Baustellendokumentation: die wohl wichtigste Aufgabe am Bau

Aufzeichnungen zur tagtäglichen Arbeit auf der Baustelle sind die Basis für einen geordneten Bauablauf und eine gute Zusammenarbeit. Nahezu keiner Aufgabe auf der Baustelle kommt daher mehr Wichtigkeit zu als der Dokumentation. Erfahren Sie hier, wie effiziente Baustellendokumentation funktioniert: Wir klären, was dokumentiert werden muss, wie eine Baustellendoku aussieht und welche Stolperfallen Sie überwinden müssen!

Die Grundlagen: Was ist eine Baustellendokumentation?

Die Baustellendokumentation ist vor allem eines: wichtig. Entscheidungen, Absprachen, durchgeführte Leistungen, entdeckte Mängel und andere wesentliche Ereignisse – was nicht schriftlich festgehalten wird, kann später nicht mehr zweifelsfrei nachgewiesen werden.

Eine gute Baustellendokumentation sorgt dafür, dass jederzeit genau rekonstruiert werden kann, wie ein Sachverhalt genau abgelaufen ist. Dies geschieht z. B. mithilfe von Bautagebüchern, Tagesberichten, Besprechungs-/Begehungsprotokollen etc. – je umfassender und strukturierter, desto besser.

Warum ist Baustellendokumentation so wichtig?

Eine umfangreiche Baustellendoku ist besonders dann wertvoll, wenn es zu Streitigkeiten nach Bauabschluss kommt. Auch Jahre später treten bei vielen Bauvorhaben noch versteckte Baumängel zutage, für die dann natürlich niemand mehr zuständig sein möchte. Schlimmstenfalls landen diese Auseinandersetzungen vor Gericht.

baustellendokumentation
Deshalb ist Baustellendokumentation so wichtig

Mit einer guten Beweissicherung ist es oft möglich, einen Gerichtsprozess von vornherein zu vermeiden, da einfach ersichtlich ist, wer die Schuld an entstandenen Schäden und Mängeln trägt. Aber auch wenn das nicht mehr möglich ist, können Sie Ihre Unterlagen zumindest nutzen, um darzulegen, dass Sie selbst einwandfrei gearbeitet haben.

Würden Sie auf die Dokumentation verzichten, stünde hingegen Aussage gegen Aussage. Das Resultat sind häufig langwierige, zermürbende Prozesse, die schlussendlich viel mehr Zeit kosten, als Sie für die eigentliche Dokumentation gebraucht hätten. Das Fazit: Baustellendokumentation ist zwar lästig, aber absolut notwendig!

Ist die Baustellendokumentation verpflichtend?

Ob eine Dokumentationspflicht besteht, hängt davon ab, welche Regelwerke Sie für den Bauvertrag vereinbart haben und in welcher Rolle Sie sich am Bau beteiligen. Die allgemeinen bürgerlichen Gesetzbücher schreiben prinzipiell keine Dokumentationspflicht vor.

Für Architekten, Bauleiter und Ingenieure, die der HOAI unterliegen, ist eine Baustellendoku, z.B. in Form eines Bautagebuchs oder Baubuchs, hingegen verpflichtend. Dabei ist frei wählbar, ob digital oder auf Papier dokumentiert wird. Verpflichtend ist die Dokumentation außerdem, wenn Ihrem Bauvertrag die ÖNORM B 2110 zugrunde liegt. Die Form können Sie wieder selbst bestimmen.

Baustellendoku
Mit digitaler Baustellendoku rechtlich auf der sicheren Seite

Wie funktioniert die Baustellendokumentation?

Damit eine Baustellendokumentation tatsächlich hilfreich ist, muss sie lückenlos geführt werden. Dafür haben sich bestimmte Dokumentationsformen speziell für das Baugewerbe etabliert. Wir klären nun, was genau unbedingt dokumentiert werden muss und wie die Dokumentation in der Regel erfolgt.

Was muss auf der Baustelle dokumentiert werden?

Grundsätzlich gilt: Je größer das Projekt, desto mehr Daten sind nötig. Aber auch für eine kleine Baustelle ist die Dokumentation nicht zu verachten. Vor Mängeln und Schäden ist schließlich niemand gefeit. Folgende Informationen sollten Sie in Ihrer Baustellendokumentation festhalten:

  • allgemeine Projekt-Informationen, z. B.:
    • Auftraggeber, beteiligte Firmen & Arbeitskräfte
    • Objektbezeichnung und Adresse
    • Beschreibung der auszuführenden Baumaßnahmen
  • Start- und Abschlusstermin für jede einzelne Leistung
  • Besprechungen und Vereinbarungen
  • verwendete Bauteile und Materialien
  • Leistungsfortschritt, Unterbrechungen oder Verzögerungen samt Gründen
  • Prüfungen und Messungen
  • Witterungsverhältnisse (Temperatur, Wind, Niederschlag etc.)
  • besondere Ereignisse, die den Bau beeinflussen

Wie erfolgt die Baustellendoku?

Für Bauherr und Bauleitung ist ein Bautagebuch sinnvoll, welches das gesamte Baugeschehen für den jeweiligen Arbeitstag festhält. Wie der Name bereits sagt, ist es täglich zu führen und sollte möglichst viele wichtige Details beinhalten, z. B. Witterung, anwesende Personen, Fortschritte, Geräte, Material und alle besonderen Vorkommnisse.

Ähnlich dazu gestaltet sich der Bautagesbericht, der von allen Handwerkern geführt werden sollte. Auch darin sollten Umstände wie Temperatur, Wetter, Arbeitskräfte, Geräte und Besprechungen aufscheinen. Im Gegensatz zum Bautagebuch landen im Tagesbericht jedoch nur die eigenen Leistungen. Es dient also als Nachweis, welche Bauleistungen bereits ausgeführt worden sind.

Baustellendokumentation direkt auf der Baustelle
Baustellendoku direkt auf der Baustelle spart wertvolle Zeit!

Bautagebuch und Bautagesbericht sind prinzipiell zur täglichen Bestandsaufnahme gedacht. Besprechungen, Ergebnisse von Begehungen oder Übergaben sollten hingegen bei Bedarf in Form von Protokollen angelegt werden:

  • Das Begehungsprotokoll wird bei allen Begehungen der Baustelle angefertigt, z. B. zur Beweissicherung bei Mängeln. Diese kann nur von der Projektleitung oder auch von mehreren Beteiligten durchgeführt werden.
  • Baubesprechungsprotokolle dienen dazu, wichtige Absprachen und Vereinbarungen festzuhalten, die in Baubesprechungen getätigt werden. Sie sollten anschließend an alle Parteien ergehen, auch jene, die nicht anwesend sein konnten.
  • Ein Bauabnahmeprotokoll ist bei Abschluss einer Bauleistung sinnvoll. Bei einer gemeinsamen Begehung werden der fertige Zustand begutachtet und eventuelle Mängel aufgenommen. Bei späteren Gewährleistungsansprüchen sind Sie damit auf der sicheren Seite.
Baustellendokumentation mit BauMaster
Saubere Baustellendokumentation mit BauMaster

Weitere wichtige Dokumente

Neben Tagebüchern und Protokollen sollten Sie auch alle anderen wichtigen Schreiben und Dokumente, die mit der Baustelle zu tun haben, in einer geordneten Struktur sammeln. Dafür bietet sich entweder ein gut durchdachter Bauordner oder gleich eine digitale Bauakte an. Unbedingt gesammelt werden sollten zum Beispiel:

  • behördliche Dokumente, Gutachten etc.
  • Pläne & Skizzen
  • Verträge
  • Schriftverkehr
  • Zeitpläne
  • To-do-Listen
  • Rechnungen
Baustellendokumentation
Gesamte Baustellendokumentation an einem Ort griffbereit

Vorsicht bei der Baustellendokumentation: Beispiele für Stolperfallen

Fachgerecht zu dokumentieren, ist nicht immer einfach. Damit Sie nicht in typische Stolperfallen geraten und Ihre Dokumentation einer gründlichen Prüfung standhält, liefern wir Ihnen hier für die Baustellendokumentation einige Beispiele, die gerne für Probleme sorgen.

Es wird zu wenig Zeit für die Baustellendoku eingeplant

Der Klassiker auf der Baustelle sind Zeitprobleme. Im Tagesgeschäft kommen stets neue Aufgaben dazu, die erledigt werden wollen, wobei die Dokumentationsarbeit gerne auf der Strecke bleibt. Vergessen Sie dabei nie: Im Moment mögen die Aufzeichnungen zwar zeitraubend und lästig erscheinen, später jedoch werden Sie froh darüber sein.

Das gilt vor allem dann, wenn Sie Gewährleistungsansprüche geltend machen wollen oder selbst mit Baumängeln konfrontiert werden. Nehmen Sie sich also unbedingt genügend Zeit, alle wesentlichen Tatsachen festzuhalten. Wir garantieren Ihnen, dass Sie diesen Aufwand nicht bereuen werden!

Die Dokumentation wird nur bei Bedarf erstellt

Mit einem ähnlichen Problem sind Sie konfrontiert, wenn Sie die Dokumentation nicht zeitnah vornehmen. Direkt auf der Baustelle haben Sie alle Details noch im Kopf – abends erinnern Sie sich wahrscheinlich noch an das Wichtigste, aber Tage später sind mit Sicherheit Informationen verloren gegangen.

Noch kritischer wird es, wenn Sie die Aufzeichnungen gar erst auf Rückfragen anderer Bauteilnehmer hin erstellen. Einen Sachverhalt zu rekonstruieren, der bereits Wochen oder Monate zurückliegt, ist fast unmöglich. Denken Sie also lieber täglich daran!

Händisches Führen von Unterlagen

Das erste Problem von händischen Unterlagen liegt bereits in der Lesbarkeit. Handschriften sind oft nicht leicht zu entziffern und die fehlende Struktur macht eine spätere Auswertung schwierig. Aber auch, wenn Sie akribisch genau strukturierte Unterlagen führen: die händische Dokumentation kostet viel Zeit, die in anderen Aufgaben besser investiert wäre.

Digitalisierung wurde in der Baubranche lange etwas stiefmütterlich behandelt – doch eine Baustellendokumentation mit Software oder Baustellen-Doku-App bietet enormes Potenzial:

  • Sie legen Notizen direkt auf der Baustelle mithilfe von Smartphone oder Tablet an.
  • Nötige Fotos lassen sich ebenfalls sofort anhängen.
  • Alles wird an einem zentralen Ort gesammelt und ist leicht auffindbar.
  • Fortlaufende Protokolle und To-do-Listen sorgen dafür, dass nichts untergeht.
  • Vorlagen für Dokumente ermöglichen eine gleichbleibende Struktur für die spätere Auswertung.
  • Informationen können jederzeit mit betreffenden Gewerken geteilt werden.
Baustellendoku Vorteil 1
Baustellendoku Vorteil 2
Baustellendoku Vorteil 3
Baustellendoku Vorteil 4
Baustellendoku Vorteil 5
Baustellendoku Vorteil 6

Kein einheitliches System

Ein grundlegendes Kriterium für eine effiziente Baustellendoku ist Ordnung. Ohne strukturiertes System herrscht Chaos in den Unterlagen – wichtige Dokumente müssen dann stundenlang gesucht werden. Im schlimmsten Fall gehen sie sogar gänzlich unter.

Achten Sie also darauf, von Anfang an eine einheitliche Struktur einzuhalten, die sich vom ersten bis zum letzten Dokument durchzieht. Nur so gehen Sie sicher, dass Sie bei Rückfragen nicht lange suchen müssen und Sie alles Jahre später noch auffinden. Auch andere Baubeteiligte werden für diese Sorgfalt dankbar sein.

Fehlende, ungenaue oder falsche Informationen

In eine gute Baustellendoku gehören konkrete Informationen, die einen Sachverhalt umfassend beschreiben. Zu allgemeine oder ungenaue Beschreibungen haben darin absolut nichts verloren. Eine Floskel wie „Behinderung durch den AG“ für eine Verzögerung sagt beispielsweise nichts aus.

Erst wenn Sie den genauen Grund angeben, warum nicht weitergearbeitet werden konnte, sind Sie auf der sicheren Seite. Dieser kann zum Beispiel lauten: „Der Auftraggeber hat kurzfristig das zu verbauende Material von X auf Y geändert, dieses hat eine längere Lieferzeit.“

Eine weitere häufige Stolperfalle sind Fehler, die durch Copy-Paste aus vorhergehenden Dokumenten entstanden sind. Lesen Sie daher immer noch einmal genau nach, ob Sie alle Daten und Angaben auf den aktuellen Stand gebracht haben!

Nicht alle Beteiligten führen eine Dokumentation

Ihre eigene Dokumentation ist bereits digitalisiert und Sie führen diese akribisch genau jeden Tag? Sehr gut, aber leider ist es damit noch nicht ganz getan. Wenn Sie auf der Baustelle mit Partnern zusammenarbeiten, müssen diese ebenfalls Wert auf die Dokumentation legen.

Wenn Sie nur selbst darauf achten, haben Sie leider nur die Hälfte der Arbeit beweissicher aufgezeichnet. Sprechen Sie sich also mit anderen Beteiligten ab und vereinbaren Sie bestenfalls eine gemeinsame Vorgehensweise – etwa eine gemeinsame Baustellen-Doku-App, die von allen genutzt wird. Am Ende profitieren schließlich alle von einer guten Beweislage.

Baustellendokumentation mit Software von BauMaster

Wir von BauMaster kennen die tägliche Hektik am Bau nur zu gut. Deswegen liegt es uns am Herzen, mit unserer Bausoftware eine schnelle und praktikable Lösung zu bieten, mit der Sie viele der vorher genannten Stolperfallen umgehen können. Eine Baustellendokumentation mit Software soll Ihnen schließlich den Arbeitsalltag erleichtern, statt noch mehr Komplexität hineinzubringen.

Baustellendokumentation
Baustellendokumentation muss nicht lästig sein!

Mit einigen wenigen Schritten kommen Sie bei BauMaster zum Ziel:

  1. Erfassung direkt auf der Baustelle Für BauMaster brauchen Sie nur ein mobiles Endgerät, z. B. Handy oder Tablet. Direkt vor Ort erstellen Sie darauf Notizen, Fotos, Sprachaufnahmen und mehr. Diesen hängen Sie gleich passende Pläne an, erstellen Planmarker und Skizzen und speichern diese ab.
  2. PDF generieren & versenden Aus Ihrem gerade erstellten Dokument wird mit wenigen Klicks ein PDF, welches Sie direkt aus der App an alle Beteiligten versenden können. Kommunikation in Echtzeit statt langwierigem E-Mail-Verkehr!
  3. Später wieder darauf zugreifen Es treten später Fragen, Probleme oder Streitigkeiten auf? Dank einer zentralen und systematischen Datenablage finden Sie Informationen innerhalb kürzester Zeit wieder und können von überall aus darauf zugreifen. Unordentliche, überall verteilte Zettelwirtschaft ist damit passé.
Baustellendokumentation

Eine gute Baustellendokumentation macht den Unterschied

Schlussendlich kommen wir zum Fazit: Wer sauber, sorgfältig und lückenlos dokumentiert, ist auf der Baustelle klar im Vorteil! Zeit, die Sie dafür aufwenden, erhalten Sie im besten Fall gleich um ein Vielfaches zurück, wenn Sie z. B. einen drohenden Rechtsstreit schon abwenden können, bevor er überhaupt begonnen hat. Mit modernen Methoden wie Baustellen-Doku-Apps können Sie den Aufwand zusätzlich auf ein absolutes Minimum reduzieren.

Eine gute, digitale Baustellendokumentation ist also jedenfalls eine Investition, die sich lohnt!

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