Das technische Gebäudemanagement ist ein zentraler Bestandteil der Immobilienverwaltung nach Abschluss eines Bauprojekts: Denn dieses stellt sicher, dass alle technischen Anlagen eines Bauwerks optimal genutzt und langfristig instandgehalten werden.
Wir klären in diesem Ratgeber, worum es im technischen Gebäudemanagement geht, welche Aufgaben besonders wichtig sind und wie Sie in diesem Bereich effizient und kostenoptimiert arbeiten.
Definition: Was ist technisches Gebäudemanagement?
Das technische Gebäudemanagement (TGM) ist ein Teilbereich des Facility Managements. Es beinhaltet den Betrieb, die Instandhaltung und Sanierung sowie die Dokumentation von technischen Anlagen eines Gebäudes: z. B. Heizungs-, Klima-, Sanitär- oder elektrische Anlagen. Das Ziel ist es, die Verfügbarkeit und Funktionalität der Anlagen sicherzustellen und die Betriebskosten zu senken. Man nennt diesen Bereich auch technisches Facility Management (TFM).
Einordnung des TGM ins Facility Management
Die Bezeichnung „technisches Gebäudemanagement“ ergibt sich daraus, dass das Gebäude- bzw. Facility Management aus mehreren Bereichen besteht. Neben dem technischen Bereich sind das die folgenden:
Betrachtet man das gesamte Gebäudemanagement dann noch aus einem größeren Rahmen, ist es ein Teil des Immobilien-Asset-Managements. Dieses beschäftigt sich mit der langfristigen Strategie und Kostenoptimierung für eine Immobilie.
Mehr dazu erfahren Sie im Ratgeber: Asset Management für Immobilien.
Technisches Gebäudemanagement: Aufgaben
Das TGM ist in der DIN 32736 geregelt. Diese definiert die Aufgaben des technischen Gebäudemanagements. Zusammengefasst kümmert sich ein technischer Facility Manager um folgende Tätigkeiten:
Diese Aufgaben (und in spezifischen Fällen noch weitere) liegen also in der Verantwortung des technischen Gebäudemanagers. Doch von welchen technischen Anlagen sprechen wir eigentlich genau?
Welche technischen Anlagen (TGA) werden verwaltet?
TGA steht für technische Gebäudeausrüstung. Im Grunde verwaltet, pflegt und entwickelt das technische Gebäudemanagement sämtliche Anlagen der TGA – dazu zählen vor allem:
Je nach Gebäudetyp können noch weitere Anlagen hinzukommen, etwa spezielle Maschinen, Fahrzeuge oder Automatisierungslösungen. Im Grunde kann man sagen: Alles, was im weiteren Sinne unter „Technik“ fällt, kann höchstwahrscheinlich dem technischen Gebäudemanagement zugeordnet werden.
Eines ist jedenfalls klar – ab einer gewissen Größe kommt ein Gebäude nicht mehr ohne technisches Management aus. Denn es bringt gerade bei großen Bauvorhaben entscheidende Vorteile:
Warum ist das technische Gebäudemanagement so wichtig?
Dies hat mehrere zentrale Gründe. Zum einen sorgt das TGM dafür, dass die technischen Anlagen im Gebäude gesetzeskonform, sicher und unfallfrei genutzt werden können. So kommen Bau- und Immobilienunternehmer ihren rechtlichen (und moralischen) Verpflichtungen nach.
Zum anderen trägt es dazu bei, Energie zu sparen und Kosten zu senken. Warum das so ausschlaggebend ist, lässt sich schnell erklären: Etwa 80 % der Gesamtkosten im Lebenszyklus eines Bauwerks fallen nicht bei der Errichtung, sondern als Betriebskosten während der Nutzungsphase an!
Nicht vergessen werden sollte auch der Werterhalt eines Gebäudes. Regelmäßige Wartungen verlängern die Lebenszeit des Bauwerks und verhindern, dass später teure Reparaturen nötig werden. Das erhöht gleichzeitig die Zufriedenheit der Nutzer bzw. Bewohner. Und wie gerne ein Bauwerk genutzt wird, ist schlussendlich ein großer Faktor für dessen Attraktivität und Verkaufswert.
Zu guter Letzt spielt nachhaltiges Bauen und Nutzen von Immobilien eine immer bedeutendere Rolle. Das technische Gebäudemanagement kann zum Beispiel den Ressourcenverbrauch im Gebäude reduzieren und Sanierungs- bzw. Umbaumaßnahmen mithilfe der richtigen Baustoffe klimafreundlich gestalten.
Damit all diese Vorteile greifen, darf das technische Facility Management allerdings nicht selbst zu viele Kosten verursachen und Ressourcen beanspruchen. Es stellt sich also die Frage…
Wie lässt sich das TGM optimieren?
Um möglichst effizient zu arbeiten und Kosten einzusparen, muss das technische Gebäudemanagement heute sehr gut durchorganisiert sein. Das gilt vor allem für große Bauten wie Krankenhäuser, Industrieanlagen oder Bürokomplexe, deren Ausstattung besonders umfangreich ist.
In Kombination mit immer anspruchsvolleren technischen Lösungen, steigenden Kosten und anhaltendem Fachkräftemangel ist das TGM alles andere als eine einfache Aufgabe. Damit die Organisation funktioniert, müssen einige Grundvoraussetzungen erfüllt sein:
Gut ausgebildete Facility Manager
Das nötige Fachwissen, um im technischen Facility Management zu bestehen, ist sehr umfangreich. Aus diesem Grund bieten verschiedenste Institutionen Schulungen für Fachkräfte aus diesem Bereich an. Und es sollte nicht bei einer einzigen Schulung bleiben: Aufgrund des technischen Fortschritts ist das gesammelte Wissen schnell wieder veraltet.
Um auch in 10 Jahren noch Energieeffizienz, Nachhaltigkeit und optimierte Kosten sicherzustellen, muss ein Gebäudemanager demnach seine Fachkenntnisse laufend aktualisieren. Besonders hervorzuheben ist dabei der Umgang mit Facility-Management-Software – jeder technische Facility Manager muss heute digital fit sein.
Ganzheitliches Gebäudemanagement
Das technische Gebäudemanagement wird außerdem durch vorausschauende Bauplanung deutlich erleichtert. Was bedeutet das konkret? In erster Linie, dass das TGM bereits ab der Entwurfsphase eines Bauprojekts mitgedacht wird. Nachstehend einige Beispiele für solche Maßnahmen:
Moderne CAFM-Softwarelösungen
Und damit zum wichtigsten Kriterium: Um das Maximum an Effizienz aus dem Facility Management herauszuholen, müssen Softwares und digitale Tools fixer Bestandteil aller Prozesse werden. Man spricht dabei häufig von CAFM: Computer-Aided Facility Management.
Diese Tools helfen dabei …
- Ordnung,
- Termintreue,
- Sicherheit,
- Kosteneffizienz
- und gesetzliche Vorgaben
… einzuhalten bzw. zu verbessern.
Das beginnt bereits in der Bauplanung – mit Projektmanagement-Tools und im Bestfall mit BIM-Software. Dadurch werden alle Gebäudedaten lückenlos von einer Bauphase in die nächste weitergereicht. Und auch später sind CAFM-Tools unerlässlich, denn die Aufgaben im technischen Gebäudemanagement verschlingen viel Arbeitszeit.
Regelmäßige Aufgaben wie Inspektionen, Datenauswertungen, Koordination von Wartungsarbeiten, Gebäudedokumentation oder Kommunikation mit Stakeholdern reduzieren sich mithilfe der richtigen Software von Stunden auf Minuten.
Noch dazu sorgt eine digitale Lösung für mehr Transparenz: Alle Vorgänge und Geschehnisse rund um das Gebäude werden dort festgehalten und sind jederzeit einsehbar. Wenn also ein Handwerksbetrieb technische Daten oder Planunterlagen benötigt oder eine Mietpartei den aktuellen Stand einer Mängelbeseitigung wissen möchte, kann diese Information schnell, einfach und verständlich geteilt werden.
Auch künstliche Intelligenz kann gewinnbringend eingesetzt werden. Beispielsweise kann ein KI-System in Windeseile tausende Varianten analysieren und jenes Gebäudedesign auswählen, das am wenigsten Energie verbraucht und die geringsten Kosten verursacht. Bei der Optimierung der Wartungszyklen und der strategischen Planung sind KI-Tools heute ebenfalls im Vormarsch. Es lohnt sich, die Entwicklungen genau im Auge zu behalten.
Wie BauMaster das technische Gebäudemanagement unterstützen kann
Wie viel eine Software im technischen Facility Management tatsächlich bringt, zeigen wir Ihnen gerne am konkreten Beispiel BauMaster:
Alle Informationen an einem Ort
BauMaster spart Zeit und Kosten, indem die App schon beim Bauen alle Daten zentral sammelt. Pläne, Protokolle, Kostenaufstellungen, technische Spezifikationen, Fotos, Nachrichten – alles steht dem Facility Manager später auf Knopfdruck zur Verfügung.
Und das sogar, wenn dieser mehrere Software-Systeme benutzt: Denn via API-Schnittstelle können Projektdaten ganz einfach in ein Drittsystem übergeben werden.
Aufgaben koordinieren
Wenn Wartungsarbeiten anfallen oder ein Mangel beseitigt werden muss, legen Sie in BauMaster einfach eine neue Aufgabe an und vergeben diese an die entsprechende Firma. Mittels Ampelsystem verfolgen Sie laufend den Erledigungsstatus.
Der Handwerker kann vor Ort per App alle Informationen einsehen (Pläne, Notizen, Fotos, Kommentare etc.) und bei Bedarf selbst Anmerkungen hinzufügen. Gleichzeitig ist alles lückenlos protokolliert und aufgezeichnet.
Einfaches Planmanagement
Planbasiertes Arbeiten wird mit der BauMaster-App zum Kinderspiel:
- jederzeit den aktuellen Planstand abrufen
- hineinskizzieren und Kommentare schreiben
- Planmarker setzen oder von alten Versionen übertragen
- neue Pläne direkt aus der App heraus verteilen
- v. m.
So kommt es zu weniger Fehlern, Verwechslungen und Missverständnissen durch falsche Planunterlagen. Außerdem sehen sich Facility Manager mit weniger Rückfragen konfrontiert und behalten selbst leichter den Überblick.
Schnelle, unkomplizierte Dokumentation
Sicherheitsprobleme, Mängel, Auseinandersetzungen mit Eigentümern und Mietern sowie andere rechtliche Schwierigkeiten – im Streitfall hilft nur eine ordentliche Dokumentation. Bereits beim Bau sorgt BauMaster daher für eine lückenlose Baustellendokumentation.
Diese kann im technischen Facility Management als Referenz genutzt und nahtlos weitergeführt werden. Auf sicheren Servern gespeichert, sorgt sie langfristig für Transparenz und Rechtssicherheit.
Aber am besten überzeugen Sie sich einfach selbst von den Vorteilen von BauMaster im technischen Facility Management:
Technisches Gebäudemanagement als Grundlage für den erfolgreichen Gebäudebetrieb
Das technische Gebäudemanagement ist nicht ohne Grund eine der tragenden Säulen des Facility Managements. Wenn die Funktionalität eines Gebäudes überwacht, gewartet und erhalten wird, reduzieren sich teure Ausfälle und Reparaturkosten, während die Zufriedenheit von Mietern und Eigentümern steigt.
Deshalb sollte die Optimierung des technischen Managements ganz oben auf der Prioritätenliste stehen. Und wenn Sie dafür noch auf die richtige digitale Unterstützung setzen, holen Sie das Beste aus Ihren Immobilien heraus.
FAQ: Technisches Gebäudemanagement
Was macht ein technischer Gebäudemanager?
Ein technischer Gebäudemanager hat die Aufgabe, den reibungslosen Betrieb der technischen Anlagen eines Gebäudes zu gewährleisten. Dazu führt er z. B. folgende Maßnahmen durch:
- Funktionalität aller Anlagen regelmäßig prüfen
- Wartungsarbeiten planen und umsetzen
- Energieeffizienz und Kosten optimieren
- Neubau, Umbau, Modernisierung oder Sanierung planen
- alle Anlagen laufend dokumentieren
- Gewährleistungs- und Mängelmanagement koordinieren
Was ist der Unterschied zwischen Facility Management und technischem Gebäudemanagement?
Das technische Gebäudemanagement ist ein Teilbereich des Facility Managements und beschäftigt sich mit der Instandhaltung aller technischen Anlagen. Daneben gibt es noch das kaufmännische und infrastrukturelle Gebäudemanagement sowie das Flächenmanagement.
Ist ein Hausmeister ein Facility Manager?
Ein Hausmeister ist normalerweise für die operative Ausführung von Wartungsarbeiten zuständig. Facility Manager sind u. a. auch für die Planung, Verwaltung, Prüfung und das Kostenmanagement eines Gebäudes verantwortlich. In den meisten Fällen ist der Facility Manager also weit mehr als „nur“ ein Hausmeister.
Was bedeutet CAFM?
CAFM steht für „Computer-Aided Facility Management”. Eine CAFM-Software bzw. ein CAFM-System unterstützt demnach die Verwaltungstätigkeiten eines Facility Managers. Ein solches Tool vereinfacht die Organisation, hilft bei der Kostenoptimierung und erleichtert die Einhaltung aller gesetzlichen Pflichten.
