Projektmanagement im Architekturbüro: Wie eine Software den Arbeitsalltag erleichtert

Die klassische Entwurfs- und Planungsarbeit macht in vielen Architekturbüros heute nur noch einen Bruchteil des Tagesgeschäfts aus. Immer mehr Zeit fließt hingegen in das Projektmanagement der geplanten Bauvorhaben. Bauleitende Architekten stehen dabei vor zahlreichen spannenden Herausforderungen, die täglich gemeistert werden wollen.

Wir zeigen Ihnen hier die Besonderheiten beim Projektmanagement im Architekturbüro und geben Tipps, wie Sie sich den Architekten-Alltag mit digitaler Unterstützung einfacher machen.

Was unterscheidet Projektmanagement im Architekturbüro von anderen Branchen?

Egal, ob es um den Launch einer Website, eine Produkteinführung oder die Planung und Errichtung eines Bauwerks geht, Projektmanagement ist immer eine abwechslungsreiche Aufgabe. Und eines bleibt stets gleich: Ein Projektmanager muss Zeit, Kosten und Qualität im Blick behalten und bei begrenzten Ressourcen das bestmögliche Ziel erreichen.

projektmanagement-architekturbuero_projektmanagement-architektur

Umgelegt auf das Projektmanagement im Architekturbüro bedeutet das, ein Gebäude schnell, kostensparend und vor allem mängelfrei aufzustellen. Das Grundprinzip bleibt also dasselbe, doch einige zusätzliche Faktoren machen das Bauprojektmanagement zur besonders anspruchsvollen Disziplin:

Jedes Bauprojekt ist anders

Das Projektmanagement im Architekturbüro ist eine wunderbar vielseitige Arbeit. Die Baustellenumgebung, die Art des Bauwerks, das Budget, besondere Kundenwünsche, behördliche Vorschriften… Kein Bauvorhaben hat je dieselben Voraussetzungen, langweilig wird es nie. Das erfordert allerdings auch ein hohes Maß an Flexibilität, um jedes Projekt zielgerichtet abzuwickeln.

Dazu kommt: Je größer, komplexer und zahlreicher die Bauvorhaben sind, desto schwieriger wird die Koordination und Abstimmung. Dadurch steigt das Fehlerpotenzial und das Risiko für Baumängel. Das gilt nicht nur für die Baustelle selbst – im eigenen Büro muss die Zusammenarbeit ebenfalls funktionieren, um bei keinem Projekt den Überblick zu verlieren.

Unvorhersehbarer Baustellenalltag

Auf einer Baustelle müssen außerdem unzählige kleine Zahnräder ineinandergreifen, um das Projekt am Laufen zu halten. Zum Beispiel:

  • Alle Baufirmen müssen sich an den Zeitplan halten.
  • Neue Informationen müssen schnell weitergegeben werden.
  • Baumaterial muss rechtzeitig zur Verfügung stehen.
  • Notwendige Maschinen und Werkzeug müssen vorhanden sein.
  • Das Wetter und die Temperatur müssen mitspielen.

Diese Liste könnte problemlos noch weitergeführt werden. Gibt es irgendwo ein Problem, kann dieses eine Kettenreaktion an Verschiebungen auslösen, die den rechtzeitigen Bauabschluss gefährden. Sogar die sorgfältigste Planung schützt nicht immer davor.

Das Haftungsrisiko

Im Bauwesen stehen Auseinandersetzungen quasi auf der Tagesordnung – wenig verwunderlich, wenn man bedenkt, wie viele Firmen auf der Baustelle Hand in Hand arbeiten. Wenn alles gut geht, werden diese friedlich beigelegt. Doch sehr oft ist die Beweislage nicht klar, und die gegenseitigen Schuldzuweisungen landen vor Gericht. Je nach Projektgröße kann es dabei sogar um Millionen- oder Milliardenbeträge gehen.

Der Fachkräftemangel

In nahezu keiner Branche werden Fachkräfte so händeringend gesucht wie am Bau. Das bietet jungen und angehenden Architekten zwar großartige Berufschancen, bedeutet aber auch ständigen Stress, weil die Arbeit nie ein Ende nimmt. Späte Abende im Büro und ständige Überstunden an Wochenenden und Feiertagen sind im Bauwesen keine Seltenheit.

Verantwortung für Gesellschaft und Zukunft

Nicht nur in der Architektur – aber besonders dort – geht es um Fragen, welche die gesamte Gesellschaft und unsere Zukunft prägen:

  • Wie können Gebäude möglichst klimaneutral, energieeffizient und nachhaltig realisiert werden?
  • Wie bleiben die Städte der Zukunft trotz steigender Bevölkerungszahl ansprechend und lebenswert?
  • Welche Maßnahmen helfen dabei, bezahlbaren und sozial verträglichen Wohnraum zu schaffen?

Wie kann eine Software Architekten beim Projektmanagement unterstützen?

Wir haben es bereits erwähnt: Digitale Tools müssen das Projektmanagement im Architekturbüro sinnvoll unterstützen. Doch an welchen Stellen ist Digitalisierung nun sinnvoll? Im Anschluss einige Tipps, wo Sie am besten ansetzen:

Das gesamte Projekt in einer Plattform verwalten

Der erste Schritt, um die eigenen Projekte gezielter zu steuern, ist, alle Daten in einer zentralen Plattform zusammenzufassen – von der Planung bis zum Bauabschluss. So behalten Sie den Überblick und müssen nicht zwischen verschiedenen Softwares hin- und herspringen.

projektmanagement-architekturbuero_bauphasen
Projektmanagement mit BauMaster über alle Bauphasen

Tools wie ein digitaler Bauzeitenplan, übersichtliche To-do-Listen und die Eingabe von Mehr- und Minderkosten helfen bei der Verwaltung. Auf einen Blick werden Veränderungen und Probleme erkennbar, die Sie ansonsten vielleicht zu spät gesehen hätten.

Bessere Zusammenarbeit, auf der Baustelle und im eigenen Büro

Eine gute Software lässt außerdem alle Beteiligten gemeinsam darin arbeiten. Jeder kann dort direkt auf Informationen zugreifen, kommunizieren und Aufgaben erledigen. Die Kommunikationslücke zwischen verschiedenen Kanälen (Besprechungen, Anrufe, E-Mails, Textnachrichten etc.) entfällt.

Das ist besonders praktisch, wenn Sie als Architekten-Team an unterschiedlichen Bauvorhaben arbeiten. Mit einem gemeinsamen Tool behalten Ihre Kollegen ebenfalls den Überblick und können notfalls bei anderen Projekten jederzeit einspringen.

Schneller zur beweissicheren Baudokumentation

Um dem erhöhten Haftungsrisiko beim Projektmanagement im Architekturbüro entgegenzuwirken, ist die Projektdokumentation besonders wichtig. Doch gerade hier geht noch besonders viel Zeit verloren. Viele Architekten machen sich vor Ort Notizen oder sind mit Diktiergerät und Kamera unterwegs, um aus den Aufnahmen später in mühsamer Kleinstarbeit die Baudokumentation zu erstellen.

projektmanagement-architekturbuero_bausoftware-vorteile

Mit einer entsprechenden Software verlagern Sie diese Arbeit jedoch direkt auf die Baustelle. Über Ihr Smartphone oder Tablet erstellen Sie ganz einfach ansprechende und einheitliche Bautagebuch-Blätter, die fix-fertig in der digitalen Bauakte landen und keinerlei Nacharbeit mehr erfordern.

Mobiles Arbeiten per Cloud-Anbindung

Sie wollen unterwegs auf einen Plan zugreifen, den Sie gerade erst im Büro erstellt haben? Das gelingt ganz einfach, wenn Sie eine Software mit Cloud-Unterstützung nutzen. Egal, wo Sie sich gerade befinden, alle Daten Ihrer Bauprojekte haben Sie jederzeit zur Hand.

Vor dem nächsten Kundentermin noch einmal die wichtigsten Informationen durchgehen, währenddessen ein Detail nachschlagen oder von der Baustelle aus alles an Teammitglieder im Büro weitergeben: Das alles erledigen Sie blitzschnell, egal von welchem Ort aus.

projektmanagement-architekturbuero-zusammenarbeit
Zusammenarbeit auf der Baustelle

Ein kleiner, aber wichtiger Zusatzbonus: Nachhaltigeres Arbeiten

In punkto Zukunftsverantwortung ist eine Software ebenfalls der perfekte Begleiter für Architekten: Indem Sie digital arbeiten, sparen Sie eine Menge unnötiges Papier. Noch dazu reduzieren Sie Ihren CO2-Fußabdruck, denn eine App, die Ihre Daten immer und überall zugänglich macht, verhindert so einige unnötige Fahrten zwischen Baustelle und Büro.

Tipps für den Einstieg in die digitale Projektarbeit

Nachdem Sie nun wissen, wo das größte Potenzial verborgen liegt, muss die richtige Software gefunden, getestet und dann implementiert werden. Aber welche Funktionen muss sie unbedingt haben, und wie gelingt die Einführung des neuen Programms?

Checkliste: Das sollte ein Tool fürs Projektmanagement im Architekturbüro können

Damit Ihnen die Entscheidung leichter fällt, wollen wir Ihnen eine Checkliste an die Hand geben, mit welcher Sie das richtige Tool für sich finden. Diese Eigenschaften sollte eine gute Projektmanagement-Software für Architekten haben:

  • intuitives Design und schnelle, einfache Bedienung
  • zugeschnitten auf Ihre persönlichen Anforderungen (Unbedingt einen Praxistest durchführen!)
  • eine Gesamtlösung für alle benötigten Funktionen
  • Möglichkeit zum vernetzten Arbeiten mit allen Baubeteiligten
  • zeit- und ortsunabhängige Einsetzbarkeit (Cloud-Anbindung)
  • Verfügbarkeit als PC-Anwendung und als App auf dem Mobilgerät
  • Offline-Funktion, falls auf der Baustelle kein Internet vorhanden ist
projektmanagement-architekturbuero_baumaster

Einführung der neuen Software: So vereinfachen Sie den Start

Wenn Sie ein passendes Tool gefunden haben, geht es zuerst ans ausgiebige Testen. Denn erst in der Praxis zeigt sich, wie gut sich damit arbeiten lässt und ob das Team damit zurechtkommt. Finden Sie also heraus, wie sich die Software im Alltagstest schlägt.

Ist die Entscheidung gefallen, achten Sie auf einen sanften Einstieg in die neue Software. Holen Sie das gesamte Team mit an Bord, organisieren Sie interaktive Schulungen und erarbeiten Sie gemeinsam den neuen Workflow. Dazu am besten gleich einen Leitfaden erstellen, an den sich alle halten können.

Evaluieren Sie außerdem nach einer gewissen Zeit: Funktioniert alles wie gewünscht, sind alle zufrieden, wo besteht noch Verbesserungspotenzial?  Das alles mag auf den ersten Blick nach viel zusätzlichem Aufwand klingen. Doch ist die Einführungsphase einmal überstanden, wird die Arbeitserleichterung schon bald spürbar.

Fazit: Das Projektmanagement im Architekturbüro wird digital

Architekten haben einen wunderbaren Beruf gewählt, der mit viel Kreativität und Abwechslung, aber auch viel Stress verbunden ist. Das Projektmanagement im Architekturbüro ist zwar keine einfache Aufgabe – doch mit der richtigen digitalen Unterstützung gelingt es Ihnen stets, am Ball zu bleiben und das Beste aus Ihren Bauvorhaben herauszuholen.

Zum Schluss noch einmal die wichtigsten Herausforderungen auf einen Blick, und wie digitale Unterstützung dabei helfen kann:

Herausforderungen im Architekturbüro

Unvorhersehbare, komplexe und vielfältige Bauprojekte


Hohes Haftungsrisiko



Fachkräftemangel und steigender Zeitdruck


Zukunftsverantwortung und Nachhaltigkeit

So hilft eine Software

– zentrale Datenplattform
– einfache Verwaltung
– perfekter Überblick
– vernetzte Zusammenarbeit

– lückenlose, beweissichere Baudokumentation
– auch Jahre später sicher gespeichert
– alle Informationen auf Knopfdruck wieder finden

– zeit- und ortsunabhängiges Arbeiten
– weniger Dokumentationsaufwand
– weniger doppelte Arbeit

– papierloses Arbeiten
– reduzierter CO2-Verbrauch

Herausforderungen im ArchitekturbüroSo hilft eine Software
Unvorhersehbare, komplexe und vielfältige Bauprojekte



– zentrale Datenplattform
– einfache Verwaltung
– perfekter Überblick
– vernetzte Zusammenarbeit
Hohes Haftungsrisiko


– lückenlose, beweissichere Baudokumentation
– auch Jahre später sicher gespeichert
– alle Informationen auf Knopfdruck wieder finden
Fachkräftemangel und steigender Zeitdruck


– zeit- und ortsunabhängiges Arbeiten
– weniger Dokumentationsaufwand
– weniger doppelte Arbeit
Zukunftsverantwortung und Nachhaltigkeit

– papierloses Arbeiten
– reduzierter CO2-Verbrauch