Protokolle schreiben wird oft als lästige Nebenaufgabe gesehen, die niemand freiwillig übernehmen möchte. Dabei ist ein gutes Baubesprechungsprotokoll für die Dokumentation aller Absprachen, Termine und Vereinbarungen auf der Baustelle unerlässlich. Aus welchen Gründen das Protokoll so wichtig ist, wie eine Baubesprechungsprotokoll-Vorlage aussehen kann und was es sonst noch auf beiden Seiten zu beachten gibt, zeigen wir Ihnen hier.
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Was ist ein Baubesprechungsprotokoll?
Das Baubesprechungsprotokoll hält wichtige Informationen fest, die von Bauleitern, Planern und Handwerksbetrieben sowie ggf. dem Auftraggeber besprochen werden:
Das Protokoll bildet also die gemeinsame Basis für die weitere Bautätigkeit. Das Ziel dahinter ist, auch zu einem späteren Zeitpunkt, genau alle Schritte im Bauablauf nachvollziehen zu können. So haben alle Beteiligten eine schriftliche Dokumentation, in der sie jederzeit nachlesen können, was wann vom wem erledigt oder eben noch nicht erledigt worden ist. Sollte es außerdem zu einem Streitfall kommen, z. B. aufgrund eines auftretenden Mangels, ist die Beweislage dank Baubesprechungsprotokoll klar.
Warum ist ein Baubesprechungsprotokoll so wichtig?
Das Besprechungsprotokoll ist für das Bauprojektmanagement fast genauso wichtig wie die Baubesprechung selbst. In dem normalerweise wöchentlich stattfindenden Meeting werden Abstimmungen und Terminvereinbarungen getroffen, die unbedingt in schriftlicher Form vorliegen sollten. Im Folgenden geben wir Ihnen drei gute Gründe mit auf den Weg, warum diese Besprechungsdokumentation so wichtig ist:
Nachvollziehbare und transparente Kommunikation
Ein Baubesprechungsprotokoll sorgt dafür, dass die abgesprochene Vorgehensweise auf allen Seiten klar ankommt und keine Informationen verlorengehen. Wenn schriftlich festgehalten ist, wer dabei war, welche Themen bereits besprochen wurden und welche Vereinbarungen die Beteiligten getroffen haben, werden Missverständnisse auf ein Minimum reduziert.
So vermeiden Sie außerdem, dass sich zukünftige Besprechungen in die Länge ziehen, da dieselben Themen nicht immer und immer wieder aufkommen. Wer nicht mehr weiß, was dazu besprochen wurde, muss nicht nachfragen, sondern kann das jederzeit im Protokoll nachlesen.
Beweissicherung
Sollte es zu Problemen oder Streitereien kommen, etwa durch Jahre später auftretende versteckte Baumängel, hilft das Baubesprechungsprotokoll dabei, diese konstruktiv zu lösen. Beteiligte und abwesende Parteien, getroffene Vereinbarungen, wichtige Änderungen – gäbe es keine schriftliche Dokumentation davon, stünde im Schadensfall Aussage gegen Aussage.
Dies würde in der Regel einen langwierigen Prozess samt Sichtung handschriftlicher Notizen, teuren Gutachten, gegenseitigen Schuldzuweisungen etc. nach sich ziehen. Das Protokoll erleichtert hier erheblich die Rekonstruktion des Sachverhalts und die Suche nach den Verantwortlichen. Zeit und Nerven, die ansonsten in eine solche Aufarbeitung fließen würden, sind schließlich im eigentlichen Projekt weitaus besser investiert.
Informationsweitergabe
Auch für Teilnehmer, die aus diversen Gründen nicht dabei sein können (z. B. weil ein anderer Termin dazwischengekommen ist), ist ein Besprechungsprotokoll sehr wichtig. Ohne Protokoll müsste man sich wichtige Informationen aus zweiter Hand besorgen. Dabei besteht leider immer das Risiko, dass wichtige Details falsch weitergegeben werden oder ganz verlorengehen.
Zusätzlich gibt es in einigen Bausituationen noch externe Parteien, für welche die besprochenen Einzelheiten von Bedeutung sind. Das können etwa Nachbarn oder zuständige Behörden sein. Ein ausführliches Protokoll der Baubesprechung sichert, dass auch diese ausreichend informiert werden.
Damit alle Beteiligten jederzeit auf die Dokumente zugreifen und Informationen einsehen können, ist es vorteilhaft, statt handschriftlicher Notizen digitale Bauprotokolle zu führen. Noch dazu spart sich der Protokollführer damit die Zeit, das Dokument nach jedem Jour Fixe händisch abzutippen und zu versenden. Dadurch halten Sie das Fehlerpotenzial möglichst gering und arbeiten zudem maximal effizient.
Besprechungsprotokoll-Vorlage & Muster: Das gehört hinein
Wie alle Besprechungsprotokolle sollte auch die Mitschrift einer Baubesprechung möglichst detailliert erfolgen, um die Informationen für die Zukunft festzuhalten. Ein einheitliches Format hilft dabei, stets den Überblick zu behalten. Es schadet also nicht, eine Vorlage für das Besprechungsprotokoll zu haben. Diese Punkte werden üblicherweise darin dokumentiert:
Formale Bestandteile
Wenn Sie eine Vorlage für das Besprechungsprotokoll anlegen, ist Vollständigkeit das wichtigste Kriterium. Je umfassender das Dokument, desto hilfreicher ist es später bei Streitigkeiten oder im Mängelmanagement. Folgende Bestandteile sind üblicherweise Teil des Besprechungsprotokolls:
Themen & Inhalt des Protokolls
Bei Bearbeitung der Baubesprechungsprotokoll-Vorlage nimmt die eigentliche Besprechung natürlich den meisten Platz ein. Themen, die in der Baubesprechung behandelt werden, sind z. B. Ergänzungen zur letzten Besprechung, zeitliche Koordinationsfragen, die (Neu-)Verteilung von Verantwortlichkeiten, sonstige Änderungen sowie Fragen und Anregungen der Teilnehmer zum weiteren Projektverlauf.
Dabei sollte der Rahmen weder zu groß noch zu klein gesetzt werden. Größere Planungsfragen, die für einzelne Beteiligte keine Rolle spielen, sollten eher vermieden und gesondert behandelt werden. Genauso sind Probleme mit einzelnen Parteien fehl am Platz und gehören in eine Einzelbesprechung.
Nicht immer halten sich alle Besprechungsteilnehmer an diesen Rahmen. Das Besprechungsprotokoll sollte sich jedoch auf das Wesentliche konzentrieren, um Dritte nicht zu verwirren. Genauso wenig sollte es dazu dienen, einzelne Firmen vor anderen Baubeteiligten bloßzustellen. Ein Bauvorhaben benötigt schließlich ein möglichst konstruktives Miteinander, um erfolgreich zu sein.
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Tipps für Bauleiter und Architekten
Auf der Seite des Auftraggebers ist besonders wichtig, den rechtlichen Rahmen zu kennen. Ist das Protokoll verpflichtend und wie muss es nach gesetzlichen Richtlinien aussehen? Wer muss es eigentlich führen und muss es unterschrieben sein? Die Antworten auf diese Fragen liefern wir Ihnen hier:
Ist ein Baubesprechungsprotokoll verpflichtend zu führen?
Gemäß HOAI ist eine umfassende Bauüberwachung samt koordinierender Tätigkeiten ein wichtiger Teil des Aufgabengebiets von Architekten und Bauingenieuren. Wie und in welchem Umfang Baubesprechungen und entsprechende Protokollierung erfolgen müssen, ist aber nicht fix festgelegt. Klarheit kann hier z.B. eine genaue Festlegung der Besprechungsprotokolle als Bestandteil des Werksvertrages schaffen.
Auch sonst besteht keine wirkliche gesetzliche Grundlage, die vorschreibt, dass die Kommunikation auf eine bestimmte Weise dokumentiert werden muss. Es liegt jedoch im Interesse aller Bau-Beteiligten, sämtliche Besprechungen schriftlich festzuhalten, um Fehlinformation zu vermeiden und die Kommunikation auch Jahre später noch transparent nachvollziehen zu können.
Wer führt das Baubesprechungsprotokoll?
Geführt wird das Protokoll der Baubesprechung üblicherweise von der Bauleitung, dem muss aber nicht unbedingt so sein. Die Protokollführung kann auch von einer anderen, möglichst neutralen, Partei übernommen werden. Klären Sie dies gleich zu Beginn des Projekts, damit von Anfang an eine durchgängige und einheitliche Dokumentation gewährleistet ist.
Muss das Baubesprechungsprotokoll unterschrieben werden?
Ein Besprechungsprotokoll sollte die Unterschrift des Protokollführers enthalten. Von anderen Parteien hingegen muss es nicht zwingend unterschrieben werden, wenn nicht explizit eine Bestätigung gefordert ist. Es greift jedoch das Prinzip eines kaufmännischen Bestätigungsschreibens: Eine Nichtreaktion auf das Protokoll kommt grundsätzlich einer Zustimmung gleich. Mehr dazu erfahren Sie aber gleich im nächsten Abschnitt.
Tipps für Handwerker
Nicht nur für Auftraggeber ist das Baubesprechungsprotokoll relevant, die darin enthaltenen Daten spielen auch für ausführende Unternehmen eine maßgebliche Rolle. Sie sollten Ihre Rechte kennen, falls darin eine fehlerhafte Angabe vermerkt ist, die für Sie einen Nachteil darstellt.
Verbindlichkeit des Baubesprechungsprotokolls
Prinzipiell sind die Inhalte im Besprechungsprotokoll verbindlich, vor allem, wenn Sie als Handwerker das Dokument unterschreiben. Aber auch wenn dem nicht so ist, wird eine Nichtreaktion als stillschweigende Zustimmung gewertet.
Das liegt daran, dass ein Besprechungsprotokoll laut Bundesgerichtshof (BGH) als kaufmännisches Bestätigungsschreiben gilt. Kurz zusammengefasst bestätigt ein solches den Inhalt eines bereits mündlich vereinbarten Vertrages. Es gilt dann als angenommen, wenn kein zeitnaher Widerspruch erfolgt. Sollte es also Punkte darin geben, mit denen Sie nicht einverstanden sind, reklamieren Sie diese in einem angemessenen Zeitrahmen – üblicherweise wenige Tage nach Erhalt des Protokolls.
Ausgenommen sind Abweichungen, die so gravierend sind, dass ein Auftragnehmer diese vernünftigerweise niemals akzeptieren würde. Die Grenzen sind in einer solchen Situation allerdings fließend. Wenn Sie also auf Nummer sicher gehen wollen, melden Sie eventuelle Fehler lieber trotzdem.
Eine zweite Ausnahme kommt zum Tragen, wenn im Schreiben ausdrücklich eine Bestätigung der inhaltlichen Richtigkeit gefordert ist. In diesem Fall geben Sie Ihre Zustimmung erst, wenn Sie den Inhalt bestätigt haben. Für die Bauleitung empfiehlt es sich daher, auf einen solchen Zusatz in der Vorlage des Besprechungsprotokolls zu verzichten.
Eine Beispielsituation: Ein Handwerksbetrieb gibt in der Baubesprechung ein ungefähres Fertigstellungsdatum für seine Leistungen an, will sich aber noch nicht festlegen. Im später zugesandten Protokoll steht fälschlicherweise, man habe sich zu diesem Termin verpflichtet. Aus Zeitgründen ignoriert das Unternehmen den Fehler, besprochen wurde es ja schließlich anders.
Der Termin verstreicht: Die Bauleitung ist verärgert und fordert eine Kostenminderung, da andere Leistungen durch die Verspätung zum Erliegen kommen und sich das ganze Bauvorhaben nach hinten verschiebt. Da der Handwerksbetrieb damals keinen Einspruch gegen das Protokoll erhoben hat, stehen die Chancen schlecht: Er muss die Kostenminderung akzeptieren, wenn er den Fehler nicht mehr glaubhaft nachweisen kann.
Einspruch gegen das Besprechungsprotokoll erheben
Sollte Ihnen ein Fehler im Protokoll auffallen, der so nicht in der Besprechung behandelt wurde, ist ignorieren also nicht empfehlenswert. Lesen Sie Besprechungsprotokolle daher immer sofort und geben Sie zeitnah Rückmeldung zu unrichtigen Angaben.
Idealerweise erfolgt der Widerspruch innerhalb weniger Tage nach Zusendung des Dokuments, denn einige Wochen oder Monate später lässt sich das Besprochene nur noch schwer oder gar nicht rekonstruieren. Widersprechen Sie Fehlern im Protokoll am besten schriftlich, damit Sie später einen Nachweis in der Hand haben.
Fortlaufendes Baubesprechungsprotokoll nach Vorlage mit BauMaster
Sowohl für die Bauleitung als auch für ausführende Unternehmen ist es heute ratsam, handschriftliche Notizen durch eine moderne Bausoftware zu ersetzen. Mit digitalen Besprechungsprotokollen arbeiten Sie effizienter, müssen keine unübersichtliche Zettelwirtschaft mehr verwalten und sparen wertvolle Zeit für wichtigere Aufgaben.
Nicht nur für die Organisation ist digitales Baumanagement praktisch – die Ablage aller Protokolle und Informationen an einer zentralen Stelle ermöglicht das Aufarbeiten von Mängeln und Streitfällen problemlos auch noch Jahre später.
Bei BauMaster profitieren Sie dabei von einem fortlaufenden Baubesprechungsprotokoll. Das bedeutet: Ein Protokolleintrag wird so lange weitergeführt, bis die Projektleitung ihm den Status „erledigt“ zuweist. So gibt es für jedes Bauprojekt immer nur ein fortlaufendes Protokoll, bis alle offenen Punkte abgeschlossen wurden. Aufgaben und Informationen können nicht verlorengehen – Sie behalten von der ersten Planung bis zur Fertigstellung stets den Überblick!
Mit einem guten Baubesprechungsprotokoll zum Erfolg
Dokumentation ist das A und O auf jeder Baustelle, damit Ordnung gewahrt bleibt. Ein gutes Baubesprechungsprotokoll hilft allen Teilnehmern, wichtige Informationen jederzeit nachlesen zu können, alle Termine im Blick zu behalten und im Falle eines Mangels nachzuvollziehen, wer dafür verantwortlich ist. Ob als Auftraggeber oder -nehmer: Ausgestattet mit den gerade gelesenen Informationen und modernen Dokumentations-Tools wird das nächste Bauprojekt sicher zum Erfolg!
