Die Vergabe ist ein entscheidender Punkt im Bauprojekt. Hier fällt schließlich die Entscheidung, wer überhaupt am Projekt beteiligt sein wird – was großen Einfluss auf den Erfolg haben kann. Aus diesem Grund müssen alle Informationen, die aus der Vergabe hervorgehen, sehr gut dokumentiert sein. Denn Sie werden später noch oft darauf zurückgreifen. Dazu dient einerseits das Vergabeprotokoll, andererseits das Vergabeverhandlungsprotokoll.
Da diese beiden Dokumente so wichtig sind, haben wir Ihnen je ein Muster für ein Vergabeprotokoll und ein Vergabeverhandlungsprotokoll, zusammen mit vielen ergänzenden Informationen und Links, in einer „Downlaod-Sammlung zur Vergabe“ zusammengestellt. Hier gelangen Sie direkt zum Download.
Grundlagen zum Vergabeverfahren und der Vergabeverhandlung
Grundsätzlich muss bei jedem Bauprojekt eine Vergabe stattfinden, doch bei öffentlichen Projekten ist sie rechtlich besonders genau geregelt, um unlauteren Wettbewerb zu vermeiden und ein faires Vergabeverfahren zu sichern.
Die Regeln zum öffentlichen Vergabeverfahren sind in Deutschland in der VOB detailhaft beschrieben – das Regelwerk heißt nicht umsonst „Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen“. Der gesamte Teil A der VOB beschäftigt sich mit diesem wichtigen Thema.
Vergabe in Österreich
In Österreich bestehen zwei Regelwerke für die Ausschreibung und Vergabe von Bauleistungen:
Die Details würden hier den Rahmen sprengen, doch wir wollen Ihnen zum Einstieg einen Kurzabriss zur Vergabe nach VOB liefern, bevor es an das Protokoll dazu geht.
Grundsätze der Vergabe lt. VOB/A
Wesentlich für die Vergabe, und für eine eventuelle Vergabeverhandlung, sind vor allem die Grundsätze aus §2 der VOB/A. Kurz zusammengefasst:
Vergabearten lt. VOB/A
Die VOB/A teilt Bauaufträge grundsätzlich einmal in allgemeine Bauaufträge und ausschließlich öffentliche Aufträge ein. Handelt es sich um einen öffentlichen Auftraggeber, unterscheidet die VOB nochmals genauer:
Je nachdem, um welche Art von Bauauftrag es sich handelt, kommen verschiedene Vergabearten zum Tragen. Hier haben die Schwellenwerte der EU-Regelung Einfluss darauf, welche Vergabearten überhaupt zum Einsatz kommen dürfen. Für die häufigsten VOB-Projekte – öffentliche Projekte mit nationaler Vergabe – kann beispielsweise zwischen den folgenden Arten gewählt werden:
- Öffentliche Ausschreibung: Die förmlichste Variante der Vergabe – es erfolgt eine öffentliche Aufforderung zur Angebotseinreichung, dabei dürfen uneingeschränkt viele Baufirmen ihr Angebot legen.
- Beschränkte Ausschreibung mit Teilnahmewettbewerb: Beim Teilnahmewettbewerb werden vorher die objektiven Kriterien für die Bewerber veröffentlicht. Nach diesen Kriterien werden die eingegangenen Teilnahmeanträge geprüft. Anschließend wählt der Auftraggeber die Unternehmen aus, die ein Angebot einreichen dürfen.
- Beschränkte Ausschreibung ohne Teilnahmewettbewerb: Ohne Teilnahmewettbewerb wählt der Auftraggeber mehrere Unternehmen aus (üblicherweise mindestens 3) und fordert diese zur Einreichung eines Angebots auf.
- Freihändige Vergabe: Die freihändige Vergabe ist ein vereinfachtes und beschleunigtes Vergabeverfahren, allerdings nur in besonderen Fällen zulässig – etwa dann, wenn die Leistung sehr dringlich ist, der Geheimhaltung unterliegt oder z. B. aufgrund von Patentschutz ohnehin nur eine Firma in Frage kommt.
In Deutschland gilt: Bei Vergaben oberhalb der EU-Schwelle sieht § 119 Abs. 2 GWB nunmehr eine Gleichrangigkeit von offenem und nicht offenem Verfahren vor. Zu beachten ist jedoch, dass das nicht offene Verfahren gem. § 119 Abs. 4 GWB zwingend einen vorgeschalteten Teilnahmewettbewerb erfordert. (Unterhalb der Schwellenwerte gilt derzeit noch grundsätzlich der Vorrang des Verfahrens der öffentlichen Ausschreibung.)
Besonderheiten bei der öffentlichen Vergabe
Neben den Regelungen der VOB/A gibt es bei öffentlichen Ausschreibungen andere Regelwerke und Gesetze, die Sie einhalten müssen. Darunter fällt in Deutschland das UVgO bzw. das Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen und in Österreich das Bundesvergabegesetz.
Folgende Dinge sind in Deutschland neben der VOB/A zu beachten:
- Bei Unterschwellen Vergaben gilt die UVgO bzw. die VOL.
- Bei Oberschwellen-Vergaben findet das GWB – Vergaberecht bzw. die Vergabeverordnung – VgV Anwendung.
- Die VgV enthält beispielsweise folgende Gesetze:
§ 2 Vergabe von Bauaufträgen
§ 3 Schätzung des Auftragswerts
§ 4 Gelegentliche gemeinsame Auftragsvergabe; zentrale Beschaffung
§ 5 Wahrung der Vertraulichkeit
§ 6 Vermeidung von Interessenkonflikten
§ 7 Mitwirkung an der Vorbereitung des Vergabeverfahrens
§ 8 Dokumentation und Vergabevermerk
- Mittelständische Interessen müssen berücksichtigt werden (§ 97 Abs. 4 GWB).
- Die VgV enthält beispielsweise folgende Gesetze:
- Der Markenpreis muss lt. Verordnung PR Nr. 30/53 (Preisverordnung) festgelegt werden.
- Selbstkostenpreise dürfen nur in Ausnahmen vereinbart werden.
- Alle bereits oben genannten Vergaberegelungen der VOB/A.
Folgende Punkte müssen in Österreich bei der öffentliche Ausschreibung lt. § 19 und § 187 BVergG (inkl. aller Verordungen zum BVergG) gesetzlich sichergestellt werden:
Rechtliche Rahmenbedingungen der öffentlichen Vergabe im EU-Gesetz
Grundprinzipien der öffentlichen Auftragsvergabe finden sich im AEUV, ergänzt durch eine Anzahl von Richtlinien. Die wichtigsten Artikel aus dem AEUV über die öffentliche Auftragsvergabe sind:
- Art 18 (Nichtdiskriminierung aufgrund der Nationalität)
- Art 34-36 (Beseitigung der mengenmäßigen Beschränkungen und Maßnahmen gleicher Wirkung)
- Art 49 ff (Niederlassungsrecht in einem anderen Mitgliedstaat)
- Art 56 ff (Freier Dienstleistungsverkehr)
Diese Rechtsgrundlagen kommen bei einem grenzüberschreitenden Bezug unabhängig vom Auftragswert immer zur Anwendung. Das heißt, anders als in den Vergaberichtlinien, sowohl unter- als auch oberhalb der genannten EU-Schwellenwerte.
Öffentliche Auftraggeber haben somit die Grundfreiheiten und das allgemeine Diskriminierungsverbot des AEUV auch in nicht harmonisierten Bereichen, z. B. bei geringen Auftragswerten, zu beachten.
Wann ist eine Vergabeverhandlung erlaubt?
Eine Nachverhandlung des Angebots ist bei öffentlichen Aufträgen in den allermeisten Fällen nicht erlaubt. Es gibt je nach Vergabeverfahren und Schwellenwerten aber Ausnahmen. Verhandelt werden darf auch, wenn z. B. das für (Neben-)Angebote auf Grundlage eines Leistungsprogramms notwendig ist. Ein Termin zur Klärung offener Fragen bezüglich der Vergabe ist jedoch immer gestattet.
Ob eine Nachverhandlung des Angebotes erlaubt ist, oder nicht, hängt grundsätzlich von folgenden Dingen ab:
- Schwellenwerten nach Bereichen: Die Schwellwerte sind nach Bereichen aufgeführt. Wenn Auftragssummen darunter liegen, spricht man vom „Unterschwellenbereich“, darüber vom “Oberschwellenbereich”. Im Oberschwellenbereich werden Vergaben streng nach EU-Vergaberecht abgehandelt und es ist keine Verhandlung erlaubt, im Unterschwellenbereich können Verhandlungsverfahren aber durchaus vereinbart werden.
- Vereinbarung in der Ausschreibung: Die Verhandlungsverfahren (falls erlaubt) müssen explizit so ausgeschrieben bzw. vereinbart werden.
- Art des Vergabeverfahrens: Bei einer freihändigen Vergabe und privaten Auftragsvergaben, die nicht in das Vergaberecht fallen, darf nach Belieben verhandelt werden.
Weiterführende Informationen zur Verhandlungsverfahren in Deutschland und Österreich:
>> Informationen der Regierung zum Verhandlungsverfahren in Deutschland
>> Informationen der WKO zu Verhandlungsverfahren in Österreich
>> Informationen der WKO zu den Schwellenwerten und der Berechnung des geschätzten Auftragswerts
Dokumentationspflicht der Vergabe nach § 20 VOB/A
Ein besonders wichtiger Punkt ist außerdem in § 20 der VOB/A zu finden: Die Dokumentations- und Informationspflicht zum Vergabeverfahren. Demnach ist eine zeitnahe Dokumentation des gesamten Verfahrens – ein Vergabeprotokoll nach VOB – verpflichtend zu führen.
Die Dokumentation muss laut VOB so erfolgen, „dass die einzelnen Stufen des Verfahrens, die einzelnen Maßnahmen, die maßgebenden Feststellungen sowie die Begründung der einzelnen Entscheidungen in Textform festgehalten werden“.
Und auch wenn es nicht explizit in der VOB festgehalten ist: eventuelle Vergabeverhandlungen gehören ebenfalls ausreichend dokumentiert, um später noch einmal nachlesen zu können und für Beweissicherheit zu sorgen. Zu beidem aber gleich noch mehr.
Warum ein Vergabeprotokoll nach VOB erfolgsentscheidend ist
Das VOB-Vergabeprotokoll ist jenes Dokument, das eindeutig und nachvollziehbar den Vergabeprozess darstellt. Kommt es später zu Streitigkeiten rund um den Leistungsumfang, die verlangte Vergütung oder sonstige Details, die bereits in der Planungsphase des Projekts festgelegt wurden, lohnt sich immer ein Blick ins Vergabeprotokoll.
Wer auf dieses Protokoll verzichtet, verletzt nicht nur die Regelungen der VOB/A, sondern legt sich auch selbst Steine in den Weg. Wie wollen Sie schließlich ohne dieses Protokoll einwandfrei nachweisen, dass die Vergabe an einen bestimmten Bauunternehmer wirklich rechtens war? Nur mit einem Vergabeprotokoll sind Sie also auf der sicheren Seite.
Das muss ins Vergabeprotokoll: Muster nach VOB
Ein Blick in die VOB/A (§ 20) reicht, um ganz genau zu wissen, was im Vergabeprotokoll stehen muss. In Anlehnung an die dortigen Vorschriften hier eine Zusammenfassung:
Wesentlich ist dabei, die Vergleichsangebote der Auftragnehmer umfassend aufzulisten, inklusive Name, Datum, Leistungsbeschreibung und Auftragssumme. So sorgen Sie für Transparenz, da Sie nachweisen können, sich objektiv für das wirtschaftlichste Angebot entschieden zu haben.
Ihr Vergabeprotokoll-Muster nach VOB zum Download
Sie suchen ein schnelles Vergabeprotokoll-Muster nach VOB-Kriterien, damit Sie beim Dokumentieren der Vergabe nichts vergessen? Wir haben Ihnen ein solches Muster zusammengestellt, das Sie sich gleich im Anschluss herunterladen können. Damit ist die Vergabe der Bauleistungen für Ihre Projekte rechtssicher festgehalten.
Zusätzlich zum Muster Vergabeprotokoll nach VOB/A finden Sie im Download weitere wertvolle Hinweise und gesetzliche Richtlinien für Ihre Vergabedokumentation, sowie eine Vorlage für ein Vergabeverhandlungsprotokoll (siehe folgender Absatz).
Hinweis für Österreich: Sind können sich am Muster nach VOB/A orientieren. Wir empfehlen ihnen zusätzlich die Ressourcen der WKO zu nutzen. Die WKO bietet Informationen zu den aktuellen Schwellenwerten, Informationen zu den Vergabearten, sowie Informationen zum Vergaberecht inklusive verschiedener Vegabefibeln.
Warum braucht es das Vergabeverhandlungsprotokoll?
Ein wichtiger Schritt für private (und in den bereits genannten Fällen auch öffentliche) Auftraggeber ist außerdem die Vergabeverhandlung. Diese erfolgt meist mit mehreren Baufirmen, die ein vielversprechendes Angebot abgegeben haben. So holen Sie als Bauleiter das Beste aus Ihrem Projektbudget heraus.
Zudem finden zu den öffentlichen Vergaben sehr häufig klärende Vergabegespräche statt – die jedoch den vereinbarten Leistungsumfang höchstens noch genauer definieren und nicht verändern.
Sich all die Dinge, die dort besprochen und abgestimmt wurden, nur zu merken, ist allerdings keine Lösung. Schließlich geht es hier meist um grundlegende Fragen zum Leistungsverzeichnis, der Vergütung etc. – allesamt Themen, die besonders oft rechtliche Auseinandersetzungen zur Folge haben.
Deshalb sollte auch die Vergabeverhandlung schriftlich festgehalten werden, in Form eines Vergabeverhandlungsprotokolls. Darin wird das Gespräch aufgezeichnet, damit Sie als Projektleiter später nachvollziehen können, was vereinbart wurde, und eine Entscheidungsgrundlage haben, falls die Verhandlung mit mehreren potenziellen Baupartnern stattfindet.
TIPP: In BauMaster können Sie bei einzelnen Protokollpunkten auch Sprachaufnahmen hinterlegen. Führen Sie Verhandlungsgespräche persönlich vor Ort, klicken Sie einfach auf “Sprachaufnahme”. Mit Sprachaufnahmen sind Sie auf der sicheren Seite, da diese nicht wie Protokolle von anderen Parteien auf Korrektheit überprüft werden müssen.
Wie sollte ein Vergabeverhandlungsprotokoll aufgebaut sein?
Ein Vergabeverhandlungsprotokoll ist im Grunde wie ein Baubesprechungsprotokoll aufgebaut, jedoch nehmen die Verhandlungsdetails weit mehr Raum ein als bei der Gesprächsaufzeichnung für einen Jour fixe.
Das Ziel soll sein, dass mithilfe des Vergabeverhandlungsprotokolls der Inhalt der Verhandlung später jederzeit einwandfrei nachvollzogen werden kann. Dazu notieren Sie am besten in Tabellenform alle Änderungen zum ursprünglichen Angebot (falls zutreffend) und legen alle relevanten Unterlagen bei. Datum und Unterschrift sichern die Rechtsgültigkeit des Dokuments.
TIPP: Protokolle können in BauMaster vor Ort von beiden Parteien digital unterzeichnet werden (digitale Unterschrift).
Muster für das Vergabeverhandlungsprotokoll
Für den Aufbau des Vergabeverhandlungsprotokolls können Sie sich im Grunde an unsere Besprechungsprotokoll-Vorlage halten. Dennoch haben wir Ihnen im Download zum Vergabeprotokoll-Muster auch eine Vorlage für ein Vergabeverhandlungsprotokoll hinzugefügt. Damit haben Sie in einem Download alle wichtigen Ressourcen rund um die Vergabe beisammen:
Intelligentere Vergabe- und Verhandlungsprotokolle
Die beiden Vergabeprotokoll-Muster nach VOB-Richtlinien, die wir Ihnen hier zur Verfügung stellen, sind ein schneller Einstieg ins digitale Bauen und vereinfachen Ihnen die Erstellung Ihrer Baustellenprotokolle. Aber warum nicht gleich richtig durchstarten?
Einfache, strukturierte und rechtssichere Bauprotokolle sind nämlich eine der großen Stärken von BauMaster. Die Baustellendokumentation mit unserer Software zu erstellen, bedeutet,
Praktische Vorlagen und Muster, die Sie einmalig nach Ihren Vorstellungen anpassen und dann schnell und einfach kopieren, machen das Befüllen der Protokolle zur Nebensache, sodass der Kopf frei bleibt für die wirklich wichtigen Themen. Und wenn es einmal zu Auseinandersetzungen kommt, haben Sie die rechtssicheren Beweise in Sekundenschnelle zur Hand – selbst, wenn bereits Jahre vergangen sind.
Sparen Sie sich daher die umständliche Handarbeit mit Word- und Excelvorlagen und setzen Sie jetzt auf schnelles, einfaches und lückenloses Protokollieren.
>> BauMaster als Bauprotokoll-Software
Gut abgesichert dank Vergabe- und Vergabeverhandlungsprotokoll
Wer schon bei der Vergabe sauber dokumentiert und ein lückenloses Vergabeprotokoll nach VOB sowie ggf. ein Vergabeverhandlungsprotokoll erstellt, sichert sich also viele Vorteile. Die Protokolle dienen als Gedankenstütze, als rechtssichere Unterlage nach VOB-Vorgabe und als Beweis im Falle von gerichtlichen Auseinandersetzungen.
Grund genug, sich in Ruhe damit auseinanderzusetzen und ein durchdachtes Muster zu erstellen – oder gleich auf eine komplett digitale Protokollierung umzusteigen. So sichern Sie sich als Projektleiter umfassend ab und sparen zusätzlich wertvolle Arbeitszeit.
