Der Tag, an dem ein Bauprojekt fertiggestellt und erfolgreich übergeben wird, ist ein freudiger. Denn der größte Brocken Ihrer Arbeit als Projektleiter ist nun erledigt und das Bauwerk kann endlich genutzt werden. Doch damit beginnt auch eine besonders kritische Zeit: die Gewährleistungsphase. Einfach darauf hoffen, dass nichts passiert? Keine gute Strategie – setzen Sie lieber auf ein gutes Gewährleistungsmanagement.
Worauf Sie in punkto Gewährleistung achten müssen und wie Sie möglichst stressfrei durch diese letzte Phase Ihres Projekts gelangen, erfahren Sie in diesem Ratgeber!
Eine Definition: Was ist Gewährleistungsmanagement?
Das Gewährleistungsmanagement ist eine Dienstleistung, die nach Bauabschluss und Abnahme beginnt. Sie sichert den Anspruch des Auftraggebers auf Mängelfreiheit, dies bis zum Ende der vertraglich geregelten Gewährleistungsfrist. Die wichtigste Aufgabe ist dementsprechend das Mängelmanagement.
Im Folgenden klären wir kurz die wichtigsten Fragen rund um das Gewährleistungsmanagement:
Was macht ein Gewährleistungsmanager?
Im Grunde geht es für einen Gewährleistungsmanager darum, den einwandfreien Zustand eines Bauwerks während des vereinbarten Zeitraums zu erhalten. Sollten Mängel auftreten, hat er die entsprechenden Maßnahmen zu koordinieren. Ein Gewährleistungsmanager hat dementsprechend folgende Aufgaben:
Als Gewährleistungsmanager werden oft externe, unabhängige Sachverständige eingesetzt, als Projektleiter oder Architekt können Sie die Aufgabe aber auch selbst übernehmen. Der Vorteil: Sie kennen das Projekt in- und auswendig und waren vom ersten Tag an dabei – Sie können also von Beginn an für ein ganzheitliches Konzept beim Umgang mit Mängeln sorgen. (Dazu später mehr.)
Was ist ein Gewährleistungsmangel am Bau?
Eine kurze Definition: Unter Gewährleistungsmangel versteht man im Bauwesen eine mangelhafte Bauleistung, die während der Gewährleistungsfrist sichtbar wird. „Mangelhaft“ bedeutet dabei, dass die Leistung nicht wie vertraglich vereinbart durchgeführt wurde oder nicht dem technischen Standard entspricht. Der Auftraggeber hat Anspruch auf Beseitigung des Baumangels – der verantwortliche Bauunternehmer muss nachbessern.
Nicht alle Baumängel sind automatisch Gewährleistungsmängel. Mit diesen Mängeln müssen Sie sich im Gewährleistungsmanagement NICHT auseinandersetzen:
Offensichtliche Mängel, die bei der Abnahme übersehen wurden, sind eine Streitfrage. Konnte der Bauherr oder dessen Vertreter mit dem eigenen Fachwissen diesen Mangel sofort erkennen (zum Beispiel ein gut sichtbarer Riss in der Wand) – dann hätte er diesen Mangel eigentlich sofort melden müssen. Er muss nun auf Kulanz durch den Bauunternehmer hoffen, denn offiziell steht ihm keine Nachbesserung mehr zu.
Passen Sie deshalb bei der Übernahme eines fertiggestellten Bauwerks sehr gut auf, und nehmen Sie sich auch Zeit für eine umfangreiche Fotodokumentation!
Wann beginnt und endet die Gewährleistung am Bau?
Die Gewährleistung beginnt immer mit der Abnahme einer Bauleistung. An welche Fristen Sie sich im Gewährleistungsmanagement halten müssen, hängt davon ab, welche Rechtsgrundlage für Ihren Bauvertrag vereinbart wurde. Die Standardfristen für Bauwerke – falls im Vertrag nichts anderes vereinbart wurde – sind die folgenden:
- BGB: 5 Jahre
- VOB: 4 Jahre
- ABGB & ÖNORM B 2110: 3 Jahre
Ausgenommen davon sind allerdings Mängel, die arglistig verschwiegen wurden – etwa, wenn die Baufirma bewusst minderwertiges Material verbaut hat, um Kosten zu sparen. Die Verjährungsfrist kann sich in solchen Fällen auf bis zu 30 Jahre verlängern.
Was Sie zur Dauer der Gewährleistung außerdem beachten sollten:
Teilabnahmen führen zu unterschiedlichen Fristen.
Bei Teilabnahmen ist besondere Vorsicht geboten: Es kann gut sein, dass für einzelne Bauleistungen unterschiedliche Fristen gelten, wenn diese früher abgenommen wurden. Führen Sie hier genaueste Aufzeichnungen, damit es zu keinen Streitigkeiten kommen kann.
Eine Mängelrüge unterbricht die laufende Gewährleistungsphase.
Haben Sie in der Gewährleistungsphase einen Mangel entdeckt und gerügt, hat das zur Folge, dass die Gewährleistungsfrist nach der Behebung neu zu laufen beginnt. Je nach Vertragsregelwerk ist der genaue Ablauf etwas anders:
– BGB: Neubeginn der ursprünglichen Frist
– VOB: 2 Jahre, jedoch mindestens bis zum ursprünglichen Fristende
– ABGB & ÖNORM B 2110: Neubeginn der Frist für die mangelhaften Teile-
Der Gewährleistungsmanagement-Prozess: Das passiert bei Mängeln
Kurz zusammengefasst hat jeder Auftraggeber also das Recht auf ein einwandfrei fertiggestelltes Bauwerk und im Zuge des Gewährleistungsmanagements wird dieses Recht durchgesetzt – bis zum Ende der vereinbarten Fristen. Wie genau sieht nun der Ablauf aus, wenn ein Gewährleistungsfall eintritt?
Im Grunde besteht der Prozess immer aus denselben Schritten:
- Baustelle begehen, Mängel begutachten, bewerten und sauber dokumentieren.
- Rechtskonforme (schriftliche!) Mängelrüge verfassen und an das zuständige Unternehmen versenden. Die Anzeige sollte eine klare und angemessene Beseitigungsfrist enthalten.
- Kontrollieren, ob der Mangel behoben wurde.
- Falls nicht: Unternehmen kontaktieren und Nachfrist setzen.
- Passiert weiterhin nichts: Selbst- bzw. Ersatzvornahme auf Kosten des Bauunternehmens.
- Dem Auftraggeber/Bauherrn über den aktuellen Status berichten.
Tipp: Ausführlichere Informationen zum Vorgehen im Falle eines Gewährleistungsmangels erhalten Sie in unseren Ratgebern zur Mängelrüge im Allgemeinen und zur Mängelanzeige nach VOB & ÖNORM.
Die Herausforderungen der Gewährleistungsphase …
Alle Fristen im Auge behalten, keinen Mangel übersehen, alle Beteiligten informiert halten und noch einiges mehr – die Aufgaben im Gewährleistungsmanagement am Bau sind vielfältig und anspruchsvoll. Viele Stolperfallen warten auf unvorsichtige Bauleiter und Architekten, die sich nicht gut auf diese letzte Phase im Projekt vorbereiten. Unter anderem:
Viele dieser Probleme resultieren daraus, dass nicht von Anfang an vorbeugende Maßnahmen getroffen wurden. Dies häufig aus Zeitmangel: Denn im täglichen Stress scheinen die kurzfristigen Probleme der Baustelle natürlich wichtiger als z. B. eine lückenlose Dokumentation und regelmäßige Mängelbegehungen.
Doch im Grunde verschieben Sie den Stress damit nur nach hinten – in den Gewährleistungszeitraum. Wer das verhindern möchte, sollte daher vorausschauend denken und das Mängelmanagement schon in der Planung berücksichtigen. Doch wie soll das gehen, mit ohnehin schon knappen Zeitreserven? Die Antwort lautet: digital.
… und eine einfache Lösung: Gewährleistungsmanagement mit BauMaster
Um schon in der Planung für die Zeit nach der Fertigstellung vorzusorgen, braucht es einen ganzheitlichen Ansatz: Ein Werkzeug, welches das gesamte Baustellenmanagement abbilden kann und Sie in jedem Teilbereich sinnvoll unterstützt.
Genau dafür wurde BauMaster konzipiert: Bauzeitenplan, Termine und Fristen, To-do-Listen, Dokumente, Nachrichten, Kontakte und alles, was Sie sonst noch für Ihre Projekte benötigen, liegt hier in einer zentralen, digitalen Plattform – übersichtlich, einfach zu verwalten und schnell wieder abrufbar.
So meistern Sie die zuvor genannten Herausforderungen:
Kurzum: Digitales Gewährleistungsmanagement am Bau bewahrt Ihnen den vollen Überblick, fördert die Zusammenarbeit und macht aus zeitfressenden Aufgaben Kleinigkeiten, die Sie ganz nebenbei erledigen können. Das erleichtert nicht nur Ihnen, sondern auch allen anderen Projektteilnehmern die Arbeit, wenn dann doch einmal Mängel auftreten.
Fazit: Keine Angst vor der Gewährleistungsphase!
Zum Abschluss sei gesagt: Das Gewährleistungsmanagement muss Ihnen kein Kopfzerbrechen bereiten. Vorausgesetzt, Sie machen sich rechtzeitig Gedanken und planen voraus, idealerweise mit der richtigen digitalen Unterstützung. Noch einmal die wichtigsten Kriterien für eine erfolgreiche Gewährleistungsphase für Sie zusammengefasst:
- Offene Mängel und Fristen übersichtlich (digital) verwalten und im Auge behalten.
- Vom ersten Tag an lückenlos dokumentieren, inklusive Fotos.
- Struktur und Ordnung in den Unterlagen schaffen.
- Doppelte Arbeitsschritte eliminieren, um Zeit zu sparen.
- Für gute Zusammenarbeit und Kommunikation sorgen, um Fehlern vorzubeugen.
