Bauprojektmanagement: Lösungen für mehr Effizienz in 2021

Gut organisiertes und effizientes Bauprojektmanagement wird immer wichtiger. Denn eines ist klar: Die qualitativen Anforderungen an Bauprojekte steigen bei gleichzeitig größerem Kosten- und Zeitdruck. Zudem sind Bauprojektmanager wie kaum ein anderer Projektleiter von unbeeinflussbaren Außenfaktoren abhängig, wie z.B. dem Wetter. Es kommen noch die große Anzahl an Projektbeteiligten und der stetig steigende Normen-Dschungel hinzu.

Wie Projektmanagement am Bau zu einem Qualitätsmerkmal wird und wie eine Bauprojektmanagement Software dabei hilft lesen Sie in diesem Ratgeber.
Zudem finden Sie eine ausführliche Checkliste zum Download mit einer Auflistung, was für ein erfolgreiches Baumanagement zu beachten ist.

Was ist Bauprojektmanagement?

Bauprojektmanagement bedeutet die Kommunikation, Dokumentation, Überwachung und Steuerung aller Abläufe und Geschehnisse eines Bauprojektes. Damit Bauprojektmanagement erfolgreich ist, gilt es drei Kriterien zu erfüllen:

  1. Einhaltung des zeitlichen Rahmens
  2. Beachtung der Kosten
  3. Gewährleistung der Ausführungsqualität

Bauprojektmanagement gehört somit zu den Urformen des Projektmanagements. Die drei Größen Zeit, Kosten und Qualität definieren als sog. “Magisches Dreieck” den Projektrahmen.

Wenden wir uns den Aufgaben und notwendigen Kompetenzen eines Projektleiters bzw. Verantwortlichen am Bau zu, um Bauprojekte erfolgreich zu managen.

Was macht ein Projektmanager am Bau?

Die wesentlichen Verantwortungsbereiche eines Architekten bzw. Projektleiters umfassen die Planung, Ausführung samt Dokumentation und Überwachung, sowie den Abschluss eines Bauvorhabens inkl. Übergabe. Wobei mit der Übergabe keineswegs ein Schlussstrich zu ziehen ist. Denn verdeckte Baumängel oder Mangelfolgeschäden können die Aufmerksamkeit des Projektleiters noch sehr lange erfordern (hier lesen Sie Näheres über die Gewährleistung nach VOB).

In jeder Bauphase sind unterschiedliche Fertigkeiten gefordert, was den Beruf des Bauleiters sehr umfangreich und komplex gestaltet. Doch es geht noch weiter: Ein Bauleiter benötigt zudem Kenntnisse in vielfältigen Bereichen, wie Baurecht- und Sicherheit, Finanzen bzw. Kostenkontrolle und weiteren Disziplinen, wie Mediation und Mitarbeiterführung.

Womit wir auch schon bei einigen wichtigen Eigenschaften wären, die ein Projektmanager neben technischen Fachwissen mitbringen sollte:

Organisationstalent

Für den Bauleiter ist es essentiell, während des gesamten Projektes den Überblick zu behalten. Er benötigt für alle Vorkommnisse und jedes Gewerk vollste Aufmerksamkeit. Er koordiniert und überwacht alle Ausführungen während er schon die nächsten Schritte plant.

Kommunikation-Bereitschaft

Schneller und lückenloser Informationsaustausch ist das A und O auf jeder Baustelle. Der Bauleiter ist die wichtigste Schnittstelle für Dokumentation und Weiterleitung aller relevanten Informationen. Vieles davon läuft mündlich ab, sollte jedoch auch schriftlich erfolgen, um Missverständnisse zu vermeiden.

Flexibilität

Für jeden, der am Projekt beteiligt ist, muss der Bauleiter als Ansprechpartner und Problemlöser zur Verfügung stehen. Dies erfordert Stabilität und Ruhe in turbulenten Situationen und Flexibilität, um Auswege und Lösungen zu finden.

Die größten Herausforderungen im Projektmanagement am Bau

Das wohl größte Problem für einen Bau- oder Projektleiter sind schlecht definierte oder ständig wechselnde Zielvorgaben. Der abgeschlossene Bauvertrag mit eindeutig festgelegten Kriterien ist der Leitfaden für das gesamte Management von Bauprojekten.

Womit eine weitere Herausforderungen identifiziert ist neben transparenter Kommunikation: Lückenlose Dokumentation. Baudokumentation ist oft lästig, da es von der eigentlichen Arbeit abhält, v.a. wenn in verschiedenen Medien dokumentiert wird (Zettel, Notizen, Fotos, Word, Excel, E-Mail, WhatsApp, usw. ). Im schlechtesten Fall wird überhaupt nicht dokumentiert.

Die nachfolgende Grafik zeigt das üblicherweise vorherrschende Dokumentations- und Kommunikationschaos:

bauprojektmanagement_uebersicht
Bauprojektmanagement mit vielen Tools und Kommunikationskanälen

Wie Projektmanagement Tools angesichts dieser Herausforderungen helfen, Bauprojekte stressfreier und effizienter zu organisieren, erfahren Sie im nächsten Abschnitt.

Bauprojektmanagement Software: Effizient organisieren

Kann der komplexe Aufgabenbereich eines Bauleiters überhaupt in einer Software abgebildet werden? Eine sehr berechtigte Frage, und die Antwort lautet: Ja, es geht.

Doch eines sei vorweg genommen: IRGENDEINE Projekt-Management-Software wird es wohl nicht können. Da die Anforderungen am Bau sehr komplex sind, braucht es auch eine spezielle Lösung für die Baubranche.

Im Büro sind Architekten und Projektleiter meist bestens ausgestattet mit digitalen Tools. Doch wie sieht es auf der Baustelle aus?

Professionelle Lösung für die Baubranche

Zwischen den Geschehnissen auf der Baustelle und der Dokumentation im Büro findet oft ein Bruch statt. Informationen werden verzögert oder verfälscht weitergeleitet. Üblicherweise wird über verschiedene Kanäle kommuniziert, was entweder doppelte Arbeit bedeutet (mündlich vereinbartes wird später niedergeschrieben) oder zum Verlust der Information führt (aufgenommenes Foto ist nicht mehr auffindbar).

Eine Projektmanagement Software bildet eine Plattform für die gesamte Kommunikation, Dokumentation und Organisation eines Bauprojektes. Sie hilft, Bauprojekte erfolgreicher abzuschließen. Warum branchenfremde Einzel-Lösungen nicht fürs Bauprojektmanagement geeignet sind, lesen Sie hier im Ratgeber “Word, Excel und WhatsApp: Warum BauMaster besser ist am Bau”.

Dies gelingt über sog. Cloudlösungen. Über eine Webanwendung arbeite man im Büro. Und auf der Baustelle hat man dieselben Daten auf dem Smartphone oder Tablet. An jedem Ort sind die selben Informationen, Dokumente, Pläne und Fotos abrufbar.

Alles im Überblick mit Aufgabenübersicht und Bauzeitenplan

Egal ob Termine, Aufgaben oder offene Mängel: Mit einem flexiblem Bauzeitenplan inklusive Gantt Chart Ansicht erhalten Projektleiter perfekten Überblick. Optimalerweise ergeben sich Aufgabenübersicht und Bauzeitenplan automatisch aus der täglichen Protokollierung heraus. Damit entfallen für den Projektleiter die ständigen Anpassungen an den Bauzeitenplan.

Teamwork am Bau durch transparente Kommunikation

Damit alle Gewerke reibungslos zusammen Arbeiten, müssen alle relevanten Informationen schnell weitergeleitet werden. Kommunikation in Echtzeit wird möglich durch digital erstellte Bauprotokolle, die an auswählbare Verteiler per E-Mail versendet werden. Integrierte Messenger sorgen dafür, dass alle Nachrichten und Fotos DSGVO-konform und wieder auffindbar am richtigen Platz abgelegt werden: Im Projektraum des Bauprojektes.

Mängelvermeidung und schnelle Bearbeitung durch klare Aufgaben

Wenn jeder genau weiß, was wann zu tun ist, werden Ausführungsfehler von vornherein vermieden. Tritt ein Mangel auf, wird mit dem Tablet direkt auf der Baustelle alles genau aufgenommen. Fotos inklusive handschriftlicher Skizzen, Planmarker für eine genaue Verortung und ggf. Kommentare helfen bei der detaillierten Mängelaufnahme.

Ein Verantwortlicher wird zugewiesen und die Behebung genau überwacht. So sollte digitales Mängelmanagement im Jahre 2021 aussehen.

Beweissichere und schnelle Dokumentation mit Protokoll-Vorlagen

Die zahlreichen Gegebenheiten am Bau erfordern unterschiedlichste Protokoll-Arten, wie z.B. fortlaufende Baubesprechungen, Mängelbegehungen oder Abnahmen. Eine Bauprojektmanagement Software sollte die passenden Vorlagen bereitstellen. Schnelle Erfassung, anpassbares Layout und PDF-Versand per E-Mail sind dabei Standardfunktionen – zumindest bei BauMaster.

Dokumente jederzeit griffbereit im Digitalen Bauakt

Zu jedem Projektmanagement gehört natürlich eine ordentliche Dokumentenverwaltung. Diese sollte zugeschnitten sein für die Bedürfnisse am Bau. Alle Pläne, Protokolle, Berichte und v.a. die oft sehr zahlreichen Fotos werden zentral abgelegt. Vom Büro oder auf der Baustelle wird flexibel darauf zugegriffen. Damit ergibt sich für jedes Projekt eine vollständige, digitale Bauakte, die nach Bedarf auch als Projektdokumentation übergeben werden kann.

Die passende Software für´s Bauprojektmanagement bringt eine große Arbeitserleichterung bei der gesamten Projektsteuerung.

Das sollte eine Software fürs Bauprojektmanagement können

Die folgenden Kriterien sollte eine Bauprojektmanagement Software erfüllen, um den hohen Anforderungen des Bau-Alltags gerecht zu werden:

  • Anwendbar für jede Bauphase (von der Projektplanung, über die Ausführung bis hin zur Übergabe und Facility Management).
    Dazu benötigt es in der Regel folgende Funktionen:
  • Verfügbar für alle Geräte (PC bzw. Laptop, Tablet und Smartphone)
  • Offline-Funktion, um auf der Baustelle auch ohne Internet arbeiten zu können
  • Ausreichend Speicherkapazität für alle Fotos und Pläne
  • Offenheit für Schnittstellen (Import und Export gängiger Dateiformate, API, BIM bzw. Vorbereitung auf Building Information)

Einige allgemeine Punkte, die man bei der Auswahl einer Software berücksichtigen sollten, gelten natürlich auch für eine Bauprojektmanagement Software:

  • Persönlicher Support in deutscher Sprache mit guter Erreichbarkeit
  • Sicherer Serverstandort und DSGVO-konformer Datenumgang
  • Hilfe-Ressourcen oder Schulungsangebote für einen schnellen Einstieg

Damit Ihrem erfolgreichem Bauprojektmanagement nichts mehr im Wege steht, finden Sie hier eine Checkliste zum kostenlosen Download. Zu den Themen Leistungsumfang, Rechtliches, Baukoordination, Kostenkontrolle und Mängelmanagement finden Sie die wichtigsten Punkte aufgelistet:

Bauprojektmanagement mit BauMaster: Da ist “Bau” drin

Alle beschriebenen Kriterien für eine optimale Bauprojektmanagement Software erfüllt BauMaster. Seit fast 5 Jahren am Markt, entwickelt sich BauMaster zum Standard der Digitalen Baustelle. Von Architekten und Ingenieuren geschätzt wird die Praxistauglichkeit der Software & App, die sich in vielen Details offenbart.

Das ist nicht verwunderlich, stecken doch über 20 Jahre Erfahrung im Bauprojektmanagement von Gründer Bmstr. Walter Fürthauer in BauMaster.

Überzeugen Sie sich selbst und testen Sie BauMaster unverbindlich und kostenlos für 30 Tage:


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