deutlich reduziert.
Einheitlichere und transparentere Dokumentation
Mängel, Schäden, Termine und Gesprächsergebnisse werden nach einer einheitlichen Struktur erfasst. Informationen sind dadurch schneller auffindbar und können auch von Mitarbeitenden nachvollzogen werden, die selbst nicht an einem Termin oder einer Baustellenbegehung teilgenommen haben.
Verbesserte Nachvollziehbarkeit
Fotos, Aufgaben, Fristen und Verantwortlichkeiten werden zentral dokumentiert. Das stärkt die Position des Unternehmens insbesondere bei:
Professionelleres Auftreten
Eine strukturierte und transparente Dokumentation schafft Vertrauen. Gerade bei Projekten in bestehenden Wohngebieten hilft eine transparente Dokumentation auch in der Kommunikation mit Anwohnern. Sie zeigt, dass relevante Vorgänge sorgfältig erfasst und professionell bearbeitet werden.
„Wir arbeiten professionell und dokumentieren die wesentlichen Vorgänge konsequent. Mängel und Schäden können auf Baustellen nie vollständig ausgeschlossen werden. Entscheidend ist, dass sie erkannt, nachvollziehbar festgehalten und strukturiert bearbeitet werden.“
David Möritz, Geschäftsführer Better Real Estate GmbH
Digitalisierung ist kein Trend, sondern die Zukunft des Bauens
Das Beispiel von Better Real Estate zeigt, dass die Digitalisierung von Bauprozessen auch für mittelständische Unternehmen mit überschaubaren Teams erfolgreich umsetzbar ist. Entscheidend sind nicht allein Unternehmensgröße oder Budget. Ausschlaggebend sind eine klare Strategie, praxistaugliche Systeme, verbindliche Prozesse und die Bereitschaft, die Mitarbeitenden frühzeitig einzubeziehen.
BauMaster unterstützt Better Real Estate dabei, die Kommunikation zwischen Baustelle und Büro zu strukturieren, Mängel und Schäden nachvollziehbar zu dokumentieren und offene Aufgaben effizienter zu steuern.
„Digitalisierung ist für uns kein kurzfristiger Trend. Sie ist eine wesentliche Voraussetzung dafür, Immobilienprojekte effizient, transparent und verantwortungsvoll zu steuern.“
David Möritz, Geschäftsführer Better Real Estate GmbH