Sobald ein Bauunternehmen seine Arbeiten beendet, möchte dessen Auftraggeber (und auch die Behörden) natürlich zeitnah davon erfahren. Im Idealfall erfolgt die Mitteilung mithilfe einer Fertigstellungsanzeige. Warum ein solches Schreiben sinnvoll ist, was aus rechtlicher Sicht nach VOB und ÖNORM zu beachten ist und was in dieser Meldung stehen sollte, klären wir in diesem Ratgeber.
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Was ist eine Fertigstellungsanzeige?
Die Fertigstellungsanzeige (auch Fertigstellungsmitteilung oder -meldung) ist die schriftliche Mitteilung einer Baufirma über die Fertigstellung ihrer Leistungen. Sie gibt dem Auftraggeber damit bekannt, dass die vertraglich vereinbarten Bautätigkeiten abgeschlossen wurden und zur Abnahme bereit sind.
Die Fertigstellungsanzeige und die darauffolgende Abnahme sind in Deutschland in der VOB/B und in Österreich in der ÖNORM B 2110 geregelt.
Zusätzlich spricht man ebenfalls von einer Baustellen-Fertigstellungsanzeige, wenn der Bauherr der zuständigen Baubehörde den Abschluss der Bauarbeiten meldet. Mit dieser Anzeige bestätigt er die ordnungsgemäße Errichtung eines Bauwerks. Darauf sollten Sie keinesfalls verzichten: Erfolgt keine Meldung bei der Behörde, drohen später hohe Bußgelder.
Zu den Details erkundigen Sie sich am besten vorher direkt beim zuständigen Amt. Diese sind nämlich je nach Land/Bundesland recht unterschiedlich. Wir konzentrieren uns in diesem Ratgeber stattdessen auf die Meldung des Auftragnehmers an den Bauherrn bzw. die Bauleitung.
Warum ist eine Fertigstellungsmitteilung sinnvoll?
Die Fertigstellungsmitteilung hat eine zentrale Bedeutung für den ausführenden Betrieb – denn damit bringt dieser die Abnahme seiner Leistung ins Rollen. Die Abnahme wiederum ist zwingend notwendig, um die Vergütung für die erledigten Arbeiten zu erhalten.
Der Abnahmeprozess kann zwar auch ohne eine explizite schriftliche Meldung der Fertigstellung beginnen – wie wir gleich anschließend noch klären werden – doch eine offizielle Fertigstellungsanzeige bringt trotzdem entscheidende Vorteile:
Schlüssiges Handeln als Ersatz für die Fertigstellungsmeldung
Eine Baustellen-Fertigstellungsanzeige muss nicht immer als gesondertes Dokument an den Auftraggeber ergehen. Auch durch schlüssiges Handeln wird die Abnahme ausgelöst. „Schlüssig“ meint, dass aus dem Handeln des Auftragnehmers klar hervorgehen muss, dass dieser von der Fertigstellung seiner Leistung ausgeht.
Das schlüssige Handeln ist allerdings die unsichere Variante – Sie verlassen sich damit darauf, dass Ihr Vertragspartner die Fertigstellung aus dem Kontext erschließt. Das hat in der Vergangenheit bereits zu Rechtstreitigkeiten geführt. Im Zweifelsfall ist es daher immer besser, die Fertigstellung schriftlich zu melden.
Laut 126 BGB reicht dafür heutzutage übrigens die elektronische Form – beispielsweise ein digital signiertes Dokument, das per E-Mail versendet wird.
Zeitpunkt der Baustellen-Fertigstellungsanzeige
Wenn Sie eine Fertigstellungsmeldung schreiben, stellt diese den ersten Schritt zur Abnahme der Bauleistungen dar. Bauunternehmer sollten die Meldung daher im Idealfall sofort nach Fertigstellung der Arbeiten schreiben, unterzeichnen und versenden bzw. abgeben.
Es gilt der Grundsatz: Je früher nach dem Abschluss der Bauarbeiten die Fertigstellungsmitteilung erfolgt, desto eher kann auch die Schlussrechnung bezahlt werden.
Als fertiggestellt gelten Baumaßnahmen dann, wenn alle vertraglich vereinbarten Arbeiten durchgeführt wurden und die Leistung bzw. das Bauwerk für den vorgesehenen Zweck genutzt werden kann: wenn zum Beispiel eine Firma ihre Geschäftstätigkeit im neuen Bürogebäude aufnimmt oder die ersten Mieter in Wohneinheiten einziehen.
Nach der Fertigstellungsmitteilung: VOB & ÖNORM regeln die Abnahme
Nach der Fertigstellungsanzeige wird es Zeit, einen Abnahmetermin mit dem Auftraggeber zu vereinbaren. Zumindest, wenn überhaupt eine Abnahme gewünscht ist – empfehlenswert ist sie für den rechtssicheren Abschluss des Bauvorhabens jedoch allemal.
Wie sich die Abnahme gestaltet, hängt hauptsächlich von den Vereinbarungen im Bauvertrag ab, hat aber natürlich auch eine rechtliche Grundlage. Wir haben Ihnen hier die wichtigsten Regelungen zur Fertigstellungsmitteilung nach VOB und ÖNORM zusammengefasst:
Fertigstellungsmitteilung nach VOB/B
Versendet ein Auftragnehmer eine Fertigstellungsanzeige nach VOB, gibt es danach zwei Möglichkeiten: Entweder man geht den offiziellen Weg einer förmlichen Abnahme oder wartet bestimmte Fristen ab, bis die fiktive (d. h. automatische) Abnahme ohne gemeinsamen Begehungstermin eintritt.
Förmliche Abnahme (§12 Abs. 4)
Die förmliche Abnahme kann von beiden Parteien eingefordert werden. Um sie einzuleiten, muss der Auftragnehmer eine schriftliche Fertigstellungsmeldung versenden oder übergeben. Geht die Mitteilung beim Auftraggeber ein, muss die Abnahme inklusive schriftlichem Protokoll innerhalb von 12 Werktagen stattfinden.
Die förmliche Abnahme kann vorab im Vertrag festgeschrieben werden, und auch die Frist kann vertraglich verlängert oder verkürzt werden. Ist im Vertrag nichts festgehalten, erfolgt nach Ablauf der 12 Werktage automatisch die fiktive Abnahme.
Fiktive Abnahme (§ 12 Abs. 5)
Wenn keine Partei eine Abnahme verlangt oder der Auftraggeber nicht auf das Fertigstellungsschreiben reagiert, gibt es zwei mögliche Varianten:
Wichtig: Damit eine fiktive Abnahme nach § 12 Abs. 5 VOB/B geltend gemacht werden kann, müssen Sie als Auftragnehmer eine schriftliche Fertigstellungsmeldung an den Auftraggeber versandt oder ihm diese ausgehändigt haben.
Es kann zwar wie erwähnt ein anderes Schreiben sein, das die Fertigstellung impliziert – doch eine mündliche Information allein genügt nicht. Der Vorteil der Schriftlichkeit: So haben Sie gleichzeitig einen rechtssicheren Nachweis, ab wann die vereinbarte Frist für den Abnahmetermin tatsächlich abgelaufen ist.
Fertigstellungsanzeige nach ÖNORM B 2110
Die ÖNORM B 2110 unterscheidet ebenfalls zwei Arten der Abnahme – hier „Übernahme“ genannt: die förmliche Übernahme und die formlose Übernahme. Eine explizite Fertigstellungsmeldung ist nur bei einer der beiden Varianten vorgesehen.
Förmliche Übernahme
Bei einer förmlichen Übernahme muss der Auftragnehmer die Fertigstellung ehestens schriftlich melden. In diesem Fall ist also eine offizielle Fertigstellungsanzeige notwendig. Im Schreiben muss eine Aufforderung zur Übernahme enthalten sein.
Die Regelfrist für den Abnahmetermin beträgt 30 Tage, sie kann im Vertrag anders vereinbart werden. Wenn der Auftraggeber nicht reagiert, gilt die Übernahme nach Ablauf der 30 Tage als erfolgt.
Formlose Übernahme (auch „stillschweigende“ Übernahme)
Findet keine förmliche Übergabe statt, braucht es kein offizielles Schreiben. Sobald der Auftraggeber die Leistung in seine Verfügungsmacht übernimmt, gilt sie als übernommen. Voraussetzung dafür ist lediglich, dass die Bauleistung im Wesentlichen fertiggestellt ist.
Als stillschweigende Übernahme gilt zum Beispiel, …
- … wenn der Auftraggeber anstandslos in das Gebäude einzieht (sofern ihn nicht die Umstände dazu zwingen).
- … wenn die Schlussrechnung beglichen
- … wenn der Auftraggeber das fertiggestellte Werk für weitere Bauarbeiten zur Verfügung stellt, die darauf aufbauen.
Mehr Informationen zur Bauabnahme
Wie funktioniert die Bauabnahme und was muss unbedingt ins Abnahmeprotokoll? Diese Fragen und viele weitere beantwortet Ihnen unser Ratgeber zum VOB-Abnahmeprotokoll.
Wie schreibt man eine Fertigstellungsanzeige?
Zum Inhalt der Fertigstellungsmitteilung geben sowohl VOB als auch ÖNORM wenig vor. Ein formloses Schreiben mit den folgenden Inhaltspunkten ist in der Regel ausreichend:
Musterformulierungen für die Fertigstellungsanzeige
Sie wissen nicht, wie Sie die Mitteilung am besten formulieren sollen? Einige Ideen finden Sie in unserem Musterschreiben, das verschiedene passende Textbausteine und Formulierungsvorschläge enthält. Dieses können Sie sich gerne kostenlos herunterladen und als Vorlage für Ihre eigene Baustellen-Fertigstellungsanzeige verwenden.
Da die Fertigstellungsanzeige vom zuständigen Bauamt abhängig ist und damit von der Gesetzeslage der Bundesländer, gibt es unterschiedliche Vorgaben zu beachten. Wir haben deshalb in unserer Vorlagen-Sammlung zahlreiche Links zu unterschiedlichen Musterformularen von verschiedenen Bauämtern und Ländern hinzugefügt.
Nach Projektabschluss: Fertigstellungsmeldung sicher verwahren
Die Fertigstellungsmeldung dient dazu, Rechtssicherheit für den Auftragnehmer zu gewährleisten. Deshalb ist es wichtig, dass dieses Dokument als Beweismittel keinesfalls verlorengeht. Denn auch später kann es noch zu Streitigkeiten und rechtlichen Auseinandersetzungen kommen. Sorgen Sie deshalb für eine strukturierte und langfristig gesicherte Ablage all Ihrer Dokumente, sodass Sie im Ernstfall jederzeit darauf zugreifen können.
Damit Ihnen das heutzutage einfach und zeitsparend gelingt, hilft eine digitale Dokumentation – beispielsweise mit BauMaster:
–> Dokumentation vor Ort: Sie benötigen nicht mehr als ein Smartphone oder Tablet, um mithilfe der App direkt auf der Baustelle zu dokumentieren. So werden erledigte Arbeiten quasi „im Vorbeigehen“ protokolliert.
–> Schnell erstellt: Sie legen einmalig eine passende Vorlage für die Fertigstellungsmitteilung an und erstellen diese künftig im Handumdrehen.
–> Direkt versandt: Versenden Sie das Dokument anschließend direkt aus der App – mit Lesebestätigung.
–> Sicher abgelegt: Das Dokument bleibt ordentlich und sicher in der digitalen Bauakte gespeichert. Sie greifen jederzeit problemlos darauf zu.
–> Globale Suchfunktion: Sie müssen nicht stundenlang den richtigen Bauordner suchen und durchforsten – Sie geben einfach den Suchbegriff in die globale Suche ein und finden mit einem Klick die gewünschte Information.
Fazit: Die Fertigstellungsanzeige wird oft unterschätzt
Auf eine Fertigstellungsanzeige wird in der Praxis sehr oft verzichtet, meist wohl aus Zeitgründen. Doch eigentlich ist die Meldung schnell erstellt und abgeschickt, besonders mit einer guten Vorlage. Und ein expliziter Hinweis auf die Fertigstellung schadet gerade aus rechtlicher Perspektive gewiss nicht. Im Gegenteil: Bei ohnehin schon angespannter Beziehung zum Bauherrn – oder einfach für mehr Transparenz am Bau – lohnt sich dieser kurze Zeitaufwand.
FAQ zur Fertigstellungsmitteilung
Was ist eine Fertigstellungsmeldung?
Mit einer Fertigstellungsmeldung (auch -anzeige oder -mitteilung) informiert der Auftragnehmer den Auftraggeber schriftlich über die Fertigstellung seiner Bauleistung. Sie stellt den Nachweis dar, dass das Unternehmen seinen vertraglichen Verpflichtungen nachgekommen ist und alle erforderlichen Arbeiten durchgeführt hat.
Wann muss man eine Fertigstellungsanzeige machen?
Eine Fertigstellungsanzeige sollte immer gleich erstellt werden, wenn eine Bauleistung erbracht und abgeschlossen wurde. Der Auftragnehmer informiert damit den Auftraggeber über die Fertigstellung der Leistung und kann die Abnahme und daraufhin seine Vergütung einfordern.
Wann ist eine Bauleistung fertiggestellt?
Eine Bauleistung gilt als fertiggestellt, wenn alle vereinbarten Arbeiten durchgeführt wurden und sie den in der Leistungsvereinbarung festgelegten Anforderungen entspricht. Erst dann kann der Auftragnehmer eine Fertigstellungsmitteilung erstellen.
Was passiert nach der Baufertigstellungsanzeige?
Nach der Baustellen-Fertigstellungsanzeige durch den Auftragnehmer hat der Auftraggeber die Möglichkeit, die Leistung im Zuge der Abnahme zu überprüfen und gegebenenfalls Mängel zu beanstanden. Nach erfolgreicher Abnahme der Leistung kann die Schlussrechnung ausbezahlt werden.
Wie sieht eine Fertigstellungsanzeige aus?
Eine Fertigstellungsanzeige ist in der Regel ein formloses Schreiben. Sie sollte jedoch bestimmte Informationen enthalten, wie z. B. Name und Anschrift beider Vertragsparteien, eine Beschreibung der erbrachten Leistung, das Datum der Fertigstellung und eine Aufforderung zur Abnahme.
