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Vergabeverhandlungsprotokoll & Vergabeprotokoll: Was Sie wissen müssen

Die Vergabe ist ein entscheidender Punkt im Bauprojekt. Hier fällt schließlich die Entscheidung, wer überhaupt am Projekt beteiligt sein wird – was großen Einfluss auf den Erfolg haben kann. Aus diesem Grund müssen alle Informationen, die aus der Vergabe hervorgehen, sehr gut dokumentiert sein. Denn Sie werden später noch oft darauf zurückgreifen. Dazu dient einerseits das Vergabeprotokoll, andererseits das Vergabeverhandlungsprotokoll.

Da diese beiden Dokumente so wichtig sind, haben wir Ihnen je ein Muster für ein Vergabeprotokoll und ein Vergabeverhandlungsprotokoll, zusammen mit vielen ergänzenden Informationen und Links, in einer „Downlaod-Sammlung zur Vergabe“ zusammengestellt. Hier gelangen Sie direkt zum Download.

Grundlagen zum Vergabeverfahren und der Vergabeverhandlung

Grundsätzlich muss bei jedem Bauprojekt eine Vergabe stattfinden, doch bei öffentlichen Projekten ist sie rechtlich besonders genau geregelt, um unlauteren Wettbewerb zu vermeiden und ein faires Vergabeverfahren zu sichern.

Die Regeln zum öffentlichen Vergabeverfahren sind in Deutschland in der VOB detailhaft beschrieben – das Regelwerk heißt nicht umsonst „Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen“. Der gesamte Teil A der VOB beschäftigt sich mit diesem wichtigen Thema.

Vergabe in Österreich

In Österreich bestehen zwei Regelwerke für die Ausschreibung und Vergabe von Bauleistungen:

  • ÖNORM A 2050: Diese kommt vor allem bei Bauaufträgen privater Natur zum Tragen.
  • Bundesvergabegesetz (BVergG): Dieses Gesetz gilt für die Auftragsvergabe der öffentlichen Hand, mit insgesamt 11 verschiedenen Vergabeverfahren.
Vergabeverhandlungsprotokoll Regelwerke Vergabe
Regelwerke der Vergabe in Deutschland und Österreich

Die Details würden hier den Rahmen sprengen, doch wir wollen Ihnen zum Einstieg einen Kurzabriss zur Vergabe nach VOB liefern, bevor es an das Protokoll dazu geht.

Grundsätze der Vergabe lt. VOB/A

Wesentlich für die Vergabe, und für eine eventuelle Vergabeverhandlung, sind vor allem die Grundsätze aus §2 der VOB/A. Kurz zusammengefasst:

  • Die Vergabe muss transparent und fair sein. Es darf kein Unternehmen diskriminiert werden – stattdessen zählen Expertise, Leistungsfähigkeit, Zuverlässigkeit und ein angemessener Preis, heute immer öfter auch Nachhaltigkeit.
  • Die Vertraulichkeit aller Informationen muss gewahrt werden.
  • Einem Vergabeverfahren muss ein echtes Bauprojekt zugrunde liegen. Es ist nicht erlaubt, die aktuellen Marktbedingungen für ein fiktives Projekt auszuforschen. Zudem darf die Ausschreibung erst erfolgen, wenn die Vergabeunterlagen fertig sind und das Projekt in den Startlöchern steht.
  • Die ganzjährige Bautätigkeit soll möglichst gefördert werden.
Vergabeverhandlungsprotokoll Grundsätze VOB/A
Die Grundsätze der Vergabe nach VOB/A

Vergabearten lt. VOB/A

Die VOB/A teilt Bauaufträge grundsätzlich einmal in allgemeine Bauaufträge und ausschließlich öffentliche Aufträge ein. Handelt es sich um einen öffentlichen Auftraggeber, unterscheidet die VOB nochmals genauer:

  • nationale Vergabe – solange eine bestimmte Grenze beim Auftragswert nicht überschritten wird
  • EU-weite Vergabe – verpflichtend, sobald der von der EU bestimmte Schwellenwert erreicht wird
  • verteidigungs- und sicherheitsspezifische Baumaßnahmen

Je nachdem, um welche Art von Bauauftrag es sich handelt, kommen verschiedene Vergabearten zum Tragen. Hier haben die Schwellenwerte der EU-Regelung Einfluss darauf, welche Vergabearten überhaupt zum Einsatz kommen dürfen. Für die häufigsten VOB-Projekte – öffentliche Projekte mit nationaler Vergabe – kann beispielsweise zwischen den folgenden Arten gewählt werden:

  • Öffentliche Ausschreibung: Die förmlichste Variante der Vergabe – es erfolgt eine öffentliche Aufforderung zur Angebotseinreichung, dabei dürfen uneingeschränkt viele Baufirmen ihr Angebot legen.
  • Beschränkte Ausschreibung mit Teilnahmewettbewerb: Beim Teilnahmewettbewerb werden vorher die objektiven Kriterien für die Bewerber veröffentlicht. Nach diesen Kriterien werden die eingegangenen Teilnahmeanträge geprüft. Anschließend wählt der Auftraggeber die Unternehmen aus, die ein Angebot einreichen dürfen.
  • Beschränkte Ausschreibung ohne Teilnahmewettbewerb: Ohne Teilnahmewettbewerb wählt der Auftraggeber mehrere Unternehmen aus (üblicherweise mindestens 3) und fordert diese zur Einreichung eines Angebots auf.
  • Freihändige Vergabe: Die freihändige Vergabe ist ein vereinfachtes und beschleunigtes Vergabeverfahren, allerdings nur in besonderen Fällen zulässig – etwa dann, wenn die Leistung sehr dringlich ist, der Geheimhaltung unterliegt oder z. B. aufgrund von Patentschutz ohnehin nur eine Firma in Frage kommt.
Vergabeverhandlungsprotokoll Arten
Bei öffentlichen Projekten mit nationaler Vergabe kann zwischen diesen Vergabearten gewählt werden

Besonderheiten bei der öffentlichen Vergabe

Neben den Regelungen der VOB/A gibt es bei öffentlichen Ausschreibungen andere Regelwerke und Gesetze, die Sie einhalten müssen. Darunter fällt in Deutschland das UVgO bzw. das Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen und in Österreich das Bundesvergabegesetz.

Folgende Dinge sind in Deutschland neben der VOB/A zu beachten:

Folgende Punkte müssen in Österreich bei der öffentliche Ausschreibung lt. § 19 und § 187 BVergG (inkl. aller Verordungen zum BVergG) gesetzlich sichergestellt werden:

  • freier und lauterer Wettbewerb
  • Gleichbehandlung aller Bieter und Bewerber
  • Beachtung der Grundfreiheiten und des gemeinschaftsrechtlichen Diskriminierungsverbots
  • Transparenzgebot
  • Vergabe an geeignete Unternehmen
  • Vergabe zu angemessenen Preisen
  • Absicht des Auftraggebers, die Leistung tatsächlich zu vergeben
  • Vertraulichkeit
  • Umweltgerechtheit der Leistung
  • die Möglichkeit der Berücksichtigung sozialer Belange

Rechtliche Rahmenbedingungen der öffentlichen Vergabe im EU-Gesetz

Grundprinzipien der öffentlichen Auftragsvergabe finden sich im AEUV, ergänzt durch eine Anzahl von Richtlinien. Die wichtigsten Artikel aus dem AEUV über die öffentliche Auftragsvergabe sind:

  • Art 18 (Nichtdiskriminierung aufgrund der Nationalität)
  • Art 34-36 (Beseitigung der mengenmäßigen Beschränkungen und Maßnahmen gleicher Wirkung)
  • Art 49 ff (Niederlassungsrecht in einem anderen Mitgliedstaat)
  • Art 56 ff (Freier Dienstleistungsverkehr)

Diese Rechtsgrundlagen kommen bei einem grenzüberschreitenden Bezug unabhängig vom Auftragswert immer zur Anwendung. Das heißt, anders als in den Vergaberichtlinien, sowohl unter- als auch oberhalb der genannten EU-Schwellenwerte.

Öffentliche Auftraggeber haben somit die Grundfreiheiten und das allgemeine Diskriminierungsverbot des AEUV auch in nicht harmonisierten Bereichen, z. B. bei geringen Auftragswerten, zu beachten.

Wann ist eine Vergabeverhandlung erlaubt?

Eine Nachverhandlung des Angebots ist bei öffentlichen Aufträgen in den allermeisten Fällen nicht erlaubt. Es gibt je nach Vergabeverfahren und Schwellenwerten aber Ausnahmen. Verhandelt werden darf auch, wenn z. B. das für (Neben-)Angebote auf Grundlage eines Leistungsprogramms notwendig ist. Ein Termin zur Klärung offener Fragen bezüglich der Vergabe ist jedoch immer gestattet.

Ob eine Nachverhandlung des Angebotes erlaubt ist, oder nicht, hängt grundsätzlich von folgenden Dingen ab:

  • Schwellenwerten nach Bereichen: Die Schwellwerte sind nach Bereichen aufgeführt. Wenn Auftragssummen darunter liegen, spricht man vom „Unterschwellenbereich“, darüber vom “Oberschwellenbereich”. Im Oberschwellenbereich werden Vergaben streng nach EU-Vergaberecht abgehandelt und es ist keine Verhandlung erlaubt, im Unterschwellenbereich können Verhandlungsverfahren aber durchaus vereinbart werden.
  • Vereinbarung in der Ausschreibung: Die Verhandlungsverfahren (falls erlaubt) müssen explizit so ausgeschrieben bzw. vereinbart werden.
  • Art des Vergabeverfahrens: Bei einer freihändigen Vergabe und privaten Auftragsvergaben, die nicht in das Vergaberecht fallen, darf nach Belieben verhandelt werden.
Vergabeverhandlungsprotokoll Schwellenwerte
Die Schwellenwerte bei der Vergabe in Deutschland und Österreich

Dokumentationspflicht der Vergabe nach § 20 VOB/A

Ein besonders wichtiger Punkt ist außerdem in § 20 der VOB/A zu finden: Die Dokumentations- und Informationspflicht zum Vergabeverfahren. Demnach ist eine zeitnahe Dokumentation des gesamten Verfahrens – ein Vergabeprotokoll nach VOB – verpflichtend zu führen.

Die Dokumentation muss laut VOB so erfolgen, „dass die einzelnen Stufen des Verfahrens, die einzelnen Maßnahmen, die maßgebenden Feststellungen sowie die Begründung der einzelnen Entscheidungen in Textform festgehalten werden“.

Und auch wenn es nicht explizit in der VOB festgehalten ist: eventuelle Vergabeverhandlungen gehören ebenfalls ausreichend dokumentiert, um später noch einmal nachlesen zu können und für Beweissicherheit zu sorgen. Zu beidem aber gleich noch mehr.

Warum ein Vergabeprotokoll nach VOB erfolgsentscheidend ist

Das VOB-Vergabeprotokoll ist jenes Dokument, das eindeutig und nachvollziehbar den Vergabeprozess darstellt. Kommt es später zu Streitigkeiten rund um den Leistungsumfang, die verlangte Vergütung oder sonstige Details, die bereits in der Planungsphase des Projekts festgelegt wurden, lohnt sich immer ein Blick ins Vergabeprotokoll.

Wer auf dieses Protokoll verzichtet, verletzt nicht nur die Regelungen der VOB/A, sondern legt sich auch selbst Steine in den Weg. Wie wollen Sie schließlich ohne dieses Protokoll einwandfrei nachweisen, dass die Vergabe an einen bestimmten Bauunternehmer wirklich rechtens war? Nur mit einem Vergabeprotokoll sind Sie also auf der sicheren Seite.

Das muss ins Vergabeprotokoll: Muster nach VOB

Ein Blick in die VOB/A (§ 20) reicht, um ganz genau zu wissen, was im Vergabeprotokoll stehen muss. In Anlehnung an die dortigen Vorschriften hier eine Zusammenfassung:

  • Projektbezeichnung sowie Name und Anschrift des Auftraggebers
  • Details zur Leistung: Art, Umfang, Wert
  • berücksichtigte Angebote und Gründe für deren Auswahl bzw. nicht berücksichtigte Angebote und Gründe für deren Ablehnung
  • der ausgewählte Auftragnehmer inkl. Begründung der Wahl
  • bei Beschränkter Ausschreibung ohne Teilnahmewettbewerb oder Freihändiger Vergabe: Gründe für die Wahl dieses Verfahrens
  • Anteil der beabsichtigten Weitergabe an Nachunternehmen
  • Gründe, warum der Auftraggeber auf die Vergabe eines Auftrags verzichtet hat
  • Ort, Datum und Unterschrift

Wesentlich ist dabei, die Vergleichsangebote der Auftragnehmer umfassend aufzulisten, inklusive Name, Datum, Leistungsbeschreibung und Auftragssumme. So sorgen Sie für Transparenz, da Sie nachweisen können, sich objektiv für das wirtschaftlichste Angebot entschieden zu haben.

Vergabeprotokoll Muster
Digitales Vergabeprotokoll Muster mit BauMaster

Ihr Vergabeprotokoll-Muster nach VOB zum Download

Sie suchen ein schnelles Vergabeprotokoll-Muster nach VOB-Kriterien, damit Sie beim Dokumentieren der Vergabe nichts vergessen? Wir haben Ihnen ein solches Muster zusammengestellt, das Sie sich gleich im Anschluss herunterladen können. Damit ist die Vergabe der Bauleistungen für Ihre Projekte rechtssicher festgehalten.

Zusätzlich zum Muster Vergabeprotokoll nach VOB/A finden Sie im Download weitere wertvolle Hinweise und gesetzliche Richtlinien für Ihre Vergabedokumentation, sowie eine Vorlage für ein Vergabeverhandlungsprotokoll (siehe folgender Absatz).

Warum braucht es das Vergabeverhandlungsprotokoll?

Ein wichtiger Schritt für private (und in den bereits genannten Fällen auch öffentliche) Auftraggeber ist außerdem die Vergabeverhandlung. Diese erfolgt meist mit mehreren Baufirmen, die ein vielversprechendes Angebot abgegeben haben. So holen Sie als Bauleiter das Beste aus Ihrem Projektbudget heraus.

Zudem finden zu den öffentlichen Vergaben sehr häufig klärende Vergabegespräche statt – die jedoch den vereinbarten Leistungsumfang höchstens noch genauer definieren und nicht verändern.

Sich all die Dinge, die dort besprochen und abgestimmt wurden, nur zu merken, ist allerdings keine Lösung. Schließlich geht es hier meist um grundlegende Fragen zum Leistungsverzeichnis, der Vergütung etc. – allesamt Themen, die besonders oft rechtliche Auseinandersetzungen zur Folge haben.

Deshalb sollte auch die Vergabeverhandlung schriftlich festgehalten werden, in Form eines Vergabeverhandlungsprotokolls. Darin wird das Gespräch aufgezeichnet, damit Sie als Projektleiter später nachvollziehen können, was vereinbart wurde, und eine Entscheidungsgrundlage haben, falls die Verhandlung mit mehreren potenziellen Baupartnern stattfindet.

Vergabeverhandlungsprotokoll Muster BauMaster
Digitales Vergabeverhandlungsprotokoll Muster von BauMaster

Wie sollte ein Vergabeverhandlungsprotokoll aufgebaut sein?

Ein Vergabeverhandlungsprotokoll ist im Grunde wie ein Baubesprechungsprotokoll aufgebaut, jedoch nehmen die Verhandlungsdetails weit mehr Raum ein als bei der Gesprächsaufzeichnung für einen Jour fixe.

Das Ziel soll sein, dass mithilfe des Vergabeverhandlungsprotokolls der Inhalt der Verhandlung später jederzeit einwandfrei nachvollzogen werden kann. Dazu notieren Sie am besten in Tabellenform alle Änderungen zum ursprünglichen Angebot (falls zutreffend) und legen alle relevanten Unterlagen bei. Datum und Unterschrift sichern die Rechtsgültigkeit des Dokuments.

Muster für das Vergabeverhandlungsprotokoll

Für den Aufbau des Vergabeverhandlungsprotokolls können Sie sich im Grunde an unsere Besprechungsprotokoll-Vorlage halten. Dennoch haben wir Ihnen im Download zum Vergabeprotokoll-Muster auch eine Vorlage für ein Vergabeverhandlungsprotokoll hinzugefügt. Damit haben Sie in einem Download alle wichtigen Ressourcen rund um die Vergabe beisammen:

Intelligentere Vergabe- und Verhandlungsprotokolle

Die beiden Vergabeprotokoll-Muster nach VOB-Richtlinien, die wir Ihnen hier zur Verfügung stellen, sind ein schneller Einstieg ins digitale Bauen und vereinfachen Ihnen die Erstellung Ihrer Baustellenprotokolle. Aber warum nicht gleich richtig durchstarten?

Einfache, strukturierte und rechtssichere Bauprotokolle sind nämlich eine der großen Stärken von BauMaster. Die Baustellendokumentation mit unserer Software zu erstellen, bedeutet,

  • sämtliche Unterlagen übersichtlich an einem Ort zu sammeln,
  • lästige Doppelarbeit einzusparen,
  • volle Transparenz zu garantieren
  • und jederzeit/überall das gesamte Projekt verfügbar zu haben.

Praktische Vorlagen und Muster, die Sie einmalig nach Ihren Vorstellungen anpassen und dann schnell und einfach kopieren, machen das Befüllen der Protokolle zur Nebensache, sodass der Kopf frei bleibt für die wirklich wichtigen Themen. Und wenn es einmal zu Auseinandersetzungen kommt, haben Sie die rechtssicheren Beweise in Sekundenschnelle zur Hand – selbst, wenn bereits Jahre vergangen sind.

Sparen Sie sich daher die umständliche Handarbeit mit Word- und Excelvorlagen und setzen Sie jetzt auf schnelles, einfaches und lückenloses Protokollieren.

>> BauMaster als Bauprotokoll-Software

Gut abgesichert dank Vergabe- und Vergabeverhandlungsprotokoll

Wer schon bei der Vergabe sauber dokumentiert und ein lückenloses Vergabeprotokoll nach VOB sowie ggf. ein Vergabeverhandlungsprotokoll erstellt, sichert sich also viele Vorteile. Die Protokolle dienen als Gedankenstütze, als rechtssichere Unterlage nach VOB-Vorgabe und als Beweis im Falle von gerichtlichen Auseinandersetzungen.

Grund genug, sich in Ruhe damit auseinanderzusetzen und ein durchdachtes Muster zu erstellen – oder gleich auf eine komplett digitale Protokollierung umzusteigen. So sichern Sie sich als Projektleiter umfassend ab und sparen zusätzlich wertvolle Arbeitszeit.

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