Einen möglichst störungsfreien Baustellenablauf zu gewährleisten, ist das erklärte Ziel jedes Bau- und Projektleiters. Das klingt erst einmal nicht schwierig, ist in der Praxis aber alles andere als einfach zu erreichen. Daher schadet es nicht, sich einmal mit den wichtigsten Fragen rund um den Bauablauf zu beschäftigen: Was ist damit genau gemeint, was sind die wichtigsten Aufgaben des Bauleiters und welche Werkzeuge helfen dabei?
Außerdem haben wir einige Tipps für Sie parat, wie Sie dafür sorgen, dass auf Ihren Baustellen alles perfekt ineinandergreift. Sie wollen mehr erfahren? Dann lesen Sie gleich weiter!
Definition: Was versteht man unter Bauablauf?
Der Begriff Bauablauf (auch Baustellenablauf oder Baufortschritt) umfasst sämtliche Projektphasen innerhalb der Bauausführung eines Bauvorhabens – also alle Arbeitsschritte, die der tatsächlichen Errichtung des Bauwerkes dienen.
Streng genommen fällt also nicht das gesamte Bauvorhaben unter den Bauablauf. Dazu ist ein Blick auf die Bauphasen hilfreich: Grob besteht jedes Bauprojekt aus drei Phasen, die je nach Größe des Projekts unterschiedlich lange andauern. Der Baustellenablauf erstreckt sich bis zu einem gewissen Grad über alle drei Phasen:
- Bauplanung: Im ersten Schritt wird das Bauwerk entworfen und geplant. Anschließend folgen die Baugenehmigung, Ausschreibung und Vergabe der Gewerke, was den eigentlichen Start des Bauablaufs bedeutet.
- Bauausführung: Als Bauausführung wird die Herstellung des Bauwerks bezeichnet. Sie beginnt mit der Baustelleneinrichtung und endet mit dem Abschluss der Bauarbeiten. Die gesamte Bauausführung ist Teil des Bauablaufs.
- Bauabnahme: Direkt nach Fertigstellung aller Arbeiten folgt die Bauabnahme durch die Bauleitung oder den Bauherrn. Mit der Abnahme endet der Bauablauf. Anschließend kann das Bauwerk genutzt werden und die Gewährleistungsfrist für eventuelle Baumängel beginnt
Alle Bauphasen greifen ineinander
In der Praxis ist es üblich, dass sich die Bauphasen überschneiden. Beispielsweise beginnt die Bauausführung meist, bevor die Planung vollständig abgeschlossen ist. So lässt sich die ohnehin schon knappe Zeit besser nutzen. Genauso beginnt die Gewährleistungsfrist für einzelne Gebäudeteile oft bereits nach deren Fertigstellung, bevor das Gesamtprojekt beendet ist.
Als Bau- und Projektleiter ist es Teil Ihrer Aufgaben, diese Überschneidungen im Blick zu behalten.
Wichtigste Aufgaben der Bauleitung im Baustellenablauf
Die Aufgaben im Zuge der Bauleitung können unterschiedlich ausfallen: je nachdem, um welche Art von Bauprojekt es sich handelt und wer die Position des Bauleiters innehat. Beispielsweise hat ein öffentlich bestellter Bauleiter ein größeres Verantwortungsgebiet als ein Generalunternehmer, der sich für einen privaten Bauherrn um die Errichtung eines Einfamilienhauses kümmert.
Egal welches Bauprojekt Sie realisieren – im Wesentlichen geht es im Baustellenablauf immer um…
Koordination der Gewerke
Wer ist wann auf der Baustelle, wann wird welche Leistung durchgeführt, wo genau stehen wir gerade und wer braucht noch Informationen? Diese Fragen – und noch viele mehr – müssen Sie als Bauleiter beantworten können. Je besser alle Beteiligten aufeinander abgestimmt zusammenarbeiten, desto schneller und problemloser gelingt der gesamte Bauablauf.
Bauüberwachung
Wenn es keine gesonderte Bauaufsicht gibt, dann ist die zweite wichtige Aufgabe, den Baufortschritt im Auge zu behalten und die ordnungsgemäße Durchführung aller Leistungen zu überwachen. So stellen Sie sicher, dass das Bauwerk den qualitativen Anforderungen entspricht, und beugen späteren Mehrkosten durch fehlerhafte Ausführung vor.
Lückenlose Baudokumentation
Die letzte wichtige Aufgabe hilft Ihnen zwar meist nicht direkt dabei, Probleme im Baustellenablauf zu vermeiden, ist aber ungemein wichtig, wenn nicht alles reibungslos funktioniert. Denn mit einer Baudokumentation können Sie den Bauablauf jederzeit genau rekonstruieren. So sehen Sie sich später nicht unvorbereitet mit Mängelmeldungen und Schadenersatzansprüchen konfrontiert.
Der genaue Aufgabenbereich des Bauleiters ist üblicherweise vertraglich geregelt. In vielen Fällen gibt es außerdem gesetzliche Verordnungen, etwa für bauleitende Architekten und Ingenieure. Alle wichtigen Informationen zu deren Pflichten finden Sie in unserem Ratgeber zur HOAI.
Koordination, Bauüberwachung und Dokumentation – nur wer diese drei Bereiche optimal im Griff hat, kann Komplikationen, Verzögerungen und Streitigkeiten weitgehend verhindern. Dazu muss dem Bauvorhaben allerdings ein durchdachtes Projektmanagement zugrunde liegen. Dieses erfordert nicht nur ein gutes Organisationstalent seitens des Bauleiters, sondern auch die richtigen Werkzeuge.
Das Werkzeug für den Baustellenablauf: Der Bauzeitenplan
Nachdem die Vorbereitungen für ein neues Bauprojekt getroffen wurden, muss der gesamte Bauablauf akribisch geplant, koordiniert und regelmäßig überwacht werden. Das gelingt am besten mit einem Bauzeitenplan: Darin werden alle Leistungen in zeitlicher Reihenfolge aufgelistet und deren Abhängigkeiten dargestellt.
Dieses hilfreiche Planungswerkzeug für die Bauleitung soll sicherstellen, dass der zeitliche Rahmen des Bauprojektes eingehalten wird. Es dient außerdem als Übersicht für Baubeteiligte und als Unterstützung der Bauüberwachung. Wie das Dokument genau aussieht, ist dem Bauleiter selbst überlassen. Nachstehend finden Sie die bekanntesten Varianten:
Wählen Sie die Gestaltung jedenfalls nach Ihren Anforderungen: Ein Netzplan mag zwar viele Informationen bieten, doch für ein einfaches Einfamilienhaus sind Zeit und Kosten an anderer Stelle besser investiert. Auf der anderen Seite bringt Ihnen ein Balkendiagramm nur wenig Unterstützung, wenn Sie damit ein komplexes, mehrstufiges Bauprojekt ausreichend abbilden möchten.
Mehr Informationen zu diesem äußerst nützlichen Werkzeug erhalten Sie in unserem Ratgeber zum Bauzeitenplan.
Tipps für einen reibungslosen Bauablauf
Als Bauleiter liegt die Verantwortung für einen möglichst reibungslosen Baustellenablauf hauptsächlich bei Ihnen. Äußere Einflüsse wie das Wetter können Sie zwar nicht ändern, dafür lässt sich an anderen Stellen das Risiko für Verzögerungen stark reduzieren. Einige Tipps zur Vermeidung von typischen Fallstricken auf der Baustelle finden Sie hier zusammengefasst.
Genügend Zeitreserven einplanen
Dieser Punkt mag offensichtlich erscheinen, doch viele Bauprojekte scheitern trotzdem an fehlenden zeitlichen Reserven. Denn Ihr Zeitplan kann noch so ausgetüftelt sein – es kann (und wird) immer etwas dazwischenkommen.
Wenn Sie beispielsweise ein besonders regnerisches und kaltes Jahr erwischen, ein Handwerker kurzfristig abspringt oder ein unvorhergesehenes Ereignis – wie z. B. erst kürzlich die COVID-19-Pandemie – die Lieferketten beeinträchtigt, wird es schwierig, die gesetzten Fristen einzuhalten. Denken Sie also immer daran, Zeitpuffer einzuberechnen. Bestenfalls ist so viel Puffer vorhanden, dass sich durch einzelne Schwierigkeiten die Gesamtfrist nicht verschiebt.
Regelmäßigkeit bei der Überwachung des Baufortschritts
Für einen koordinierten Baustellenablauf müssen Sie den Baufortschritt durchgehend im Auge behalten. Regelmäßige Besuche auf der Baustelle und zeitnahe Kontrollen von fertiggestellten Leistungen gehören selbstverständlich dazu. Können Sie einmal nicht selbst vor Ort sein, sollte ein verantwortungsvoller Stellvertreter übernehmen.
Ein Bauzeitplan ist außerdem nur hilfreich, wenn er ständig geprüft und angepasst wird. Es ist keine Seltenheit, dass er sich im Verlauf des Bauvorhabens immer wieder ändert – schließlich muss auf äußere Einflüsse wie Wetter, Lieferschwierigkeiten eines Herstellers, kurzzeitigen Personalmangel oder ähnliches reagiert werden.
Wert auf gute Kommunikation legen
Kommunikation ist die Grundlage für gutes Projektmanagement, das gilt besonders für das Bauwesen. Bauprojektleiter sollten für eine gute Kommunikation und Zusammenarbeit auf der Baustelle sorgen. Achten Sie also darauf, dass alle Ihre Partner auf der Baustelle über den aktuellen Stand im Bilde sind und genau wissen, was als Nächstes zu tun ist.
Die digitale Kommunikation über eine Baumanagement Software ist dafür sehr hilfreich, da alle Absprachen gespeichert werden und später nachgelesen werden können. Aber auch die persönliche Kommunikation sollten Sie nicht unterschätzen. In einem Vier-Augen-Gespräch lassen sich Probleme besser ansprechen und Unklarheiten sofort ausräumen.
Tipp: Vergessen Sie nicht, alle Baubesprechungen im Baubesprechungsprotokoll festzuhalten, am besten noch direkt vor Ort. Leiten Sie das Protokoll umgehend an alle Teilnehmer und Betroffenen weiter für einen reibungslosen Kommunikationsfluss.
Keine Lücken in der Dokumentation lassen
Neben den Projektsteuerungstools ist eine hilfreiche Baudokumentations-App das wichtigste Instrument, um einen geordneten Ablauf auf der Baustelle sicherzustellen. Auch wenn Sie gerade unzählige andere Dinge zu tun haben – trotzdem sind Sie gut damit beraten, genügend Zeit in eine saubere Dokumentation zu investieren. Denn wer lückenlos dokumentiert, profitiert gleich auf mehrere Arten:
Ein weiteres Plus: Sollte es im Nachhinein zu einem Rechtsstreit kommen, ist die Beweislage ganz klar gesichert. Dies hält eventuelle Verfahren kurz und sichert Sie gegen unrechtmäßige Ansprüche ab.
Digitale Hilfsmittel nutzen
Die wenigsten Bauleiter haben heute den Luxus, ein Projekt ohne Zeitdruck abschließen zu können. Im Gegenteil – mit gestiegenen Anforderungen und immer knapperen Deadlines wird es zunehmend unmöglich, mit herkömmlichen Methoden im Zeitrahmen zu bleiben.
Damit organisatorische Tätigkeiten möglichst wenig wertvolle Arbeitsstunden beanspruchen, sind also neue, digitale Lösungen nötig. Beispielsweise gibt es zahlreiche praktische Baustellen-Apps, die den gesamten Baustellenablauf effizienter gestalten – von der Zeiterfassung übers Fahrtenbuch bis hin zu Wetterwarnungen.
Mit einer Bauprojektmanagement-Software wie BauMaster verbinden Sie außerdem Organisation, Kommunikation und Dokumentation auf der Baustelle an einem zentralen Ort: Ihrem Smartphone oder Tablet. Damit steuern Sie Ihre Baustellen künftig jederzeit und überall, und haben alle Dokumente in Ihrer Hosentasche dabei.
Moderne Bauleiter erstellen damit außerdem ganz schnell und einfach ihren digitalen Bauzeitplan:
✓ Protokolleinträge, Aufgaben und Termine übertragen sich von selbst in den Plan.
✓ Nach Wunsch zeigen Sie ihn als Liste oder Gantt-Diagramm an.
✓ Mit der praktischen Such- und Filterfunktion finden Sie schnell die gewünschte Information.
✓ Der Plan kann anschließend als PDF ausgedruckt oder per E-Mail versandt werden.
Störungen im Bauablauf
Eine Störung im Bauablauf liegt dann vor, wenn eine vertraglich vereinbarte Leistung nicht nach Plan fertiggestellt werden kann. Im schlimmsten Fall führt sie dazu, dass sich das gesamte Bauvorhaben nach hinten verschiebt oder gar gestoppt werden muss. Vertragsstrafen, Schadenersatzforderungen und damit verbundene Gerichtsprozesse sind nicht selten die (teure) Folge. Nachstehend beschäftigen wir uns mit häufigen Ursachen solcher Störungen und wie Sie im Ernstfall reagieren sollten.
Ursachen für Störungen
Die Ursachen für eine Störung des Bauablaufs sind vielfältig, und werden üblicherweise von einer der folgenden drei Parteien ausgelöst:
Doch egal welche Ursache eine Störung hat – in jedem Fall ist es wichtig, so früh und schnell wie möglich gegenzusteuern. Eine schnelle Reaktion bringt das Projekt wieder auf Schiene, sodass Sie vielleicht doch noch den ursprünglichen Zeitplan einhalten können.
Was tun, wenn es zu einer Störung kommt?
Ohne Probleme und Verzögerungen durch das gesamte Bauvorhaben – so sähe die Idealvorstellung aller Unternehmer im Bauwesen aus. Wie bereits angesprochen entspricht die Realität diesem Bild allerdings nur selten. Auch eine perfekte Planung schützt Sie leider nicht vollkommen. Was also tun, wenn es zu einer unvorhergesehenen Verzögerung kommt?
In punkto Bauablauf gilt: Gut durchdacht ist halb gewonnen
Die einzelnen Phasen des Bauablaufs werden durch vielfältige Faktoren beeinflusst. Eine Verzögerung in einem einzelnen Bereich kann sich dabei auf das gesamte Projekt auswirken. Das Projektmanagement sollte also von Anfang an gut durchdacht sein. Auf lange Sicht gesehen sparen Sie sich damit eventuell hohe Mehrkosten, die durch Verzögerungen entstanden wären.
Zum Abschluss wollen wir die wichtigsten Tipps für eine reibungslose Durchführung noch einmal zusammenfassen. Ihre Checkliste für den Bauablauf:
✓ einen Bauzeitplan erstellen und aktuell halten
✓ ausreichende Zeitpuffer einplanen
✓ in regelmäßigen Abständen den Baufortschritt prüfen
✓ gute Kommunikation mit allen Beteiligten pflegen – digital und persönlich
✓ lückenlose Dokumentation führen
✓ digitale Baustellen-Tools in den Alltag integrieren
✓ trotzdem auftretende Störungen ausführlich dokumentieren
