Je größer die Ausmaße eines Bauprojekts, desto besser will es geplant sein. An vorderster Front steht dabei ein ausgeklügelter Projektstrukturplan (kurz: PSP). Diesen zu erstellen, kostet anfangs zwar etwas mehr Zeit, doch die holen Sie während der Ausführungsphase locker wieder herein – und sparen sich zwischenzeitlich jede Menge Ärger.
Wir haben für Sie alle wichtigen Informationen über den „Plan der Pläne“ zusammengetragen: wie der Projektstrukturplan für ein Bauprojekt aussehen sollte, wie man diesen erstellt und vieles mehr.
Die Rolle des Projektstrukturplans im Baustellenmanagement
Projekte im Bauwesen nehmen oft gigantische Ausmaße an und können Jahre dauern – man denke etwa an umfangreiche Infrastrukturarbeiten in Großstädten. Als Verantwortlicher für das Baustellenmanagement hier nicht den Überblick zu verlieren, grenzt schon fast ans Unmögliche.
Und genau dafür ist ein Projektstrukturplan nötig. Er bricht das komplexe Bauvorhaben in „handlichere“ Arbeitspakete auf, die leichter zu koordinieren und überwachen sind. Deshalb wird er im Englischen auch „Work Breakdown Structure“ (WBS) genannt. Dieser Plan bringt Ihnen so einige Vorteile für den weiteren Bauverlauf:
Der Projektstrukturplan…
- …gliedert das Projekt in kleinere Arbeitspakete, die leichter zu managen
- …sorgt für Transparenz im Bauablauf und dient allen Beteiligten als Orientierung.
- …stellt sowohl das gesamte Projekt als auch alle Teilaufgaben übersichtlich dar.
- …hilft dabei, Ressourcen richtig einzuteilen.
- …dient als Basis für die weitere Planung, z. B. mit einem Bauzeitenplan.
Wer erstellt den Projektstrukturplan fürs Bauprojekt?
Verantwortlich für den Projektstrukturplan bei Bauprojekten ist die Bauleitung – beispielsweise der Architekt oder ein dezidierter Bauleiter. Allerdings werden bei der Erstellung im Bestfall alle Projektteilnehmer mit einbezogen. Wenn Sie sich bei der Planung mit allen beteiligten Firmen abstimmen, profitieren Sie vom Know-how und der Erfahrung, die diese mitbringen.
Wie sieht ein Projektstrukturplan aus?
Der Projektstrukturplan ist hierarchisch aufgebaut. In der höchsten Ebene befindet sich das Gesamtprojekt. Dieses Gesamtprojekt wird in Teilprojekte zerlegt, diese wiederum in Arbeitspakete – bis Sie irgendwann bei einer einzelnen Aufgabe angelangt sind.
Ein Beispiel dazu:
Wenn Sie den Bau eines Einfamilienhauses betrachten, ist das Bauvorhaben selbst die oberste Ebene. Danach folgen zum Beispiel einzelne Bauabschnitte oder Bauteile, darunter die Gewerke und noch einmal darunter die einzelnen Aufgaben der Gewerke. So wird die Planung von oben bis unten immer feiner.
Doch nach welchen Kriterien wird das Bauvorhaben überhaupt eingeteilt? Dabei kommen drei verschiedene Methoden zum Einsatz: objektorientiert, funktions- bzw. aktivitätsorientiert und phasenorientiert. Zur Erklärung:
Objektorientierte Gliederung
In einem objektorientierten Plan wird das gesamte Bauprojekt in physische Einheiten bzw. Bauteile zerlegt. Diese Planung ist sinnvoll, wenn viele Einheiten nach demselben Muster abgearbeitet werden. Beim Einfamilienhaus könnten das z. B. Stockwerke sein:
Noch produktiver ist diese Variante bei großen Bauprojekten mit mehreren ähnlichen Bauteilen – z. B. Wohneinheiten oder Büros.
Funktions-/aktivitätsorientierte Gliederung
Bei der funktions- oder aktivitätsorientierten Gliederung wird nach Funktionen oder Tätigkeiten eingeteilt. Das können beispielsweise die einzelnen Abteilungen eines Unternehmens oder Projektteams sein. Umgelegt auf den Bau lässt sich das Projekt auch in die Tätigkeiten verschiedener Personen bzw. Gewerke einteilen. Mit dieser Methode ist die Aufgabenverteilung besonders klar ersichtlich.
Phasenorientierte Gliederung
Die phasenorientierte Gliederung legt den Fokus auf den zeitlichen Ablauf. Im Baugewerbe ist diese Einteilung häufig sinnvoll, denn die Phasen, die ein Bauvorhaben durchläuft, ähneln sich meist. Das Projekt Einfamilienhaus wird hier in einzelne Bauphasen zerlegt:
Ein PSP in Reinform ist jedoch eher selten anzutreffen. In der Praxis kommen gerne Mischformen dieser Gliederungen zum Einsatz.
Beispiel für einen Projektstrukturplan
Im folgenden Projektstrukturplan – ein typischer Plan für das oben genannte Einfamilienhaus – sehen Sie verschiedene Gliederungsarten: Unterhalb des Gesamtprojekts finden sich die Bauphasen (phasenorientiert), diese werden anschließend noch nach Gewerken (funktionsorientiert) getrennt. Der Gewerkeebene werden schlussendlich alle durchzuführenden Arbeitspakete zugeteilt.
Häufig werden die hierarchischen Ebenen anschließend noch codiert, jede Teilaufgabe und jedes Arbeitspaket erhält also einen Buchstaben oder eine Zahl als Erkennungsmerkmal – z. B. 1 Planung und 1.1 Genehmigungsplanung. Auch eine Farbkodierung ist hilfreich, um den Überblick zu wahren.
Lässt sich der PSP auf alle Projekte im Bauwesen anwenden?
Der allgemeine Projektstrukturplan lässt sich auf nahezu jedes Bauprojekt übertragen – ebenso auf Sanierungsprojekte. Genauso funktioniert er für einzelne Gewerke oder Unternehmen, die auf einen spezifischen Bereich spezialisiert sind: z. B. SiGeKo, Leckortung oder Brandschutzbeauftragte.
Solche Unternehmen haben meist eine Vielzahl an parallelen Projekten, wo in der Regel immer die gleichen oder ähnliche Arbeiten durchgeführt werden. Für einen Baukoordinator könnte der Projektstrukturplan z. B. so aussehen:
Eine Anleitung: Wie erstelle ich einen Projektstrukturplan für mein Bauprojekt?
Wie der fertige PSP auszusehen hat, wissen Sie bereits. Doch wie gelangt man überhaupt an diesen Punkt? Mithilfe der nachfolgenden Anleitung erstellen Sie problemlos den Projektstrukturplan für Ihr Bauprojekt:
Bevor Sie loslegen: Struktur und Gliederung wählen
Wählen Sie zuerst, ob Sie bei der Einteilung der Projektaufgaben von oben oder von unten starten möchten. Anschließend entscheiden Sie gleich, wie Sie die Aufgaben für möglichst einfaches Baustellenmanagement sinnvoll gliedern wollen.
Haben Sie sich für eine Struktur und eine Gliederung entschieden, wird es Zeit, den Plan aufzubauen.
PSP-Erstellung mit Top-down-Ansatz
- Projekt benennen
- Projekt je nach gewählter Gliederung in Teilaufgaben einteilen
- eine zweite Gliederungsebene erstellen
- immer weiter zerteilen, bis hin zu den Arbeitspaketen
PSP-Erstellung mit Bottom-up-Ansatz
- Aufgaben auflisten – idealerweise gemeinsam mit allen Projektbeteiligten
- Aufgaben in logische, sinnvolle Arbeitspakete zusammenfassen
- Arbeitspakete kategorisieren und übergeordnete Teilaufgaben definieren
- Teilaufgaben immer weiter zusammenfassen, bis zum Gesamtprojekt
Tipps beim Erstellen:
– Der perfekte PSP kann nur im Team erarbeitet werden. Arbeiten Sie daher mit allen Projektbeteiligten zusammen.
– Der Plan sollte gerade so detailliert sein, dass die einzelnen Arbeitspakete koordinierbar sind. Ein noch höherer Detailgrad lässt die Übersichtlichkeit verloren gehen. (Sämtliche Gewerke unter „Innenausbau“ zusammenzufassen, würde Ihnen etwa nur wenig weiterhelfen – genauso wenig, wie die Malerarbeiten für jede einzelne Wand aufzulisten.)
– Im Plan müssen alle Aufgaben aufscheinen, ohne Ausnahme.
– Jede einzelne Aufgabe darf nur einmal vorkommen.
Zum Abschluss: Verantwortlichkeiten und grobe Zeitplanung
Legen Sie nach dem Erstellen der Struktur noch für jedes Arbeitspaket das verantwortliche Gewerk fest. So weiß jeder, was er im Verlauf des Bauvorhabens genau zu tun hat. Es werden allerdings noch keine fixen Ressourcen zugeteilt.
Auf Basis des Strukturplans können Sie außerdem die grobe Zeitplanung vornehmen. Definieren Sie Start- und Endtermin des Projekts, legen Sie Abhängigkeiten fest und priorisieren Sie die wichtigsten Aufgaben. Nun halten Sie einen fertigen Projektstrukturplan für Ihr Bauprojekt in den Händen.
Der nächste Schritt: vom Projektstrukturplan zum Gantt-Diagramm
Ein genauer Zeitplan in Form eines Balken- oder Gantt-Diagramms ist meist die nächste Stufe der Planung – sobald genaue Termine und Abhängigkeiten zwischen den Gewerken hinzukommen. Der PSP ist üblicherweise die Basis für diesen genauen Zeitplan. Hilfreiche Tipps für die Zeitplanung haben wir ebenfalls in einem Ratgeber für Sie zusammengefasst:
Herausforderungen bei der Projektstrukturplanung am Bau
Wer heutzutage für das Baustellenmanagement zuständig ist und einen Projektstrukturplan aufstellen muss, steht einer Mammutaufgabe gegenüber. Die Theorie zu kennen, ist zwar hilfreich, doch trotzdem sind stets Flexibilität und Organisationstalent gefragt. Denn gerade im Baugewerbe gibt es einige Besonderheiten in der Projektplanung, die eine strukturierte Organisation erschweren.
Kein Bauprojekt gleicht dem anderen
In vielen Branchen kann das Projektgerüst fast exakt für das nächste Vorhaben wiederverwendet werden. Am Bau ist das nicht immer der Fall. Bauvorhaben unterscheiden sich z. B.
Jedes Mal ein neues Projektteam
Anders als Firmen, die ihre Fachkräfte in wiederkehrenden Projektteams organisieren, stehen Sie auf der Baustelle jedes Mal einem neu zusammengewürfelten Team gegenüber. Viele unterschiedliche Persönlichkeiten, kulturelle Hintergründe und ebenso viele verschiedene Sprachen müssen miteinander in Einklang gebracht werden. Und nicht alle Firmen sind verlässlich da, wenn sie gebraucht werden. Mit diesen Grundgegebenheiten muss sich ein Bauleiter auseinandersetzen.
Anspruchsvolle Auftraggeber
Ein weiterer Faktor für das Gelingen Ihrer Bauvorhaben ist der Auftraggeber. Die Anforderungen, die Bauherren an ihre Projekte stellen, werden immer komplexer. Dazu kommen unrealistische Vorstellungen, kurzfristige Änderungen und Sonderwünsche, die die Planung beeinträchtigen können. Die frühzeitige Abstimmung mit dem Auftraggeber ist genauso ausschlaggebend wie jene mit den Gewerken.
Nicht planbare äußere Umstände
Auch äußere Einflüsse, wie der Fachkräftemangel und aktuelle Material- und Lieferengpässe sind ernstzunehmende Herausforderungen für Projektleiter am Bau. Hinzu kommen unplanbare Witterungsbedingungen und immer umfassender werdende Normen und Verordnungen, die Bauleiter zu organisatorischen Höchstleistungen herausfordern.
Als Dreh- und Angelpunkt der Projektabwicklung ist der Projekt- bzw. Bauleiter maßgeblich für den Erfolg oder Misserfolg des Bauvorhabens verantwortlich. Um die genannten Herausforderungen zu meistern, ist er auf eine ordentliche Projektplanung angewiesen. Dafür benötigt er Organisationstalent und das passende Handwerkszeug.
Die gute Nachricht: Digitale Projektplanung erleichtert Ihre Arbeit
Wie eben erwähnt: Um die Tücken der Projektstrukturplanung am Bau zu überwinden, muss der Bauleiter das Projekt von Anfang an durchorganisieren. Falls Ihnen das schon beim Lesen Kopfzerbrechen bereitet: Keine Sorge – Sie müssen dafür nicht zig Zusatzstunden investieren. Ein digitales Planungstool verkürzt die nötige Arbeitszeit und verschafft Ihnen zudem die dringend benötigte Flexibilität.
Mit BauMaster profitieren Sie beispielsweise von einer digitalen Aufgabenverwaltung. Sie legen alle Arbeitspakete und Teilaufgaben, die Sie im PSP definiert haben, in der App an. Anschließend können Sie sich diese jederzeit im Dashboard anzeigen lassen und z. B. nach Projekt oder Gewerken filtern.
Sie sehen aber nicht nur die Aufgabe selbst, sondern auch deren Frist und Erledigungsstatus. Gibt es Änderungen, sind diese mit wenigen Klicks ergänzt. Die betreffende Baufirma wird in Echtzeit über die Änderung informiert und weiß sofort, was zusätzlich (oder nicht mehr) zu tun ist. So behalten Sie vom ersten Tag an den vollen Überblick und schaffen Transparenz im Bauprozess.
Alle Aufgaben wandern außerdem automatisch in den Bauzeitplan und können dort in Abhängigkeit zueinander gesetzt werden. Per Drag & Drop werden sie bei Bedarf schnell und einfach verschoben – wenn zum Beispiel einmal das Wetter nicht mitspielt.
Doch warum testen Sie die Planung mit BauMaster nicht einfach selbst? Im 30-tägigen kostenlosen Testzeitraum finden Sie selbst heraus, welche Erleichterungen eine digitale Projektstrukturplanung bringen kann:
Abschließende Tipps für den Projektstrukturplan Ihrer Bauprojekte
Sie sehen – das Erstellen eines Projektstrukturplans sollte keine Aufgabe sein, die halbherzig erledigt wird. Umso wichtiger ist, dass Sie sich das Ganze nicht unnötig kompliziert machen. Mit einem hilfreichen Werkzeug in der Hand, den restlichen Baufirmen als kooperative Unterstützung und etwas Organisationsgeschick betreiben Sie erfolgreiches Baustellenmanagement.
Zu guter Letzt noch ein paar zusätzliche Tipps, die Ihnen helfen, einen übersichtlichen Projektstrukturplan für Ihre Bauprojekte zu erstellen, der tatsächlich funktioniert:
FAQ – häufige Fragen zum Projektstrukturplan bei Bauprojekten
Wann erstellt man einen Projektstrukturplan?
Schon bei mäßig komplexen Bauprojekten – wie einem Einfamilienhaus – macht ein Projektstrukturplan durchaus Sinn. Denn dadurch wird aus einem ungeordneten Aufgabenwirrwarr eine präzise und nachvollziehbare Organisation. Je größer das Projekt wird, desto mehr Bedeutung hat der Strukturplan für das Baustellenmanagement.
Wie sollte ein Projektstrukturplan aufgebaut sein?
Es gibt drei Möglichkeiten, einen Projektstrukturplan aufzubauen (und Mischformen davon):
- objektorientiert: z. B. nach Bauteilen
- aktivitätsorientiert/funktionsorientiert: z. B. nach Aufgabenbereichen
- phasenorientiert: z. B. nach Bauphasen
Zuerst werden alle Aufgaben aufgelistet und in die jeweiligen Kategorien sortiert, anschließend werden die zugehörigen Arbeitspakete definiert und den Verantwortlichen zugeordnet. Daraus kann schließlich der Zeitplan für das Bauprojekt erstellt werden.
Welche Infos gehören in den Projektstrukturplan?
Der Projektstrukturplan stellt den gesamten Leistungsumfang eines Projekts dar. Dieser wird in Teilaufgaben und Arbeitspakete gegliedert, um das Baustellenmanagement zu erleichtern. Es gehören also mindestens alle für den Projektabschluss nötigen Aufgaben hinein, die sinnvoll kategorisiert werden.
Sobald Termine, Fristen und Abhängigkeiten hinzukommen, spricht man nicht mehr von einem PSP, sondern von einem Bauzeitenplan.
