Je größer und ambitionierter ein Bauprojekt ist, desto mehr Projektteilnehmer müssen an einem Strang ziehen. Damit das gelingen kann, braucht es einen Verantwortlichen, der für nahtlose Übergänge sorgt und Blockaden verhindert: einen Projektsteuerer. Was die Projektsteuerung am Bau von der Projektleitung bzw. vom Architekten unterscheidet, welche Aufgaben dazu gehören und wie die effiziente Steuerung von Bauvorhaben im digitalen Zeitalter gelingt, erfahren Sie hier!
Definition: Was ist Projektsteuerung am Bau?
Die Projektsteuerung am Bau ist ein zentrales Element des Baumanagements. Sie sorgt dafür, dass ein Projekt reibungslos ausgeführt wird. Das Ziel ist es, Abläufe so zu optimieren, dass der geplante Zeit- und Kostenrahmen sowie die vereinbarte Bauqualität eingehalten werden. Vor allem bei Großprojekten werden gerne ein oder mehrere Projektsteuerer eingesetzt.
Rolle der Projektsteuerung im Baumanagement
Projektsteuerung ist für viele Bauunternehmer ein schwer abzugrenzender Begriff. Er wird gerne mit dem allgemeinen Projektmanagement vermischt oder verwechselt. In der Praxis wird mit Projektleiter und Projektsteuerer häufig auch dieselbe Tätigkeit bezeichnet. Allerdings stimmt das nur zum Teil.
Genau genommen besteht das Bauprojektmanagement aus zwei Teilbereichen:
Projektleitung vs. Projektsteuerung am Bau
Worin besteht nun konkret der Unterschied zwischen der Projektleitung und Projektsteuerung am Bau? Im Grunde geht es dabei um die Entscheidungs-, Weisungs- und Durchsetzungsbefugnis. Das heißt: Während der Projektleiter Entscheidungen trifft und Anweisungen erteilt, hat der Projektsteuerer nur eine beratende Funktion und sorgt dafür, dass das Bauvorhaben auf Kurs bleibt.
Kurz gesagt ist die Projektsteuerung die rechte Hand der Projektleitung.
Dass die Abgrenzung dieser Begriffe so schwerfällt, liegt daran, dass die beiden Rollen in der Praxis nicht immer getrennt werden. Gerade bei kleineren Projekten erfüllt oft der Bauherr selbst oder ein gewählter Vertreter (Architekt, Ingenieur etc.) die Aufgaben beider Funktionen.
In vielen Fällen ist eine Trennung aber durchaus sinnvoll:
Wann ist es sinnvoll, die Projektsteuerung am Bau auszulagern?
Die Projektsteuerung von der Projektleitung zu trennen, ist beispielsweise hilfreich, wenn …
- … dem Bauherrn die nötige Erfahrung im Baugewerbe fehlt.
- … ein besonders komplexes Projekt umgesetzt werden soll.
- … die Kapazitäten nicht reichen, um den Zeitplan, die Kosten und die Bauqualität ausreichend zu überwachen.
In diesen Fällen übernimmt der Bauherr häufig nur die Projektleiterrolle und überlässt das Ruder dem Projektsteuerer. Auch ein Projektleiter und mehrere Projektsteuerer sind bei öffentlichen Auftraggebern nicht unüblich.
Aus der Konstellation Projektleiter-Projektsteuerer ergibt sich jedoch oft eine rechtliche Frage:
Haftet der Projektsteuerer gemeinsam mit der Projektleitung?
Grundsätzlich haftet die Projektleitung für eine mangelhafte Bauausführung. Doch es kommt in der Praxis immer wieder vor, dass ein Projektsteuerer ebenso dafür geradestehen muss. Ob beide haften, hängt vor allem vom Bauvertrag ab.
Ist der Projektsteuerer z. B. laut Vertrag für bestimmte Aufgaben der Bauüberwachung verantwortlich, wird ihm eine mangelhafte Überwachung der Bautätigkeit genauso angelastet wie dem Projektleiter. Die Beseitigungskosten für Mängel und Schäden, die dadurch entstehen, sind dann von beiden zu tragen.
Auch eine Überschreitung von Zeitrahmen oder Budget kann auf die Projektsteuerung zurückfallen – je nachdem, welche Projektziele und -erfolge vertraglich vereinbart wurden.
Übliche Standardklauseln in Bauverträgen lassen viele Verantwortlichkeiten ungeklärt. Aus diesem Grund sollte ein Projektsteuerer auf einem Vertrag mit klar formulierten Leistungen bestehen. So haftet er nicht für Fehler, die außerhalb seines Verantwortungsbereiches passieren.
Den groben Unterschied zwischen Projektleitung und Projektsteuerung am Bau haben wir somit geklärt. Welche Aufgaben fallen nun konkret in den Bereich der Projektsteuerung?
Aufgaben der Projektsteuerung am Bau
Von Analyse über Koordination bis Dokumentation: die Aufgaben der Projektsteuerung am Bau sind vielschichtig. Wie schon kurz erwähnt werden sie vertraglich festgelegt, sind also für jedes Projekt individuell. Zu beachten ist außerdem, dass der Projektsteuerer in vielen Bereichen nur mitwirkende bzw. unterstützende Funktion hat.
Nachstehend die häufigsten Aufgaben der Projektsteuerung im Überblick:
Doch wo steht eigentlich geschrieben, was ein Projektsteuerer zu tun hat? Erste Anhaltspunkte dafür lieferte 1977 die Honorarordnung für Architekten und Ingenieure (HOAI). Das Leistungsbild Projektsteuerung im § 31 wurde allerdings in der Fassung 2009 gestrichen. Warum das notwendig wurde? Dazu gleich mehr.
Aufgaben der Projektsteuerung am Bau nach HOAI (veraltet)
Die HOAI definierte im Leistungsbild Projektsteuerung die Übernahme von delegierbaren Auftraggeberfunktionen, beispielsweise:
Dieses Leistungsbild ließ sie sich jedoch nur schwer von anderen Architektenleistungen trennen. Das führte zu vielen Streitigkeiten rund um die Aufgabenverteilung und das Honorar. Seit 2009 ist die Projektsteuerung am Bau daher kein Leistungsbild der HOAI mehr. Stattdessen ist sie unter den besonderen Leistungen zu finden.
Anstelle des HOAI-Leistungsbilds hat der „Ausschuss der Verbände und Kammern der Ingenieure und Architekten für die Honorarordnung e. V.“ (kurz AHO) ein neues Leistungsbild samt Honorarordnung entworfen. Dieses soll sich klarer von den Aufgaben des Projektmanagements im Architekturbüro unterscheiden.
Das Leistungsbild wird im Heft 9 aus der Schriftenreihe des AHO („Projektmanagement in der Bau- und Immobilienwirtschaft – Standards für Leistungen und Vergütung“) näher beschrieben. Es wurde zuletzt 2020 überarbeitet.
Projektsteuerungs-Aufgaben nach AHO
Der AHO unterteilt die Aufgaben der Projektsteuerung in 5 Handlungsbereiche (A-E) und 5 Projektstufen (1-5). Die Handlungsbereiche wiederholen sich in allen Projektstufen. Nicht immer gibt es eine klare Grenze zwischen zwei Projektstufen – sie gehen meist fließend ineinander über.
AHO-Handlungsbereiche
Die Handlungsbereiche nach AHO gestalten sich wie folgt:
A – Organisation, Information, Koordination und Dokumentation
B – Qualitäten und Quantitäten
C – Kosten und Finanzierung
D – Termine, Kapazitäten und Logistik
E – Verträge und Versicherungen
A – Organisation, Information, Koordination und Dokumentation
Punkt A zieht sich über alle anderen Handlungsbereiche hinweg. Hier geht es vor allem darum, zu planen, selbst den Überblick zu behalten, andere Beteiligte zu informieren und eine reibungslose Zusammenarbeit zu gewährleisten. Außerdem muss der Projektsteuerer eine ausreichende Dokumentation sicherstellen.
B – Qualitäten und Quantitäten
Unter Qualitäten und Quantitäten versteht der AHO einerseits die Definition von Kennzahlen und Projektzielen, andererseits die Sicherstellung, dass diese Ziele eingehalten werden. Zudem ist Teil dieses Handlungsbereichs, die durchgeführten Leistungen zu überwachen, z. B. auf Einhaltung von gesetzlichen Vorgaben, technische Standards oder Kriterien für nachhaltiges Bauen.
C – Kosten und Finanzierung
Dieser Handlungsbereich bezieht sich auf alle Aufgaben rund um das Baubudget – das Erstellen einer Kostenschätzung nach DIN 276, die Kostensteuerung und -überwachung, das Prüfen von Rechnungen etc. Dazu kommt das Anfordern von Budgetanpassungen, falls notwendig.
D – Termine, Kapazitäten und Logistik
Ein besonders wichtiger Handlungsbereich innerhalb der Projektsteuerung am Bau ist das Zeitmanagement. Das Aufstellen eines Projektterminplans ist nur ein Teil davon, noch wichtiger ist die stetige Kontrolle, dass Termine eingehalten werden. Wenn es zu Kollisionen kommt, liegt es am Projektsteuerer, diese aufzulösen und eine für alle Beteiligten akzeptable Alternative zu finden.
Die Zeitplanung reicht übrigens über den Abschluss des Bauvorhabens hinaus. Eine detaillierte Inbetriebnahmeplanung ist ebenfalls oft Teil der Aufgaben – unter Einbezug aller Beteiligten: z. B. Baufirmen, Gebäudenutzer, die Hausverwaltung oder das technische Gebäudemanagement.
E – Verträge und Versicherungen
Zu guter Letzt gestaltet der Projektsteuerer die Vertragsbedingungen mit, prüft Vertragsunterlagen und achtet im späteren Verlauf auf die Einhaltung aller Vereinbarungen. Hierzu zählt auch die Prüfung von Nachträgen, falls ein Nachtragsangebot eingehen sollte. Tritt ein Versicherungsfall ein, ist das Koordinieren mit dem Versicherungsinstitut ebenso Teil der Bauprojektsteuerung.
AHO-Projektstufen
Die eben vorgestellten Handlungsbereiche ziehen sich über 5 AHO-Projektstufen hinweg. Diese sind im Grunde eine zusammengefasste Version der Leistungsphasen des Architekten nach HOAI – schließlich ist der generelle Ablauf für den Projektsteuerer derselbe.
1 – Projektvorbereitung
2 – Planung
3 – Ausführungsvorbereitung
4 – Ausführung
5 – Projektabschluss
1 – Projektvorbereitung (= HOAI-Leistungsphase 1)
Zu Beginn des Bauvorhabens fallen viele Planungsarbeiten, Analysen und Beratungstätigkeiten an. Hier sorgt der Projektsteuerer dafür, dass alle Projektarbeiten in einen geordneten Ablauf eingebettet werden. Die Vorbereitung macht im Honorar des Projektsteuerers standardmäßig 19 % aus.
2 – Planung (= HOAI-Leistungsphase 2-4)
Die Phase der Planung erstreckt sich über die Vor-, Entwurfs- und Genehmigungsplanung, hier wird das Projekt schon recht konkret ausgearbeitet, inklusive Kostenschätzung und Terminplan. Die Aufgaben dieser Phase werden mit etwa 21 % der Gesamtleistung berechnet.
3 – Ausführungsvorbereitung (= HOAI-Leistungsphase 5-7)
Die Ausführungsvorbereitung nimmt 22 % des Gesamthonorars in Anspruch. Hier wird die Ausführungsplanung in Angriff genommen und schließlich kann das Vergabeverfahren beginnen. Der Projektsteuerer wirkt in der Regel maßgeblich an der Vergabe mit.
4 – Ausführung (= HOAI-Leistungsphase 8)
Die Ausführung ist für den Projektsteuerer eine besonders umfangreiche Phase, weswegen diese mit 30 % auch fast ein Drittel seines Honorars stellt. Die Aufgaben aus dem Bereich Organisation, Information, Koordination und Dokumentation sind hier besonders ausschlaggebend, um Chaos auf der Baustelle zu verhindern.
5 – Projektabschluss (= HOAI-Leistungsphase 9)
Zum Projektabschluss werden viele der laufenden Aufgaben finalisiert, wie etwa die Baudokumentation, die dann z. B. dem Facility Management übergeben werden kann. Zudem werden die Übergabe und Inbetriebnahme geplant. Hier fallen nun noch die letzten 8 % des Honorars an.
Gut zu wissen: Das Honorar wird individuell im Vertrag festgelegt – es handelt sich bei den genannten Prozentsätzen nur um Richtwerte nach dem AHO-Heft 9 (2020).
Bauprojektsteuerung als Herausforderung im digitalen Zeitalter
Die Bauprojektsteuerung soll dem verantwortlichen Projektleiter mentale Arbeit abnehmen, sodass dieser sich auf wichtige Entscheidungen konzentrieren kann. Damit die Arbeitserleichterung wirklich greift, darf dadurch jedoch keine zusätzliche Bürokratie entstehen.
Wer als Projektsteuerer heute noch zwischen Baustelle und Büro hin- und herpendelt, zwischen unzähligen Kommunikationstools wechselt und Informationen mühsam nachtragen muss, verliert wertvolle Zeit und wird es immer schwerer haben, bei steigenden Projektanforderungen mitzuhalten.
Die Baubranche der Zukunft setzt daher auf die Eliminierung von Stift und Papier: In Zeiten von BIM braucht es schlanke, digitale Projektsteuerungstools, die schnell verfügbar sind, wenig Zeit beanspruchen und alle Projektteilnehmer miteinander vernetzen.
Konkret muss ein Tool für die Projektsteuerung am Bau an folgenden Stellen unterstützen:
Doch nicht nur das Tool selbst muss einiges beherrschen – es liegt auch am Projektsteuerer, nicht an veralteten Methoden festzuhalten und offen für Veränderungen zu bleiben. Seine Rolle als zentrale Koordinationsstelle des Projekts ermöglicht darüber hinaus, den Projektleiter und andere Teilnehmer mit ins Boot zu holen und gemeinsam effizienter zu arbeiten.
Projektsteuerung mit BauMaster
Wie viel Zeit und Nerven moderne Projektsteuerung spart, beweist BauMaster. Als digitales Baugedächtnis unterstützt die Software & App Sie als Projektsteuerer in allen Bereichen, über alle Projektstufen hinweg:
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–> einfache Aufgabenverwaltung und Mängelmanagement
–> im Handumdrehen saubere Protokolle & Berichte erstellen
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Projektsteuerung am Bau richtig einsetzen
Die Projektsteuerung als eigenständige Aufgabe ist oft nur auf Großbaustellen ein echtes Thema. Doch gerade, wenn der Projektleiter bereits tausend andere Dinge im Kopf hat, kann eine ausgelagerte Projektsteuerung am Bau die Rettung sein. So versinkt das Projekt nicht in einem Strudel aus Budgetüberschreitungen, Verzögerungen und Baumängeln.
In Zeiten, wo das Bauprojektmanagement stetig an Komplexität gewinnt, wird diese Aufgabe zunehmend wichtiger. Wer sich jetzt bereits damit auseinandersetzt und digitale Tools gewinnbringend dafür einsetzt, kann beruhigt in die Zukunft blicken.
FAQ: Projektsteuerung Bau
Was ist ein Projektsteuerer am Bau?
Ein Projektsteuerer ist am Bau die rechte Hand des Projektleiters. Er überwacht und steuert alle Prozesse im Bauablauf, sodass die Projektziele bezüglich Zeit, Kosten und Qualität eingehalten werden können. In seiner beratenden und unterstützenden Funktion hat der Projektsteuerer jedoch keine Entscheidungs- und Weisungsbefugnis.
Was macht man in der Projektsteuerung?
Die Projektsteuerung ist ein zentrales Element des Projektmanagements. Der Projektsteuerer hat die wichtige Aufgabe, dafür zu sorgen, dass die Projektziele (Zeit, Kosten und Qualität) erreicht werden. Er plant, analysiert, koordiniert, überwacht und dokumentiert das Baugeschehen.
Was ist der Unterschied zwischen Projektleitung und Projektsteuerung?
Die Projektleitung hält die Zügel des Projekts in der Hand – sie hat Entscheidungs-, Weisungs- und Durchsetzungsbefugnis. Die Projektsteuerung hat beratende und unterstützende Funktion – sie sorgt dafür, dass ein Projekt in die richtigen Bahnen gelenkt und reibungslos abgeschlossen wird. Beide Funktionen sind ein Teil des Projektmanagements.
Was bedeutet AHO-Projektsteuerung?
Das Leistungsbild Projektsteuerung des AHO enthält Aufgaben aus den 5 Handlungsbereichen:
- A – Organisation, Information, Koordination und Dokumentation
- B – Qualitäten und Quantitäten
- C – Kosten und Finanzierung
- D – Termine, Kapazitäten und Logistik
- E – Verträge und Versicherungen
Diese Handlungsbereiche erstrecken sich über 5 AHO-Projektstufen:
- Projektvorbereitung
- Planung
- Ausführungsvorbereitung
- Ausführung
- Projektabschluss
