Für jedes Projekt – egal welcher Art – stehen immer begrenzte finanzielle Mittel zur Verfügung, die den Rahmen bestimmen. Die Kosten sind daher neben Zeit und Qualität die wichtigste Größe, an welcher der Erfolg eines Bauvorhabens gemessen wird. Grund genug, sich einmal ganz genau mit dem Kostenmanagement am Bau auseinanderzusetzen.
Welche Aufgaben fallen unter das Baukostenmanagement und wie sorgt man dafür, dass die eigenen Projekte nicht den Rahmen sprengen? Diese und ähnliche Fragen klären wir jetzt.
Was versteht man unter Kostenmanagement am Bau?
Im Kostenmanagement am Bau geht es darum, die voraussichtlichen Kosten für die Errichtung eines Bauwerks zu analysieren und das verfügbare Budget optimal einzusetzen, um den finanziellen Erfolg des Bauprojekts zu sichern. Dazu gehören zwei Hauptbereiche:
Kostenermittlung
Als Grundlage für die Baukostenermittlung dient die DIN 276 (in Deutschland) bzw. die ÖNORM B 1801-1 (in Österreich). Die Ermittlung erfolgt über 5 Stufen:
- Kostenrahmen: Zuerst werden die Kosten nur grob gegliedert und in Gruppen eingeteilt.
- Kostenschätzung: Die Schätzung erfolgt dann anhand der Vorentwurfsplanung. Einzelleistungen fehlen darin noch, dazu ist die Planung nicht weit genug fortgeschritten. Meist sind die Kosten reine Richtwerte, die nach Erfahrung gesetzt werden. Schwankungen von bis zu 30 % sind nicht ungewöhnlich.
- Kostenberechnung: Die Kostenberechnung stellt die rechnerische Prognose der Gesamtkosten dar und dient oft als Entscheidungsbasis, ob ein Bauvorhaben wie geplant durchgeführt wird. Sie liefert ein genaueres Ergebnis von +/- 20 %.
- Kostenanschlag: Der Baukostenanschlag basiert auf den endgültigen Ausführungsunterlagen und im Idealfall ebenso auf den bereits vergebenen Angeboten der Baufirmen. Die Abweichung sollte dann nur noch maximal 10 % betragen.
- Kostenfeststellung: Mit der Kostenfeststellung findet die Abrechnung der realen Baukosten statt. Sie zeigt also die Gesamtkosten des Projekts so, wie sie tatsächlich angefallen sind.
Tipp für die Kostenschätzung
Nachdem angehende Bauplaner nicht auf Erfahrungswerte zurückgreifen können, bietet z. B. das BKI (Baukosteninformationszentrum Deutscher Architektenkammern) Richtwerte für die Kostenschätzung. Hier sind auch regionale Unterschiede (für Regionen Deutschlands und Österreichs) berücksichtigt.
Die reine Kostenermittlung ist aber nur ein Teil des gesamten Kostenmanagements am Bau. Schließlich muss der Bauleiter oder Architekt anschließend dafür sorgen, dass die geplanten bzw. berechneten Kosten auch eingehalten werden.
Baukostenkontrolle und -steuerung
Kostenüberschreitungen sind vom Bauherrn niemals gern gesehen – schon gar nicht, wenn sie erst kurz vor Bauabschluss bekannt werden. Ein ebenso wichtiger Bereich des Baukostenmanagements ist neben der Ermittlung daher die Baukostenkontrolle und -steuerung.
Mittels Kostenkontrolle beobachtet der Projektleiter die Kosten im Verlauf des Bauvorhabens und achtet auf Abweichungen vom ursprünglich definierten Soll. Werden bei der Kostenverfolgung am Bau Probleme absehbar, sorgen klare Maßnahmen zur Kostensteuerung dafür, nicht über das vereinbarte Budget hinauszuschießen.
Dabei gilt: Je mehr und genauere Daten für die Analyse und Überwachung bereitstehen, desto eher wird die Bauleitung drohende Überschreitungen rechtzeitig erkennen und damit den weiteren Verlauf steuern können. Die Kontrolle und Steuerung der Kosten reicht von der Planungs- bis in die Nutzungsphase des Bauwerks hinein.
Sowohl Kostenermittlung als auch -kontrolle sind wesentliche Teile des Kostenmanagements am Bau. Bei der Ermittlung genügt es meist, ausreichend Zeit einzuplanen, mit Erfahrungswerten zu vergleichen und sorgfältig sowie strukturiert zu arbeiten, um mit einer realistischen Kostenschätzung in das Bauvorhaben zu starten. Mehr Tücken und Fallstricke birgt hingegen die laufende Baukostenkontrolle.
Die Folgen einer unzureichenden Kostenkontrolle im Bauwesen
Selbst wenn die Kosten vor Projektstart gut kalkuliert wurden – Preisschwankungen bei Materialien, Baumängel, kurzfristige, ungeplante Änderungen, VOB-Nachträge und noch vieles mehr können die finalen Kosten im Nachhinein beeinträchtigen. Deshalb ist es unumgänglich, vorzusorgen und die Baukosten engmaschig zu kontrollieren.
Wer kein laufendes Baukostencontrolling betreibt, sieht sich mit zahlreichen Nachteilen konfrontiert:
Diese Nachteile zeigen eindrücklich: Genauso wenig, wie Sie auf eine baubegleitende Qualitätskontrolle verzichten würden, sollten Sie auch das Kostenmanagement am Bau nicht schleifen lassen. Worauf es dabei vor allem ankommt, verraten wir Ihnen gleich im Anschluss.
Das ist für das Kostenmanagement am Bau wichtig
Wer die Baukosten gut plant und anschließend im Auge behält, spart sich viel unnötigen Stress. Denn der Großteil aller Streitigkeiten am Bau dreht sich um die ungeliebte Geldfrage. Mit einigen der folgenden Tipps machen Sie sich das Kostenmanagement und die Kostenverfolgung am Bau etwas einfacher:
Bauunternehmern genügend Zeit geben
Zum Zeitpunkt der Kostenermittlung gilt: Wenn Sie im Ausschreibungs- und Vergabezeitraum zu kurze Fristen für die Angebotslegung setzen, kann sich das negativ auf die Kosten auswirken. Denn dann bleibt den Baufirmen nicht genug Zeit, das Leistungsverzeichnis zu prüfen und eine durchdachte Kalkulation zu erstellen.
Das erhöht die Gefahr, dass die nur kurz überschlagene Kalkulation nicht den tatsächlich anfallenden Kosten entspricht. Zudem bedeutet es häufig einen vorsorglich aufgeschlagenen Risikozuschlag, um eventuell falsch eingeschätzte Leistungen abzudecken. Das Angebot wird dadurch also automatisch teurer.
Darüber hinaus geben manche Firmen bei kurzer Frist lieber gar kein Angebot ab, um ein finanzielles Risiko zu vermeiden. Wer von Anfang an richtig eingeschätzte, günstige und gute Angebote von Bauunternehmern erhalten möchte, muss ihnen demnach genügend Zeit dafür einräumen.
Ursachen von Kostenänderungen kennen
Wer im weiteren Verlauf nicht weiß, wie Kostenänderungen zustande gekommen sind, läuft Gefahr, falsch zu reagieren. Manche Kostenerhöhungen sind nämlich durchaus sinnvoll – wenn beispielsweise durch eine größere Nutzfläche der spätere Ertrag eines Bauwerks deutlich erhöht werden kann.
Auch eine insgesamt verbesserte Qualität kann höhere Kosten rechtfertigen – jedoch nur, wenn dies im Interesse des Bauherrn ist. Schließlich ist es wiederum möglich, dass dessen finanzielle Mittel bereits ausgeschöpft sind. Kurzum: Die Ursache der höheren (oder niedrigeren) Kosten ist genauso ausschlaggebend wie deren Ausmaß und Auswirkungen auf das Projekt.
Einheitliche Mehr- und Minderkostenaufstellung führen
Im Grunde steht und fällt ein Bauprojekt mit seiner Dokumentation, denn was nicht niedergeschrieben wurde, ist später nicht mehr nachvollziehbar. Zu den unbedingt notwendigen Aufzeichnungen gehören u. a. die Mehr- und Minderkosten. Wer hier sauber Buch führt und jegliche Änderungen sofort notiert, wird keine Kostenüberschreitung übersehen.
Die Kostenaufstellung muss dabei in einem einheitlichen System erfolgen. Denn so ist gewährleistet, dass Sie daraus einfach Schlüsse ziehen und die Kosten vergleichen können – bei Bedarf auch mit früheren Projekten, um dieselben Fehler in Zukunft zu vermeiden.
Transparenz und Kommunikation
Wichtig für die Kostenverfolgung am Bau ist außerdem ein steter Informationsfluss zwischen Projektleiter und Bauherr. Das kann beispielsweise ein regelmäßiger, digitaler Kostenreport sein. Diese Aufstellung schafft Transparenz und hilft beiden Seiten, den aktuellen Stand nicht aus den Augen zu verlieren. So kommt es am Ende des Projekts zu weniger Auseinandersetzungen.
Solche Unterlagen und regelmäßigen Reports erfordern allerdings viel Aufwand seitens des Projektleiters. Und das bringt uns zu einem weiteren Punkt:
Auf digitales Baukostenmanagement umstellen
Händische Unterlagen brauchen einerseits Zeit, andererseits lassen sie unweigerlich die Transparenz verlorengehen. Mit etwas Glück hat die Baufirma zwar selbst ihre Kosten ungefähr im Blick, doch es ist nicht sicher, dass eventuelle Überschreitungen rechtzeitig beim Bauleiter ankommen – geschweige denn beim Bauherrn.
Das führt zu unangenehmen Krisengesprächen, wenn plötzlich klar wird, dass der finanzielle Rahmen unmöglich eingehalten werden kann. Stehen die Daten hingegen alle digital bereit, können alle das Projekt völlig transparent mitverfolgen. Das verhindert ein böses Erwachen bei der Endabrechnung der Bauleistungen.
Zudem sorgt eine digitale Baukostenkontrolle per entsprechender Software automatisch dafür, dass sämtliche Dokumente (Kalkulationen, Kostenaufstellungen, Reports) in einheitlichem, gut strukturiertem Format zur Verfügung stehen. Das spart Zeit und reduziert die Anzahl an Rückfragen. Zudem liegen die Dokumente immer griffbereit in der Cloud, dort lassen sie sich schnell und einfach abrufen.
Schnelle Kostenverfolgung am Bau mit BauMaster
Mehr- und Minderkosten eintragen und einen schnellen Überblick gewinnen – dabei hilft Ihnen das Kostenmanagement mit BauMaster: Ihr digitales Baugedächtnis, das für Sie mitdenkt und alle Kosten fein säuberlich gegenüberstellt. Die Funktionsweise im Schnelldurchlauf:
>> BauMaster als Baukostenmanagement-Software
Professionelles Projektcontrolling mit COOR
Eine nützliche, einfach zu nutzende Mehr- und Minderkostenrechnung steht Ihnen bereits mit dem Einsatz von BauMaster zur Verfügung. Doch falls Sie auf der Suche nach einem spezialisierten Tool nur für das Projektcontrolling sind, das sämtliche Bedürfnisse von der Planung und Ausschreibung bis zum Projektabschluss erfüllt, dann ist COOR der richtige Partner für Sie.
Mit dem Einsatz von COOR planen, prüfen und steuern Sie Ihre Kosten durch den gesamten Projektverlauf hindurch – so treffen Sie die richtigen Entscheidungen, minimieren das wirtschaftliche Risiko und sorgen für volle Transparenz bei allen Beteiligten.
Kostenmanagement am Bau – ohne Stress und Streitereien
Für eine hohe Zahl an Bauleitern und Architekten ist das Kostenmanagement am Bau eine Aufgabe, der sie sich nur ungern widmen. Denn es bedeutet, die Vorstellungen des Bauherrn und die Forderungen der Bauunternehmer unter einen Hut zu bringen und die Verantwortung dafür zu tragen, dass die Projektkosten nicht völlig aus dem Ruder laufen.
Um diesen Balance-Akt zu meistern, ist viel Organisationstalent und vor allem eine wasserdichte Strategie notwendig. Wir fassen noch einmal zusammen:
FAQ zum Kostenmanagement am Bau
Warum Baukostenmanagement?
Die Maßnahmen im Zuge des Baukostenmanagements sorgen dafür, dass Sie Ihre Bauvorhaben im vorgegebenen finanziellen Rahmen abschließen. Ohne Kostenmanagement werden Abweichungen viel zu spät erkannt, es passieren teure Fehler, die Baubeteiligten geraten aneinander und das Budget wird im Worst Case maßlos überschritten.
Welche DIN gilt für das Kostenmanagement am Bau?
Für die Kostenplanung und Kostenverfolgung am Bau gilt in Deutschland die DIN 276. Sie umfasst seit 2018 den Hochbau, Ingenieurbau, Infrastrukturanlagen und Freiflächen. Die nach der Norm ermittelten Kosten können zum Beispiel für die Vergütung nach der HOAI herangezogen werden. Das österreichische Pendant dazu ist die ÖNORM B 1801-1.
Wie genau muss eine Kostenberechnung sein?
Die Kostenberechnung ist häufig die Entscheidungsbasis dafür, ob ein Projekt nach der Entwurfsplanung in der aktuellen Form weitergeführt wird. Baufachleute erwarten sich zu diesem Zeitpunkt eine Genauigkeit von +/- 20 %.
Was ist der Unterschied zwischen Kostenschätzung und Kostenberechnung?
Die Kostenschätzung ist eine grobe Überschlagsrechnung und liefert eine Prognose, wie viel die Errichtung des Bauwerks kosten wird – die tatsächlichen Kosten weichen oft bis zu 30 % davon ab. Die Kostenberechnung basiert auf einem genaueren Planungsstand und wird detaillierter durchgeführt – sie sollte nur noch bis zu 20 % von den Ist-Kosten abweichen. In der Kostenfeststellung sind die endgültigen, tatsächlichen Kosten zu finden.
