Sie haben BauMaster gekauft bzw. spielen mit dem Gedanken, BauMaster in Ihrem Unternehmen einzuführen und möchten die nächsten Schritte nach dem Kauf wissen?
Wie Sie BauMaster in drei einfachen Schritten erfolgreich einführen inklusive einer Checkliste mit Antworten auf häufige Fragen erfahren Sie in diesem Beitrag.
Hilfreiche Tipps VOR Kaufentscheidung
Das größte Hindernis für den gesamten Prozesssind schwammige Zielvorgaben und ungenaue Formulierungen von Anforderungen. Je gründlicher dies diskutiert und v.a. schriftlich festgehalten wird, desto leichter fallen die nächsten Schritte. Treten interne Widerstände bei Mitarbeitern auf, finden Sie hier Tipps: Ratgeber “So überwinden Sie interne Widerstände”.
Bevor Sie loslegen, klären Sie folgende Fragen vorab im Team:
- Welche Probleme soll die neue Bausoftware lösen? Z.B. missverständliche und zeitverzögerte Kommunikation zwischen Projektbeteiligten. Wenn Sie nicht sicher sind, ob BauMaster die richtige Software für Ihr Problem ist, erhalten Sie im Ratgeber “Für Wen ist BauMaster nicht geeignet?” Antwort.
- Was soll nach der Einführung konkret besser sein? Z.B. jeder Beteiligte erhält alle relevanten Informationen in Echtzeit und beweissichere Baudokumentation.
- Wer soll damit hauptsächlich arbeiten und wer braucht evtl. auch noch einen Zugang? Z.B. Sekretärin oder andere Bauleiter?
- In welchem Zeitraum soll die Software einsatzbereit sein? Bei der Einführung einer Software eignet sich oft ein neues Projekt als guter Starttermin (Hinweis: BauMaster kann grundsätzlich in jeder Projektphase eingeführt werden).
- Welches Budget steht für Prozessoptimierungen zur Verfügung bzw. welche Einsparungen sind realisierbar? (Hier gelangen Sie zum Ersparnisrechner von BauMaster).
Viele wünschen sich eine Software, die alles kann, von der Planung, AVA über Buchhaltung und Lohnabrechnung bis zur Baustellenorganisation. Das lässt sich meistens sehr schwer realisieren, da es bei Anbietern Kernkompetenzen gibt. Komplett-Lösungen sind außerdem eher schwerfällig und überladen mit Funktionen, so dass die Nutzerfreundlichkeit dann zu wünschen übrig lässt.
Unsere Erfahrung zeigt: Finden Sie für jeden Bereich die optimalste Lösung und integrieren Sie die Arbeitsabläufe sinnvoll miteinander (z.B. durch Schnittstellen).
Das größte Problem in dieser Phase sind schwammige Zielvorgaben und ungenaue Formulierungen von Anforderungen. Je gründlicher dies diskutiert und v.a. schriftlich festgehalten wird, desto leichter fallen die nächsten Schritte.
So führen Sie BauMaster erfolgreich ein
Teilen Sie die Einführung von BauMaster in überschaubare Schritte ein. Das hilft allen Projektbeteiligten bei der zeitlichen und inhaltlichen Organisation und schafft von Anfang an wichtige Erfolgserlebnisse für die Mitarbeiter. Bei BauMaster schauen diese Schritte wie folgt aus:
1. Schritt: Verantwortlichen bestimmen und “Power-User” finden
Der Verantwortliche für die Einführung von BauMaster kann der Chef, IT-Leiter oder auch ein engagierter Bauleiter sein. Er organisiert die nächsten Schritte zur Einführung und bildet die Schnittstelle zwischen BauMaster und allen Anwendern. Er kann auch als Administrator des BauMaster-Accounts festgelegt werden.
In den meisten Fällen ist das gleichzeitig der sog. “Power- oder Key-User”. Solch ein Mitarbeiter ist sehr wertvoll, denn er ist technik-affin, engagiert, innovativ und möchte etwas bewegen. Sie haben das Potential, andere im Team zu begeistern und “mitzunehmen”. Er sollte unbedingt gefördert und gestärkt bzw. mit nötigen Kompetenzen ausgestattet werden.
Dauer: Verantwortlichen bestimmen bzw. Power- oder Key-User mit Kompetenzen versehen: Meistens schon bekannt bzw. wenige Minuten.
2. Schritt: Lizenzbedarf ermitteln
Jedes Architekturbüro oder Bauunternehmen ist anders aufgebaut und auch jede Baustelle ist anders. Aus diesem Grund gibt es verschiedene Lizenzvarianten von BauMaster – für jeden Bedarf genau das Richtige. Im nächsten Schritt geht es deshalb darum, festzulegen, welcher Mitarbeiter welchen Funktionsumfang, also welche Lizenz, benötigt.
TIPP: BauMaster bietet eine kostenlose Partner-Lizenz an! Eingeladene Mitarbeiter können ohne Zusatzkosten die Ihnen zugewiesenen Aufgaben abarbeiten, Kommentare hinterlassen und Fotos hinzufügen. So kommuniziert und dokumentiert das Team zentral über ein Plattform und spart sich viel Zeit und Nerven zur Verzögerungen und Missverständnisse.
Hier erfahren Sie alles über Teamwork mit BauMaster.
Dauer: Die Auswahl der Lizenzen dauert zwischen 10 und 40 Minuten.
Fragen zu den Funktionen und Lizenzvarianten?
Gerne helfen wir Ihnen bei der Auswahl der richtigen Lizenz für Sie und Ihre Mitarbeiter, denn BauMaster bietet für alle Baubeteiligten eine passende Lösung.
3. Schritt: Interne Organisation festlegen
3.1 Dokumentenablage
Einigen Sie sich auf eine einheitliche Dokumentenablage und einen Kommunikationskanal. BauMaster unterstützt Sie durch eine logische, vorgegebene Datenverwaltung innerhalb der Software! Die BauMaster-Cloud bietet den Vorteil, dass Sie in Echtzeit alle Informationen abrufen, ändern, hochladen oder herunterladen können. Zudem sind alle Protokolle, Berichte und Fotos automatisch im Projektraum gespeichert.
Die gesamte Kommunikation, sowie die Dokumentation werden in BauMaster nachvollziehbar abgebildet. Das bedeutet, alle Information laufen zentral in einer Plattform zusammen. Mehr Informationen zum Projektraum finden Sie hier: Digitale Bauakte von BauMaster.
3.2 Kommunikation
Bei der Kommunikation verhält es sich ähnlich: Je mehr unterschiedliche Kanäle Sie nutzen (WhatsApp, E-Mail, Telefon, mündliche Absprachen, Notizen auf Zetteln, Worddokumente usw.), desto unübersichtlicher wird die Informationsweitergabe. BauMaster zentralisiert nicht nur die Dokumentenablage, sondern auch die gesamte Kommunikation der Projektbeteiligten. Medienbrüche werden vermieden und wichtige Informationen um ein vielfaches schneller und vollständiger weitergeleitet.
TIPP: Wenn Sie BauMaster einführen, setzen Sie alle Mitarbeiter über die neue Organisation bei der Dokumentation und Kommunikation in Kenntnis. Das kann übrigens auch mit dem Auftraggeber bereits im Bauvertrag passieren. Damit vermeiden Sie zusätzlichen Aufwand, da die Organisation verpflichtend festgelegt wurde.
Dauer: Je nachdem wie groß das Unternehmen ist, dauert dieser Schritt ein paar Minuten bis zu einigen Team-Meetings.
Tipps für einen schnellen Start
- Führen Sie BauMaster stufenweise ein und beginnen Sie erst einmal mit einem Projekt oder einem Projektteam. Auch das Lizenzmodell von BauMaster bietet die Möglichkeit, erst einmal mit der Dokumentation zu beginnen (z.B. Light-Lizenz) und später das Baumanagement zu erweitern (Basic- und Pro-Lizenzen mit Funktionen für “Vernetztes Bauen“, Aufgabenübersicht und Bauzeitenplan).
- Lassen Sie jeden Mitarbeiter, der mit BauMaster arbeitet, an einer kostenlosen Einführungs-Schulung teilnehmen. In der Schulung erfahren Sie alles über den grundsätzlichen Aufbau von BauMaster und zahlreiche Tricks, damit Sie mit BauMaster sofort optimal arbeiten können.
- Fördern Sie einen “Key-User” als internen Fürsprecher und Unterstützer. Er kann andere Mitarbeiter motivieren und helfen, Widerstände bei der Einführung zu überwinden.
Der Einsatz von Softwarelösungen und Apps auf der Baustelle erweitert die digitale Kompetenz Ihrer Mitarbeiter. Sie qualifizieren Ihre Mitarbeiter für die Digitalisierung am Bau. Junge Mitarbeiter und Auszubildende schätzen Unternehmen, in denen sie verstärkt mit innovativen und digitalen Werkzeugen arbeiten können. Das erhöht die Zufriedenheit der Mitarbeiter und sichert Ihnen qualifizierten Nachwuchs!
Da zur endgültigen Einführung von BauMaster noch viele weitere Fragen auftauchen, haben wir eine Frage-Antworten-Checkliste für Sie zusammen gestellt. Diese ist für die IT-Abteilung, die Anwender und die Entscheider gleichermaßen von Interesse:
Mit BauMaster erwartet Sie
- eine zentrale Plattform für die gesamte Baudokumentation
- ein einheitlicher Kommunikationskanal zum DSGVO-konformen Austausch für alle Projektinformationen
- bis zu 50% weniger Zettelwirtschaft und Zeitaufwand beim täglichen Dokumentieren
- eine ordentliche und strukturierte Fotodokumentation
- mehr Zeit für wesentliche und wichtige Arbeiten
- erhöhte Zufriedenheit der Mitarbeiter durch mehr Teamwork und klare Abläufe
- verbesserte Qualität und zeitliche Sicherheit beim Abschluss Ihrer Bauprojekte
- perfekt organisiertes Bauen mit viel Freude und Erfolg aller Beteiligten
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