Gewährleistungsmanagement: So meistern Sie die letzte Bauphase

Der Tag, an dem ein Bauprojekt fertiggestellt und erfolgreich übergeben wird, ist ein freudiger. Denn der größte Brocken Ihrer Arbeit als Projektleiter ist nun erledigt und das Bauwerk kann endlich genutzt werden. Doch damit beginnt auch eine besonders kritische Zeit: die Gewährleistungsphase. Einfach darauf hoffen, dass nichts passiert? Keine gute Strategie – setzen Sie lieber auf ein gutes Gewährleistungsmanagement.

Worauf Sie in punkto Gewährleistung achten müssen und wie Sie möglichst stressfrei durch diese letzte Phase Ihres Projekts gelangen, erfahren Sie in diesem Ratgeber!

Eine Definition: Was ist Gewährleistungsmanagement?

Das Gewährleistungsmanagement ist eine Dienstleistung, die nach Bauabschluss und Abnahme beginnt. Sie sichert den Anspruch des Auftraggebers auf Mängelfreiheit, dies bis zum Ende der vertraglich geregelten Gewährleistungsfrist. Die wichtigste Aufgabe ist dementsprechend das Mängelmanagement.

Im Folgenden klären wir kurz die wichtigsten Fragen rund um das Gewährleistungsmanagement:

Was macht ein Gewährleistungsmanager?

Im Grunde geht es für einen Gewährleistungsmanager darum, den einwandfreien Zustand eines Bauwerks während des vereinbarten Zeitraums zu erhalten. Sollten Mängel auftreten, hat er die entsprechenden Maßnahmen zu koordinieren. Ein Gewährleistungsmanager hat dementsprechend folgende Aufgaben:

  • die Gewährleistungsfristen im Auge behalten
  • das Bauwerk bzw. einzelne Bauleistungen vor Ablauf der Fristen auf Mängel und Schäden überprüfen
  • etwaige Mängel genauestens dokumentieren und im Hinblick auf mögliche Folgeschäden bewerten
  • die Mängelbeseitigung koordinieren
  • beseitigte Mängel bzw. Nachbesserungen kontrollieren
  • den Auftraggeber regelmäßig zum aktuellen Status informieren
Aufgaben Mindmap

Was ist ein Gewährleistungsmangel am Bau?

Eine kurze Definition: Unter Gewährleistungsmangel versteht man im Bauwesen eine mangelhafte Bauleistung, die während der Gewährleistungsfrist sichtbar wird. „Mangelhaft“ bedeutet dabei, dass die Leistung nicht wie vertraglich vereinbart durchgeführt wurde oder nicht dem technischen Standard entspricht. Der Auftraggeber hat Anspruch auf Beseitigung des Baumangels – der verantwortliche Bauunternehmer muss nachbessern.

Nicht alle Baumängel sind automatisch Gewährleistungsmängel. Mit diesen Mängeln müssen Sie sich im Gewährleistungsmanagement NICHT auseinandersetzen:

  • Zum einen zählen alle Mängel, die bereits während der Bautätigkeiten erkannt werden, nicht dazu. Diese werden im Normalfall schon behoben, bevor das Bauprojekt abgeschlossen wird.
  • Zum anderen fallen selbst verursache Mängel, z. B. durch falsche Nutzung oder absichtliche Beschädigung, nicht darunter.
  • Üblicher Verschleiß, mit dem gerechnet werden muss, ist ebenfalls nicht durch die Gewährleistung gedeckt.
Gewährleistungsmanagement Ausnahmen

Passen Sie deshalb bei der Übernahme eines fertiggestellten Bauwerks sehr gut auf, und nehmen Sie sich auch Zeit für eine umfangreiche Fotodokumentation!

Wann beginnt und endet die Gewährleistung am Bau?

Die Gewährleistung beginnt immer mit der Abnahme einer Bauleistung. An welche Fristen Sie sich im Gewährleistungsmanagement halten müssen, hängt davon ab, welche Rechtsgrundlage für Ihren Bauvertrag vereinbart wurde. Die Standardfristen für Bauwerke – falls im Vertrag nichts anderes vereinbart wurde – sind die folgenden:

Ausgenommen davon sind allerdings Mängel, die arglistig verschwiegen wurden – etwa, wenn die Baufirma bewusst minderwertiges Material verbaut hat, um Kosten zu sparen. Die Verjährungsfrist kann sich in solchen Fällen auf bis zu 30 Jahre verlängern.

Der Gewährleistungsmanagement-Prozess: Das passiert bei Mängeln

Kurz zusammengefasst hat jeder Auftraggeber also das Recht auf ein einwandfrei fertiggestelltes Bauwerk und im Zuge des Gewährleistungsmanagements wird dieses Recht durchgesetzt – bis zum Ende der vereinbarten Fristen. Wie genau sieht nun der Ablauf aus, wenn ein Gewährleistungsfall eintritt?

Im Grunde besteht der Prozess immer aus denselben Schritten:

  1. Baustelle begehen, Mängel begutachten, bewerten und sauber dokumentieren.
  2. Rechtskonforme (schriftliche!) Mängelrüge verfassen und an das zuständige Unternehmen versenden. Die Anzeige sollte eine klare und angemessene Beseitigungsfrist enthalten.
  3. Kontrollieren, ob der Mangel behoben wurde.
  4. Falls nicht: Unternehmen kontaktieren und Nachfrist setzen.
  5. Passiert weiterhin nichts: Selbst- bzw. Ersatzvornahme auf Kosten des Bauunternehmens.
  6. Dem Auftraggeber/Bauherrn über den aktuellen Status berichten.
Gewährleistungsmanagement Ablauf

Die Herausforderungen der Gewährleistungsphase …

Alle Fristen im Auge behalten, keinen Mangel übersehen, alle Beteiligten informiert halten und noch einiges mehr – die Aufgaben im Gewährleistungsmanagement am Bau sind vielfältig und anspruchsvoll. Viele Stolperfallen warten auf unvorsichtige Bauleiter und Architekten, die sich nicht gut auf diese letzte Phase im Projekt vorbereiten. Unter anderem:

  • versäumte Fristen und Termine
  • kein Überblick über offene/erledigte Aufgaben
  • Streitigkeiten mit uneinsichtigen Baufirmen, bis hin zu Gerichtsprozessen
  • unordentliche, daher nicht zu gebrauchende Dokumentation
  • zeitraubendes Aufarbeiten von Mängeln, weit in den Feierabend hinein
  • fehlende (oder nicht mehr auffindbare) Beweise für einen Mangel

Viele dieser Probleme resultieren daraus, dass nicht von Anfang an vorbeugende Maßnahmen getroffen wurden. Dies häufig aus Zeitmangel: Denn im täglichen Stress scheinen die kurzfristigen Probleme der Baustelle natürlich wichtiger als z. B. eine lückenlose Dokumentation und regelmäßige Mängelbegehungen.

Doch im Grunde verschieben Sie den Stress damit nur nach hinten – in den Gewährleistungszeitraum. Wer das verhindern möchte, sollte daher vorausschauend denken und das Mängelmanagement schon in der Planung berücksichtigen. Doch wie soll das gehen, mit ohnehin schon knappen Zeitreserven? Die Antwort lautet: digital.

… und eine einfache Lösung: Gewährleistungsmanagement mit BauMaster

Um schon in der Planung für die Zeit nach der Fertigstellung vorzusorgen, braucht es einen ganzheitlichen Ansatz: Ein Werkzeug, welches das gesamte Baustellenmanagement abbilden kann und Sie in jedem Teilbereich sinnvoll unterstützt.

Genau dafür wurde BauMaster konzipiert: Bauzeitenplan, Termine und Fristen, To-do-Listen, Dokumente, Nachrichten, Kontakte und alles, was Sie sonst noch für Ihre Projekte benötigen, liegt hier in einer zentralen, digitalen Plattform – übersichtlich, einfach zu verwalten und schnell wieder abrufbar.

So meistern Sie die zuvor genannten Herausforderungen:

  • Verlässliches Aufgaben- und Terminmanagement: Je mehr Projekte Sie verwalten, desto mehr Fristen, Termine und Aufgaben dürfen Sie nicht vergessen. Der übersichtliche Aufbau macht es Ihnen sehr einfach, alles im Blick zu behalten – projektübergreifend. Sie wissen genau, was noch zu erledigen ist, und versäumte Gewährleistungsfristen gehören der Vergangenheit an.
  • Handfeste Beweise im Streitfall: Dank ordentlich abgelegter Fotos und lückenlosen Aufzeichnungen finden Sie sofort den Mangel, den Sie suchen, und können der Baufirma beweisen, dass sie unsauber gearbeitet hat.
  • Ordentliche Dokumentation: Dokumentenchaos gibt es hier nicht. Bautagebuch, Baustellenprotokolle und weitere Dokumente werden anhand von passenden Vorlagen erstellt, sind klar, verständlich und strukturiert.
  • Langfristig sichere Unterlagen: Ein Schaden tritt erst nach Jahren auf? Kein Problem – Ihre Daten liegen auf sicheren Servern gespeichert. Über die globale Stichwortsuche können Informationen schnell und unkompliziert wiedergefunden werden – egal, in welchem Dokument sie sich befinden.
  • Keine doppelte Arbeit: Einen Mangel erst handschriftlich zu notieren, später in eine Excelliste zu schreiben und mühsam die richtigen Fotos herauszusuchen ist nicht mehr zeitgemäß. In der App erledigen Sie das alles digital und in einem Schritt, noch während der Begehung.
  • Bessere Zusammenarbeit = weniger Mängel: BauMaster steht für vernetztes Bauen – die digitale Zusammenarbeit aller Baufirmen. Alle Beteiligten tauschen sich auf der Plattform aus und erhalten Informationen in Sekundenschnelle. Das reduziert automatisch das Risiko für Fehler, wodurch Sie als Projektleiter später weniger Gewährleistungsfälle bearbeiten müssen.

Kurzum: Digitales Gewährleistungsmanagement am Bau bewahrt Ihnen den vollen Überblick, fördert die Zusammenarbeit und macht aus zeitfressenden Aufgaben Kleinigkeiten, die Sie ganz nebenbei erledigen können. Das erleichtert nicht nur Ihnen, sondern auch allen anderen Projektteilnehmern die Arbeit, wenn dann doch einmal Mängel auftreten.

Fazit: Keine Angst vor der Gewährleistungsphase!

Zum Abschluss sei gesagt: Das Gewährleistungsmanagement muss Ihnen kein Kopfzerbrechen bereiten. Vorausgesetzt, Sie machen sich rechtzeitig Gedanken und planen voraus, idealerweise mit der richtigen digitalen Unterstützung. Noch einmal die wichtigsten Kriterien für eine erfolgreiche Gewährleistungsphase für Sie zusammengefasst:

  • Offene Mängel und Fristen übersichtlich (digital) verwalten und im Auge behalten.
  • Vom ersten Tag an lückenlos dokumentieren, inklusive Fotos.
  • Struktur und Ordnung in den Unterlagen schaffen.
  • Doppelte Arbeitsschritte eliminieren, um Zeit zu sparen.
  • Für gute Zusammenarbeit und Kommunikation sorgen, um Fehlern vorzubeugen.