Der erfolgreiche Abschluss eines Bauprojektes hängt maßgeblich davon ab, wie gut das Projektmanagement über alle Phasen hinweg funktioniert. Erfahren Sie in diesem Ratgeber mehr darüber, welchen Herausforderungen ein Bauprojektmanager gegenübersteht und wie eine Bauprojektmanagement-Software dabei helfen kann, diese zu meistern und Bauprojekte zeit- und kostensparend zum Erfolg zu führen.
Zudem finden Sie eine ausführliche Checkliste zum Download mit einer Auflistung, was für ein erfolgreiches Baumanagement zu beachten ist.
Bauprojektmanagement mit Software: Die Basics
Projektmanagement am Bau ist mit dem Projektmanagement in anderen Branchen nur schwer vergleichbar. Denn nur wenige Projektverantwortliche haben so ein diverses Aufgabenfeld wie ein Bauprojektleiter.
Kann der komplexe Aufgabenbereich eines Bauleiters dann überhaupt in einer Software abgebildet werden? Eine sehr berechtigte Frage, und die Antwort lautet: Ja, es geht. Doch eines sei vorweggenommen: Irgendeine Projektmanagement-Software wird es wohl nicht können. Vielmehr braucht es eine spezielle Lösung für die Baubranche.
Was zeichnet Bauprojektmanagement nun aus und was genau meinen wir eigentlich mit dem Begriff „Bauprojektmanagement-Software“?
Was ist Bauprojektmanagement?
Bauprojektmanagement bedeutet die Kommunikation, Dokumentation, Überwachung und Steuerung aller Abläufe und Geschehnisse eines Bauprojektes. Damit das erfolgreich funktioniert, müssen drei Kriterien erfüllt werden:
- Einhaltung des zeitlichen Rahmens
- Beachtung der Kosten
- Gewährleistung der Ausführungsqualität
Das Baumanagement gehört somit zu den Urformen des Projektmanagements. Die drei Größen Zeit, Kosten und Qualität definieren sozusagen als „Magisches Dreieck” den Projektrahmen.
Projektmanagement am Bau ist erfolgreich, wenn ein Bauprojekt fristgerecht und mängelfrei (also in Übereinstimmung mit festgelegten Spezifikationen) unter Einhaltung der veranschlagten Baukosten übergeben wird. In der Praxis ist dieses Ziel allerdings nicht so einfach zu erreichen und von vielen äußeren Faktoren abhängig.
Diese Faktoren sind nicht immer beeinflussbar und können auch die beste Planung durcheinanderbringen – beispielsweise eine schlechte Wetterlage oder unkooperative Bauunternehmen. Dazu kommt außerdem der stetig wachsende Normen-Dschungel. Jedes Hilfsmittel, das diese anspruchsvolle Arbeit vereinfacht, ist also gerne gesehen. Hier setzt eine Bauprojektmanagement-Software an.
Was ist eine Bauprojektmanagement-Software?
Eine Bauprojektmanagement-Software (oder Bau-Projektmanagement-Software) wird zur digitalen Unterstützung aller Aufgaben im Projektmanagement auf der Baustelle eingesetzt. Sie bildet eine Plattform für die gesamte Kommunikation, Dokumentation und Organisation eines Bauprojektes. Sie hilft, Bauprojekte erfolgreicher abzuschließen, indem der Verwaltungsaufwand enorm reduziert wird.
Dies gelingt über sogenannte Cloudlösungen: Über eine Webanwendung arbeitet man im Büro, auf der Baustelle hat man dieselben Daten auf dem Smartphone oder Tablet. Jederzeit und an jedem Ort sind dieselben Informationen, Dokumente, Pläne und Fotos abrufbar.
Warum branchenfremde Einzel-Lösungen nicht geeignet sind, lesen Sie im Ratgeber „Word, Excel und WhatsApp: Warum BauMaster besser ist am Bau“.
Herausforderungen im Bauprojektmanagement & wie eine Software dabei helfen kann
Die qualitativen Anforderungen an Bauprojekte steigen stetig, bei gleichzeitig höherem Kosten- und Zeitdruck. Aus diesem Grund sind digitale Hilfsmittel für einen Bauprojektleiter heute schon fast Pflicht. Denn ohne wird es schwierig, dem zusätzlichen Druck auf Dauer standzuhalten und nicht den Anschluss an die Konkurrenz zu verlieren.
Glücklicherweise bieten spezielle Projektmanagement-Softwares im Bauwesen eine wertvolle Unterstützung. Wo bestehen nun die größten Herausforderungen und wie kann eine Projektmanagement-Software am Bau unterstützen?
Den Überblick behalten
Ein Bauprojekt erfordert oft Aufmerksamkeit an vielen Stellen gleichzeitig: Der Bauherr hat noch einige Fragen, eine Besprechung mit der Architektin steht an, die Behebung eines Baumangels soll koordiniert werden etc. Dementsprechend schwierig wird es, wenn Sie dann noch mehrere Baustellen gleichzeitig verwalten. Hier den Überblick zu verlieren, kann teuer werden.
So hilft eine Bau-Projektmanagement-Software: Aufgabenübersicht und Bauzeitenplan
Egal ob Termine, Aufgaben oder offene Mängel: Mit einem flexiblen Bauzeitplan inklusive Gantt-Chart-Ansicht erhalten Projektleiter perfekten Überblick. Optimalerweise ergeben sich Aufgabenübersicht und Bauzeitenplan automatisch aus der täglichen Protokollierung heraus. Damit entfallen für den Projektleiter die ständigen Anpassungen.
Transparente Kommunikation sicherstellen
Zwischen den Geschehnissen auf der Baustelle und der Dokumentation im Büro findet oft ein Bruch statt. Informationen werden häufig verzögert oder verfälscht weitergeleitet. Üblicherweise wird dabei über verschiedene Kanäle kommuniziert.
Das bedeutet entweder doppelte Arbeit (mündlich Vereinbartes wird später niedergeschrieben) oder führt zum Verlust der Information (ein aufgenommenes Foto ist nicht mehr auffindbar). Viele Details werden dann noch mehrmals besprochen, weil sich nicht mehr alle an die Einzelheiten erinnern.
So hilft eine Projektmanagement-Software fürs Bauwesen: Kommunikation in Echtzeit
Damit alle Gewerke reibungslos zusammenarbeiten, müssen relevante Informationen schnell weitergeleitet werden. Eine Software ermöglicht das durch digital erstellte Bauprotokolle, die an auswählbare Verteiler per E-Mail versendet werden.
Integrierte Messenger sorgen außerdem dafür, dass alle Nachrichten und Fotos DSGVO-konform und wieder auffindbar am richtigen Platz abgelegt werden: Im Projektraum des Bauprojektes. Zusätzliche Abstimmungen und Rückfragen per Telefon, E-Mails oder Kurznachrichten werden dadurch enorm reduziert.
Zeitvorgaben einhalten
Die Zeit, welche für den Abschluss eines Bauvorhabens zur Verfügung steht, ist üblicherweise knapp bemessen. Was ein Bauprojektleiter also unbedingt vermeiden sollte, ist doppelte Arbeit. Durch die Trennung von Baustelle und Büro gelingt das jedoch vielen bisher nur mäßig.
Beispielsweise sieht die Standardvorgehensweise häufig so aus, dass auf der Baustelle niedergeschriebene Notizen im Büro händisch in die Dokumentation übertragen werden. Die Folge sind lange Arbeitstage mit zahlreichen Überstunden, um mit dem gesamten Projekt auf Schiene zu bleiben.
Mängel vermeiden und schnell beseitigen
Besonders wenn Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen den Baubeteiligten nicht reibungslos laufen, sind Fehler in der Ausführung nahezu vorprogrammiert. Das Dokumentieren und Beseitigen der dadurch resultierenden Mängel sind eine lästige Angelegenheit, die bei Streitigkeiten oder Bauverzögerungen auch noch mit hohen Kosten einhergehen kann.
So hilft eine Bauprojektmanagement-Software: professionelles Mängelmanagement
Wenn jeder genau weiß, was wann zu tun ist, werden Ausführungsfehler von vornherein vermieden. Tritt ein Mangel auf, wird mit dem Tablet direkt auf der Baustelle alles genau aufgenommen. Fotos inklusive handschriftlicher Skizzen, Planmarker für eine genaue Verortung und ggf. Kommentare helfen bei der detaillierten Mängelaufnahme. Ein Verantwortlicher wird zugewiesen und die Behebung genau überwacht.
Effizient und beweissicher dokumentieren
Baudokumentation ist oft lästig, da sie von der eigentlichen Arbeit abhält – vor allem, wenn in verschiedenen Medien dokumentiert wird (Zettel, Notizen, Fotos, Word, Excel, E-Mail, WhatsApp, usw.). Im schlimmsten Fall wird überhaupt nicht dokumentiert. Spätestens in der Gewährleistungsphase wird dieses Versäumnis auf unvorbereitete Bauprojektmanager zurückfallen – mit schwerwiegenden Folgen.
So hilft eine Projektmanagement-Software für den Bau: Bautagebuch-App und Protokollvorlagen
Eine Bauprojektmanagement Software stellt passende Vorlagen bereit (z. B. fortlaufende Baubesprechungen, Mängelbegehungen oder Abnahmen), mit welchen das Erfassen von Einträgen vor Ort in Sekundenschnelle gelingt. So gibt es keine Ausrede mehr, auf die Baudoku zu verzichten. Ein anpassbares Layout und PDF-Versand per E-Mail sind dabei Standardfunktionen – zumindest bei BauMaster.
Chaos in den Unterlagen vermeiden
Mit dem Erstellen von Notizen, Fotos und der Dokumentation ist es noch nicht getan – zu jedem Projektmanagement gehört natürlich eine ordentliche Dokumentenverwaltung. Bei Rückfragen sollen Informationen rasch auffindbar sein, was sich im Zettelchaos, das auf vielen Baustellen herrscht, sehr schwierig gestaltet.
So hilft eine Projektmanagement-Software für Bauprojekte: Digitale Bauakte
Alle Pläne, Protokolle, Berichte und vor allem die oft sehr zahlreichen Fotos werden in der Software an einem zentralen Ort abgelegt. Vom Büro aus oder auf der Baustelle wird flexibel darauf zugegriffen. Damit ergibt sich für jedes Projekt eine vollständige, digitale Bauakte, die nach Bedarf als Projektdokumentation übergeben werden kann.
Dokumente langfristig sicher aufbewahren
Wie war das noch gleich, bei diesem Bauprojekt vor 5 Jahren? Diese Frage zieht oft langwieriges Suchen in vollen Aktenschränken und unübersichtlichen Bauordnern nach sich. Ob das gesuchte Foto oder die Information aus einer ganz bestimmten Mail dann auch gefunden wird, ist nicht immer sicher.
Das sollte eine Bauprojektmanagement-Software können
So viel ist nun bereits klar: Beim Projektmanagement am Bau bringt die richtige Software eine große Arbeitserleichterung in der gesamten Projektsteuerung. Allerdings muss sie einige Kriterien erfüllen, um den hohen Anforderungen des Bau-Alltags gerecht zu werden. Dazu zählen u. a. die folgenden:
Anwendbarkeit für jede Bauphase
Eine Projektmanagement-Software sollte bei Bauprojekten im Idealfall alle Bauphasen abdecken, von der Projektplanung über die Ausführung bis hin zu Übergabe und Facilitymanagement. Dazu benötigt es in der Regel folgende Funktionen:
- Projektverwaltung inkl. Projektraum (Digitale Bauakte)
- Kontakteverwaltung
- flexible Bauprotokolle, Bauberichte (z. B. Bautagebuch) und Checklisten
- Fotodokumentation
- Aufgabenübersicht (Dashboard)
- Bauzeitenplan
- Kostenübersicht
- Teamwork mit Gewerken und Subunternehmern
Verfügbarkeit für alle Geräte
Die Projektsteuerung im Bauwesen mit Software bringt nur wenig Vorteile, wenn diese ausschließlich auf einem PC einsetzbar ist. Zum einen muss sie auf allen Gerätetypen funktionieren, also auf PC bzw. Laptop, Tablet und Smartphone. Zum anderen muss sie für einen stetigen Austausch zwischen den einzelnen Geräten sorgen, damit Inhalte immer aktuell verfügbar sind. Das ist nur auf Basis einer Cloudlösung möglich.
Offline-Funktion
Das Internet auf der Baustelle kann gut und gerne einmal ausfallen, manchmal ist gar keine Verbindung vorhanden. Das darf die Arbeit mit der Bauprojektmanagement-Software nicht beeinträchtigen. Wichtig ist daher eine Offline-Funktion, um auch ohne Internet vollumfänglich arbeiten zu können. Änderungen sollten zudem automatisch synchronisiert werden, sobald die Internetverbindung wieder hergestellt ist.
Ausreichend Speicherkapazität
Hochauflösende Fotos und Pläne verbrauchen viel Speicherplatz. Mit der Zeit, wenn immer mehr Bauprojekte hinzukommen, wird das Kriterium Speicherkapazität damit immer relevanter. Schließlich sollen keine wichtigen Beweisfotos fehlen, nur weil nicht genügend Platz dafür vorhanden war. Eine gute Software speichert Ihre Daten daher auf sicheren Servern mit großzügiger Kapazität.
Dabei handelt es sich übrigens um einen der Hauptgründe, warum eine kostenlose Bauprojektmanagement-Software auf Dauer keine Lösung ist: Hier wird meist beim Speicher gespart.
Offenheit für Schnittstellen
Besonders praktisch ist eine Software dann, wenn Sie sich nahezu nahtlos in bestehende Abläufe integrieren lässt. Dazu sind Schnittstellen notwendig, die einen reibungslosen Datentransfer zwischen verschiedenen Systemen erlauben (z. B. Import und Export gängiger Dateiformate, API, BIM bzw. Vorbereitung auf Building Information).
Service rund um das Produkt
Einige allgemeine Punkte, die man bei der Auswahl einer Software berücksichtigen sollte, gelten natürlich auch für eine Bauprojektmanagement-Software:
- persönlicher Support in deutscher Sprache mit guter Erreichbarkeit
- sicherer Serverstandort und DSGVO-konformer Datenumgang
- Hilfe-Ressourcen und Schulungsangebote für einen schnellen Einstieg
Sie wissen nun, wie Sie digitales Projektmanagement am Bau optimal einsetzen können und worauf es bei der Wahl der Software ankommt. Damit Ihrem erfolgreichen Bauprojektmanagement auch sonst nichts mehr im Wege steht, finden Sie hier noch eine Checkliste zum kostenlosen Download.
Diese listet Ihnen die wichtigsten Punkte zu den Themen Leistungsumfang, Rechtliches, Baukoordination, Kostenkontrolle und Mängelmanagement auf:
BauMaster als Bauprojektmanagement-Software: Da ist “Bau” drin
Kurz zusammengefasst stimmt eine gute Bauprojektmanagement-Software also alle Abläufe auf der Baustelle perfekt aufeinander ab. Das reduziert den Aufwand für administrative Tätigkeiten, vermeidet teure Baumängel und spart damit Zeit und Geld.
Alle beschriebenen Kriterien für eine optimale Bauprojektmanagement-Software erfüllt BauMaster. Seit fast 5 Jahren am Markt, entwickelt sich die Software zum Standard der digitalen Baustelle. Von Architekten und Bauingenieuren geschätzt wird vor allem die Praxistauglichkeit, die sich in vielen Details offenbart. Das ist nicht verwunderlich, stecken doch über 20 Jahre Erfahrung von Gründer Bmstr. Walter Fürthauer darin.
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