BauMaster bietet bereits ab der Konzeptionierungs- und Planungsphase einen echten Mehrwert für Architekten, Bau- und Projektleiter. Der flexible Einsatz der Protokolle ermöglicht eine beweissichere und lückenlose Dokumentation vom ersten Kundengespräch weg.
In unserem Best Practice “Planungsphase” erfahren Sie alle Details zur sinnvollen und einfachen Anwendung von BauMaster in der Planungsphase eines jeden Bauprojektes. Weiterlesen lohnt sich!
Am Ende finden Sie hilfreiche Checklisten für die Planungsphase, die Sie als Vorlage für Ihre Protokolle in BauMaster verwenden können.
Das Fundament eines jeden Projektes: Die Planungsphase
Egal ob Neubau, Sanierung, Gewerbe- oder Privatobjekt – jedem Bauvorhaben liegt eine Idee des Bauherren zu Grunde, die erst einmal hinsichtlich der Umsetzbarkeit genau überprüft werden muss.
Wenn Sie als Architekt, Bauträger oder GU mit der Projektleitung eines Bauvorhabens (egal welcher Größe) betraut werden, folgen Sie in der Regel ähnlichen Abläufen, die natürlich den besonderen Gegebenheiten eines jeden Projektes angepasst werden.
Das Um und Auf: Abstimmung mit dem Bauherren
Mit Projektstart werden die Ziele und Erwartungen des Bauherren festgelegt. Nur wenn diese klar herausgearbeitet, kommuniziert und v.a. dokumentiert werden, kann der Architekt das Projekt erfolgreich in diese Richtung leiten.
Bmstr. Walter Fürthauer formuliert es aus seiner langjährigen Erfahrung heraus so: “Es ist das Um und Auf für jedes Projekt, die Ziele genau zu definieren”.
Beachten Sie die folgenden drei Punkte im Abstimmungsprozess, um Ihr Bauprojekt auf ein stabiles Fundament zu stellen:
1. Halten Sie alle Informationen im Entscheidungsprozess genau fest um später nachvollziehen zu können, wer was wann entschieden hat.
2. Da der Auftraggeber in der Regel kein Baufachmann ist und bautechnische Kenntnisse fehlen, kann man leicht aneinander vorbei reden und es entstehen Missverständnisse. Nehmen Sie sich deshalb Zeit bei wichtigen Gesprächen, hören Sie gut zu und stimmen Sie alles im Nachhinein nochmals schriftlich ab. Damit stellen Sie sicher, dass beide Parteien auch vom selben reden.
3. Auch der Auftraggeber hat einen Anteil am Gelingen des Projekts und sein Mitzuwirken ist erforderlich. Er muss fristgerecht Entscheidungen fällen, sonst können Sie Termine im Bauprozess nicht einhalten. Sollte es hierdurch zu Verzögerungen kommen, können Sie diese z.B. durch offene Aufgaben in BauMaster mühelos nachweisen und damit für Verzögerungen nicht zur Verantwortung gezogen werden.
Neben dem Abschluss eines Bau- oder Sanierungsvertrages gibt es also zahlreiche Punkte, die festgelegt werden sollten und bei denen es einer regelmäßigen Kommunikation und Dokumentation zwischen Architekten/ Projektleiter und Bauherren bedarf. Und hier kommt auch schon BauMaster ins Spiel – mit zwei Möglichkeiten:
1. Flexible Protokolle und Vorlagen für jeden Bedarf
Der protokollbasierte Aufbau mit unbegrenzt Aufgaben (auch “Tickets” wenn Sie möchten) und Unteraufgaben hält für JEDEN Bedarf im Bauprozess die passende Dokumentations-Möglichkeit bereit. So auch für die wichtige Abstimmung zwischen Ihnen als Projektleiter und dem Bauherren.
Sie legen sich in BauMaster zuerst das neue Bauprojekt an und dann ein neues Protokoll, z.B. mit dem Namen „Bauherren-Protokoll“ (oder noch schneller: Sie kopieren eine entsprechende Vorlage). Einmal sauber angelegt für Ihre Bedürfnisse, dient Ihnen das Protokoll für alle weiteren Projekte als wertvolle Gedankenstütze bei der Kommunikation mit Ihren Auftraggebern!
Im Bauherren-Protokoll dokumentieren Sie den gesamten Abstimmungs- und Entscheidungsprozess mit dem Bauherren lückenlos und nachweisbar! Der Auftraggeber erhält seine Protokolle als PDF direkt aus BauMaster und wird damit über seine Aufgaben und den Stand der Dinge informiert.
Natürlich gibt es noch weitere Protokoll-Arten und v.a. Checklisten in BauMaster, die neben dem Bauherren-Protokoll in der Planungsphase hilfreich sind. Mehr dazu lesen Sie weiter unten.
2. Einladung als Partner-Nutzer
Sie können den Bauherren natürlich auch als kostenlosen Partner-Nutzer einladen und ihm damit Aufgaben zuweisen. Dies kann z.B. Sinn machen, wenn noch viele Entscheidungen vom Bauherren zu treffen sind, damit die Ausschreibung gestartet werden kann.
Die Abstimmung geht dann natürlich noch schneller, weil Sie direkt Rückmeldung in BauMaster erhalten, wenn der Bauherr eine Aufgabe auf “zu prüfen” stellt. Auch der gesamte Abstimmungsprozess wird über die Kommentare sauber und intelligent festgehalten.
Möchten Sie mehr über die Funktion “Vernetzten Bauen” in BauMaster erfahren, dann erfahren Sie hier mehr.
Ein Praxisbeispiel:
Als Projektleiter müssen Sie immer die Gesamtkosten im Auge behalten, doch kommt es oft vor, dass Auftraggeber in der Ausführungsphase Änderungen vornehmen und sich z.B. für eine teurere Ausstattung entscheiden, als ursprünglich veranschlagt.
So kann ein Bauprojekt kostentechnisch aus dem Ruder laufen und das böse Erwachen kommt zum Schluss, wenn das Budget überschritten wird. Davon will der Auftraggeber natürlich nichts wissen und bringt Sie als Projektleiter in die Zwickmühle.
Denn schließlich war der Auftraggeber für die Kostenüberschreitung verantwortlich, da er die Änderungen im Bauverlauf angeordnet hat. Die Handwerker haben ihrerseits Ihre Ausführungen gemäß Anordnung durchgeführt und werden einen Mehraufwand natürlich rechtmäßig einklagen. Im schlimmsten Fall bedeutet dies Streit an zwei Fronten für den Projektleiter.
Die Lösung:
Im Bauherren-Protokoll wird jede Ausführungsänderung seitens des Bauherren als Eintrag oder Subeintrag zusammen mit den Mehr- und Minderkosten genau festgehalten. So haben Sie und auch der Bauherr einen aktuellen Überblick über Kostenabweichungen. Das erspart im Nachhinein viel Ärger, der im schlimmsten Fall oft genug vor Gericht endet.
Checklisten für jeden Bedarf
Doch nicht nur in Abstimmung mit dem Bauherren gelingt mit BauMaster perfekt, Sie profitieren auch von den Checklisten, die Sie über das Protokoll-Layout “Protokoll kurz” anlegen.
Einmal angelegte Checklisten kopieren Sie einfach für das nächste Projekt und können diese auch laufend erweitern. Die Gefahr, dass Sie wichtige Details vergessen, minimiert sich dadurch erheblich. Natürlich kann die Checkliste auch wieder mit dem Bauherren oder Planungsbüro, Bauingenieur usw. geteilt werden und Aufgaben daraus zugewiesen und überwacht werden!
Hier einige Protokollbeispiele und Checklisten, die z.B. in der Planungsphase relevant sein könnten:
- Beweissicherungsprotokoll Sanierungsvorhaben
- Kostenfestlegung Genehmigungsverfahren
- Checkliste Baugrund & Genehmigung
- Checkliste Sanierung
- Checkliste Gewerbebau
Sie sehen, Ihrer Kreativität sind keine Grenzen gesetzt und gleichzeitig ist alles übersichtlich strukturiert durch die Logik der Protokollarten und zugewiesene Gewerke, Zuständigkeiten und zeitliche Fristen im Protokolleintrag!
Die folgenden Checklisten können Sie als PDF kostenlos downloaden und sofort verwenden. Oder Sie sparen sich die Zettelwirtschaft und legen diese Checklisten als Gedankenstütze direkt in BauMaster an. Bei jedem neuen Projekt einfach kopieren und nichts mehr vergessen!
Gibt es ein Protokoll, dass Sie gerne in BauMaster abbilden möchten, aber Sie wissen nicht genau, wie? Unser Kundenberater-Team hilft Ihnen hierbei gerne, vereinbaren Sie einfach Ihren Wunschtermin:
Fazit: Die Vorteile BauMaster in der Planungsphase
Wie Sie gesehen haben, lässt sich BauMaster schon während der Konzeptionierungs- und Planungsphase eines Bauvorhabens einsetzen. Dank der flexiblen Protokolle haben Sie für jeden Bedarf die passende Dokumentations-Möglichkeit parat.
Ihre Vorteile auf einen Blick:
- Jede Entscheidung wird von Projektbeginn weg sauber und lückenlos dokumentiert und jeder Beteiligte ist in den Entscheidungs- und Informationsfluss integriert (durch Zusendung der PDF-Protokolle oder als Partner-Nutzer)
- Alle Fotos, Dokumente, Skizzen und Planungsprotokolle sind von Anfang an im Projektraum sauber abgelegt und damit später wieder auffindbar. Diese Informationen sind intelligent durchsuchbar und werden dadurch sofort wieder gefunden – auch Jahre später!
- Sie erhalten mit Projektende eine gesammelte Projekt-Dokumentation, die als ZIP-Datei heruntergeladen werden kann. Ihre Auftraggeber werden von dieser Professionalität begeistert sein.
- Der Planungsprozess verläuft zielorientierter, effizienter und bildet ein gesundes Fundament für die folgende Ausführungsphase.
- Fachplaner und Bauausführende können bereits in der Planungsphase mit ins Boot geholt und termingenau eingetaktet werden (Stichwort “Lean-Management” in der Planung).
