Der wöchentliche Jour fixe ist das Rückgrat jedes Bauprojekts, doch die Nachbereitung frisst oft mehr Zeit als die Besprechung selbst. Digitale Dokumentationssoftware kann hier Abhilfe schaffen. Allerdings eignet sich nicht jedes Tool gleichermaßen für die strukturierte Dokumentation von Baubesprechungen. Dieser Vergleich stellt 8 Dokumentationslösungen gegenüber.
Hinweis zur Aktualität: Dieser Vergleich wurde im April 2026 erstellt – Softwarefeatures und Preise können sich seitdem verändert haben.
Kurzüberblick aller 8 Baubesprechungs-Dokumentationstools
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Tool |
Ideal für |
Markt |
Einstiegspreis |
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BauMaster |
Bauleiter, Architekten, Bauträger, Generalunternehmer |
international |
ab 79 €/User/Monat |
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Gripsware pro-Report |
Planer, Architekten und Kommunen |
DACH |
Jour-fixe-Protokoll ab 65 €/User/Monat |
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Capmo |
Bauträger, große Generalunternehmer |
DACH |
individuell (nach Bauvolumen) |
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PROMAN Meeting |
Bauleiter und Projektsteuerer |
international |
ab 46 €/User/Monat |
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PlanRadar |
große Generalunternehmer, Konzerne |
international |
ab 26 €/User/Monat (auf 1 User limitiert) |
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Procore |
große Generalunternehmer, Enterprise |
international |
individuell (nach Bauvolumen) |
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CENDAS (Würth) |
Handwerksbetriebe, Ausbaugewerke |
DACH |
ab 79 €/User/Monat |
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123erfasst (NEVARIS) |
kleinere Bauunternehmen oder spezialisierte Betriebe |
international |
eingeschränkt kostenlose Basisversion |
Baubesprechungs-Software im detaillierten Vergleich
BauMaster
BauMaster ist eine protokoll- und ticketbasierte Komplettlösung für das Bauprojektmanagement aus Österreich. Ihr Herzstück ist das fortlaufende Baubesprechungsprotokoll: Ein Protokolleintrag wird so lange weitergeführt, bis die Projektleitung ihm den Status „erledigt” zuweist. Je Projekt gibt es immer nur ein aktives Protokoll, so können Informationen nicht verlorengehen.
Eine weitere Besonderheit: Bei Bedarf erhält jede beteiligte Firma ein separates PDF nur mit ihren relevanten Aufgaben statt eines unübersichtlichen Gesamtdokuments. VOB-/ÖNORM-konforme Textvorlagen erleichtern die rechtssichere Formulierung.
Für die Zusammenarbeit mit Projektpartnern setzt BauMaster auf eine besonders niedrige Einstiegshürde: Auftragnehmer erhalten ihre Aufgaben als PDF-Protokoll per E-Mail – ganz ohne Registrierung.
BauMaster ist am besten geeignet für:
Bauleiter, bauleitende Architekten, Generalunternehmer und Bauträger, die Baubesprechungen fortlaufend und lückenlos dokumentieren wollen – mit rechtssicheren Vorlagen und individuellen Firmenprotokollen.
Erfahren Sie jetzt mehr über Bauprotokolle in BauMaster, werfen Sie einen Blick in unsere Funktionsübersicht oder lassen Sie sich direkt beraten:
Gripsware pro-Report
Die Gripsware datentechnik GmbH aus Bayern entwickelt eine spezialisierte Bausoftware, die aus zwei Haupt-Modulen besteht: pro-Plan für die Zeitplanung und pro-Report für die Dokumentation. Beide Module können separat erworben, aber auch gemeinsam genutzt werden.
Mit pro-Report erfassen Nutzer Besprechungspunkte per App mit Fotos, Videos und automatisch transkribierter Spracheingabe. Verschiedene Vorlagen erleichtern die Eingabe von Daten.
Im Büro steht die Desktop-Oberfläche für die Protokollierung, Filterung und Berichterstellung zur Verfügung. Die Jour-Fixe-Einträge lassen sich nach individuellen Kriterien sortieren.
Gripsware pro-Report ist am besten geeignet für:
Architekten, Fachplaner und Ingenieure, aber auch Kommunen und Städte, denen hauptsächlich die schnelle Dokumentation wichtig ist.
Capmo
Capmo ist eine Bauprojektmanagement-Software für den DACH-Raum, die als einsteigerfreundlich gilt. Für die Dokumentation von Baubesprechungen bietet Capmo eine Besprechungen-Funktion mit Jour-fixe-Management: Aus Besprechungspunkten lassen sich Tickets für das Aufgabenmanagement erstellen.
Ergänzend stehen eine Bautagebuch-Funktion und Bauzeitenplan zur Verfügung. Zudem setzt Capmo verstärkt auf Unterstützung durch Künstliche Intelligenz (mit OpenAI): Mündliche Notizen können per KI verschriftlicht werden, darüber hinaus unterstützt der KI-Assistent bei Projektzusammenfassungen und der Prüfung von Nachträgen.
Capmo ist am besten geeignet für:
Große Generalunternehmer und Projektentwickler im DACH-Raum mit vielen Mitarbeitenden, die eine schnell einsatzfähige Lösung suchen und denen das Preismodell nach Bauvolumen zusagt.
PROMAN Meeting
PROMAN Meeting ist eine auf Protokolle spezialisierte Software aus Wien. Der Besprechungsbericht ist hier die Kernkompetenz – die Software wurde gezielt für die strukturierte Dokumentation von Baubesprechungen und Projektmeetings entwickelt.
Zentraler Bestandteil ist die Punktmaske: ein Cockpit, in dem alle Inhalte, Texte, Fotos und Beilagen zu den besprochenen Themenpunkten zusammengeführt werden. Personen, Firmen oder Gewerke werden den Besprechungspunkten mit Fertigstellungsterminen zugeordnet. Fällige und überfällige Termine werden farblich markiert – offene Aufgaben lassen sich pro Person oder Firma als Liste per E-Mail versenden.
Zusätzlich dazu bietet PROMAN eine private Kommentar-Funktion, die nur für den Protokollführer sichtbar ist und nicht im Protokoll erscheint.
PROMAN Meeting ist am besten geeignet für:
Bauleiter und Projektsteuerer, die eine kompakte, spezialisierte Protokoll-Software suchen, mit der sich Baubesprechungen effizient dokumentieren lassen.
PlanRadar
PlanRadar ist eine umfangreiche Bauplattform, die auch für Baudokumentation genutzt werden kann. Für Baubesprechungen bietet das Tool einen Vorlageneditor: Baubesprechungsprotokoll-Layouts lassen sich per Drag & Drop erstellen oder aus bestehenden Word- bzw. Excel-Dokumenten übernehmen.
Datenfelder für Auftraggeber, Besprechungsteilnehmer, Datum, durchgeführte Arbeiten etc. sind frei definierbar. Die erfassten Daten werden automatisch in die Vorlage eingefügt und lassen sich als PDF- oder Excel-Bericht exportieren. Darüber hinaus können definierte Aufgaben als Tickets auf Bauplänen verortet werden.
Über 200 Integrationen binden PlanRadar in bestehende IT-Landschaften ein.
PlanRadar ist am besten geeignet für:
Große Generalunternehmer, Baumanagement-Firmen und Projektentwickler – insbesondere Konzerne, die bereits eine komplexe IT-Landschaft haben.
Procore
Procore ist eine internationale Enterprise-Baumanagement-Plattform. Für Baubesprechungen bietet Procore ein dediziertes Meetings-Tool, das den gesamten Ablauf abbildet: von der Verteilung der Tagesordnung über die Live-Protokollierung bis zur Genehmigung des Protokolls.
Anpassbare Meeting-Vorlagen und -Kategorien standardisieren wiederkehrende Besprechungsformate. Besprechungsdetails wie Teilnehmer, Dauer, Ort und Themen werden nachverfolgt. Ungeklärte Punkte werden auf die Tagesordnung des nächsten Meetings gesetzt. Tagesordnung und Protokoll lassen sich per E-Mail verteilen, ergänzend stehen Zwei-Wege-Videokonferenzen zur Verfügung.
Procore ist am besten geeignet für:
Große Generalunternehmer und Spezialunternehmer mit hochvolumigen, komplexen Projekten, die ein umfangreiches Meeting-Tool benötigen.
CENDAS (Würth)
CENDAS wurde speziell für das Handwerk entwickelt – explizit für Elektro-, SHK-, Tischler- und Innenausbau-Betriebe. Für die Dokumentation von Baubesprechungen bietet CENDAS keinen dedizierten Protokoll-Workflow, aber einen praxisnahen Ansatz: Besprochene Punkte werden direkt als To-Dos auf dem Bauplan übersetzt, Baubehinderungen können während der Besprechung im Plan gekennzeichnet werden.
Mängel werden per Foto als Ticket erstellt, mit Verantwortlichem, Deadline und Kommentar versehen. Die KI-gestützte Plananalyse unterstützt bei der Aufgabenverteilung basierend auf Planinhalten.
Das rollenbasierte Lizenzmodell sorgt dafür, dass jeder Nutzer – vom Monteur bis zum Geschäftsführer – ein angepasstes Set an Funktionen erhält.
CENDAS ist am besten geeignet für:
Handwerksbetriebe und Ausbaugewerke, die Ergebnisse aus Baubesprechungen direkt in planverortete Aufgaben übersetzen und schrittweise digitalisieren wollen.
123erfasst (NEVARIS)
123erfasst ist eine modulare Baustellenmanagement-App und deckt mit fünf Modulen (Projekte, Planung, Personal, Geräte, Qualität) ein breites Spektrum ab. Baubesprechungen werden als Teil der Projektdokumentation erfasst.
Das digitale Bautagebuch generiert sich aus vorhandenen Daten (Arbeitszeiten, Maschinen, Material, Wetter, Fotos). Über individuelle Formulare lassen sich Begehungen, Besprechungen, Übergaben und Prüfprotokolle abbilden. Der Bautagesbericht kann mit Architekten oder Bauherren geteilt werden.
Die kostenlose Basisversion ermöglicht den Einstieg ohne Investitionskosten – kostenpflichtige Module sind einzeln zubuchbar.
123erfasst ist am besten geeignet für:
Kleinere Bauunternehmen, die nur einzelne Module benötigen, oder spezialisierte Betriebe, die sich den Funktionsumfang flexibel zusammenstellen wollen, statt ein Gesamtpaket zu buchen.
Wählen Sie eine Software, die zu Ihren Baubesprechungen passt
Jedes Bauunternehmen arbeitet anders und bringt individuelle Herausforderungen und Bedürfnisse mit. Dementsprechend können unterschiedliche Jour-fixe-Tools die richtige Lösung sein. Einige Beispiele:
Mit diesen Anhaltspunkten gewinnen Sie einen ersten Einblick, welche Software zu Ihnen passen könnte. Der nächste Schritt sollte jedoch ein Praxistest sein – nur so finden Sie heraus, ob die gewählte Lösung tatsächlich so funktioniert, wie Sie sich das vorgestellt haben.
