Bautagebuch-Software: Das sollten Sie bei der Auswahl beachten!

Baumängel, Verzögerungen und Co. sind bei Bauvorhaben keine Seltenheit. Um sich im Ernstfall abzusichern, sollten Sie alle Ereignisse auf der Baustelle gut dokumentieren. Das Führen eines Bautagebuchs ist daher eine wichtige, wenn auch unliebsame Aufgabe. Die gute Nachricht: Sie können den Aufwand für die Dokumentation minimieren, indem Sie Stift und Zettel gegen eine moderne Bautagebuch-Software eintauschen. Was es bei der Wahl des passenden Tools zu beachten gilt, erklären wir Ihnen hier.

Warum ist ein Bautagebuch so wichtig?

Das Bautagebuch ist eines der wichtigsten Dokumente am Bau. Es ist idealerweise täglich zu führen und enthält den gesamten Bauablauf und alle wichtigen Vorkommnisse auf der Baustelle. Ein gut geführtes Bautagebuch sorgt dafür, dass …

  • … die Bauleitung das gesamte Baugeschehen im Blick hat.
  • … alle wesentlichen Ereignisse jederzeit nachvollzogen werden können.
  • … im Streitfall eine beweissichere Dokumentation vorliegt.

Mit einer Bautagebuch App für Architekten dokumentieren Bauverantwortliche mindestens doppelt so schnell als mit Zettel und Stift oder Wordvorlagen!

Was steht im Bautagebuch?

Im Bautagebuch – und somit auch in jeder guten Bautagebuch-Software – sind folgende Punkte immer enthalten:

  • allgemeine Angaben: Projekt, Auftraggeber, Auftragnehmer und deren Leistungen
  • aktueller Stand einzelner Bautätigkeiten
  • anwesende Personen auf der Baustelle
  • Wetterverhältnisse und Temperatur
  • eingesetztes Baumaterial und Großgeräte
  • durchgeführte Prüfungen/Begehungen und deren Ergebnisse
  • Baufehler, Mängel & Schäden
  • Besprechungen samt Teilnehmern und getroffenen Vereinbarungen
  • ausgehändigte Unterlagen
  • sämtliche Abweichungen, Änderungen, Verzögerungen u. ä., sowie deren Ursachen und Auswirkungen auf das Bauvorhaben

Am besten legen Sie sich eine Bautagebuch-Vorlage an, die alle wichtigen Punkte enthält. Achten Sie dabei darauf, jede Angabe so konkret wie möglich zu formulieren: Vergessen Sie beispielsweise nicht, exakte Zeit- und Ortsangaben zu machen, damit der Ablauf später genau rekonstruierbar ist. Alle relevanten Details (z. B. Mängel) sollten Sie zusätzlich mit einer Fotodokumentation belegen.

Bautagebuch  Software Beispiel
Bautagebuch Software von BauMaster: Ein Beispiel-PDF

Was bringt eine Bautagebuch-Software?

Wer heute erfolgreich bauen und nicht hinter der Konkurrenz zurückfallen möchte, muss auf digitale Hilfsmittel wie eine Bautagebuch-Software setzen. Die Umstellungsphase bringt anfangs Herausforderungen mit sich – Änderungen sind schließlich immer mit Skepsis und Widerstand verbunden. Danach verschafft Ihnen ein digitales Bautagebuch jedoch zahlreiche Vorteile:

Struktur & Ordnung

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Wie bereits erwähnt funktioniert ein Bautagebuch am besten, wenn Sie mit einer gleichbleibenden Vorlage arbeiten. Das Anlegen einer solchen Vorlage erübrigt sich, wenn Sie eine Bautagebuch-Software nutzen. Denn hier wird jeder Eintrag automatisch einheitlich erfasst. Jeder, der einen Blick in das Programm wirft, findet sich in kürzester Zeit zurecht.

Mit dieser Vorgehensweise erleichtern Sie sich nicht nur selbst die Arbeit, auch Ihre Partner müssen nicht lange nach wichtigen Informationen suchen. Schließlich kennen sie das Format bereits. Die immer gleichen Eingabefelder sorgen außerdem dafür, dass Sie keine wichtigen Informationen vergessen.

Zeitersparnis

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Ein weiterer Vorteil: Sie sparen sich eine Menge Zeit, wenn Sie nicht mehr auf der Baustelle händisch Notizen machen und diese später digitalisieren müssen. Stattdessen nehmen Sie Ihre Notizen gleich in der Bautagebuch-Software vor, direkt auf der Baustelle.

Mit dieser Vorgehensweise verzichten Sie auf einen lästigen (und vor allem längst nicht mehr zeitgemäßen) Arbeitsschritt. Wiederkehrende Informationen sind noch dazu in Sekundenschnelle angelegt, da sie vom vorigen Eintrag übernommen werden.

Langfristige Beweissicherheit

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Zu guter Letzt bleiben die Informationen in der Bautagebuch-Software sicher gespeichert, bis Sie diese wieder benötigen. Gerade für das Mängelmanagement ist das sehr praktisch. Denn Jahre später weiß mit Sicherheit niemand mehr die genauen Details eines längst abgeschlossenen Bauvorhabens.

Ein Beispiel: Ein Jahr nach Abschluss des Projekts tritt ein versteckter Mangel zutage. Für Sie zum Glück kein großes Problem, denn Sie öffnen einfach das damals erstellte Bautagebuch und prüfen, wie das passieren konnte. Vielleicht verhindern Sie damit sogar einen Rechtsstreit und damit verbundene Prozesskosten!

Warum sollte es eine spezielle Software fürs Bautagebuch sein?

Händische Bautagebücher sind heute glücklicherweise nicht mehr die gängige Praxis. Doch auch Excel-Tabellen und Word-Dokumente sind keine praktikable Lösung, da Sie nur auf dem Büro-PC gut funktionieren. So greifen Sie unterwegs erst recht wieder auf handschriftliche Notizen zurück. Auf dem Weg zwischen Baustelle und Büro gehen schon die ersten Informationen verloren.

Vielleicht haben Sie stattdessen darüber nachgedacht, ein bestehendes Projektmanagement-Tool für Ihre Bauvorhaben einzusetzen. Das hat den Vorteil, dass Sie sich nicht in ein neues Programm einarbeiten müssen. Anfangs scheint die Kostenersparnis ebenfalls interessant. Bei genauerer Betrachtung bringt diese Wahl jedoch ebenso einige Schwierigkeiten mit sich:

  • Die Software ist nicht auf die spezielle Situation am Bau angepasst.
  • Es wird viele kreativ umgestaltete Lösungen brauchen, um die nötigen Informationen sinnvoll abzubilden.
  • Der Aufwand, den Sie betreiben müssten, steht mit großer Wahrscheinlichkeit nicht im Verhältnis zur Einführung einer neuen, angepassten Software.

Eine spezielle Bautagebuch-Software ist hingegen von Anfang an perfekt auf Ihre Situation zugeschnitten. Passende Formulare und Vorlagen sind bereits vorhanden, Sie müssen nur noch eintragen. Die Einarbeitung ist zwar anfangs etwas zeitaufwändiger, diesen Nachteil gleichen Sie allerdings durch die später gesparte Zeit mit Leichtigkeit aus.

Dasselbe gilt für die Kosten: Langfristig gesehen ist die angepasste Software aufgrund Ihrer Effizienz wesentlich günstiger. Auch für die Zukunft sind Sie bestens gerüstet, da spezielle Baustellen-Apps immer an die aktuellen Gegebenheiten im Bauwesen angepasst werden. Ein anderes Tool entwickelt sich vielleicht in eine völlig unpassende Richtung!

Kurz zusammengefasst wird schnell sichtbar, dass die Vorteile einer Bautagebuch-Software überwiegen:

Vorteile

perfekt auf das Bauwesen angepasst

passende Vorlagen bereits vorhanden

spart langfristig Zeit

spart langfristig Kosten

zukunftssicher

Nachteile

X braucht mehr Einarbeitungszeit

X Kosten anfangs höher

Bautagebuch-Software: gratis oder zahlungspflichtig?

Kann eine Bautagebuch-Software gratis sein und trotzdem etwas können? Nun, es gibt zwar kostenfreie Lösungen, aber mit solch einem Programm müssen Sie jedenfalls einige Abstriche in punkto intuitiver Bedienung, Komfort und Funktionsumfang hinnehmen.

Beispielsweise haben Sie nur wenige Personalisierungsmöglichkeiten und können nur eine bestimmte Anzahl an Projekten und Bildern speichern. Problematisch wird es außerdem, wenn Sie gemeinsam an Projekten arbeiten bzw. diese exportieren möchten. Eine Bautagebuch-Software gratis herunterzuladen ist also möglich, doch nicht immer empfehlenswert.

Unser Rat: Wenn das Tool nur für ein einziges, sehr kleines Bauprojekt benötigt wird, schadet es sicher nicht, sich Gratislösungen anzusehen. In jedem anderen Fall lohnt es sich jedoch, in eine hochwertige, kostenpflichtige Variante zu investieren.

6 Funktionen, die Ihre Bautagebuch-Software haben sollte

Eine Bautagebuch-Software lässt sich daran messen, wie praktikabel Sie im Alltag einsetzbar ist. Sie sollte sich auf das Wesentliche konzentrieren, einfach bedienbar sein und nicht durch sinnlose Extras aufgebläht werden, nur um „mehr“ zu bieten. Was so ein Tool nach unserer Erfahrung wirklich braucht, finden Sie hier.

Bautagebuch Software Funktionen
Tätigkeit hinzufügen bei der Bautagebuch Software von BauMaster

1 – Schnelle & intuitive Eingabe von Daten

Das Herzstück einer Software fürs Bautagebuch sind die eingegebenen Daten. Wer möchte schon ein Programm nutzen, bei welchem die Eingabe länger dauert als eine handschriftliche Notiz? Um im Baualltag hilfreich zu sein, muss das Eintragen schnell und einfach vonstattengehen.

Eine gute Bautagebuch-Software verfügt über eine intuitive, leicht verständliche Oberfläche, eine übersichtliche Struktur und klar bezeichnete Eingabefelder. Noch besser sind Felder, die auf die jeweilige Eingabe spezialisiert wurden, etwa eine einfache Zeit- oder Kalendereingabe für Termine.

Ein weiteres Plus ist eine Diktierfunktion: So müssen Sie nicht einmal mehr tippen und sprechen einfach vor, was eingefügt werden soll. Oder Sie speichern direkt eine Audioaufnahme. Schreiben Sie lieber handschriftlich, bietet sich eine Handschriftenerkennung an. Dazu schreiben Sie mit dem passenden Stift auf Ihr Tablet, anschließend wird die Handschrift in digitalen Text umgewandelt.

2 – Automatisierte Datenübertragung

Daneben zeichnet sich eine gute Software dadurch aus, dass sie intelligent vernetzt: Daten, die bereits in anderen Funktionen eingetragen wurden, übertragen sich am besten automatisch ins Bautagebuch. Auch zwischen Tagebucheinträgen sollte es eine einfache Übertragungsmöglichkeit geben: Felder, die üblicherweise gleichbleiben, sollten problemlos vom Vortag übernommen werden können. Im besten Fall sind sie schon vorausgefüllt, sodass Sie nur noch kurz prüfen müssen, ob alles seine Richtigkeit hat.

Bautagebuch Software Datenübertragung
Intelligente Nutzung der Daten mit der Bautagebuch Software von BauMaster

3 – Verfügbarkeit auf möglichst vielen Plattformen

Um wirklich Zeit zu sparen, sollten Sie nicht von Ihrem PC im Büro abhängig sein. Ansonsten haben Sie unterwegs keine Möglichkeit, Daten einzugeben, und müssen wieder mit händischen Notizen arbeiten. Egal, wo Sie sind, Ihr Bautagebuch muss ebenfalls dabei sein.

Suchen Sie sich also eine Software, die mittels Bautagebuch-App unterwegs genutzt werden kann. So arbeiten Sie komfortabel mithilfe von Baustellen-Tablet oder Smartphone. Dort tragen Sie direkt alle Daten ein, die sich dann automatisch in die Software am PC übertragen.

4 – Such- und Filterfunktion

Die Bautagebuch-Software muss so aufgebaut sein, dass sie Ihnen schnell einen Überblick über wichtige Informationen verschafft. Wichtig ist dazu eine Filterfunktion, z. B. nach Schlagwörtern, Kategorien, Gewerken, Verantwortlichen und ähnlichem. Darüber hinaus sollte es unbedingt eine Stichwortsuche geben. Wenn Sie später nach einem bestimmten Eintrag suchen, lässt er sich mit diesen Hilfsmitteln bedeutend leichter wiederfinden.

5 – Offline-Arbeit

Nicht jede Baustelle liegt an einem Ort mit guter Internetanbindung. Es kommt immer wieder vor, dass der Empfang plötzlich abbricht oder Sie in ein Funkloch geraten. Ihre Software fürs Bautagebuch muss in solchen Situationen flexibel sein.

Ist die Verbindung weg, muss offline weitergearbeitet werden können, ohne Datenverlust. Wenn Sie dann wieder online gehen, lädt ein gutes Tool die inzwischen lokal gespeicherten Daten automatisch hoch und aktualisiert selbstständig eventuelle Änderungen.

6 – Einfache Informationsweitergabe

Vernetztes Bauen wird heute immer wichtiger, um ein Bauprojekt möglichst zeit- und kostensparend abzuwickeln. Idealerweise nutzen Sie also ein Tool, das sich perfekt für Teamwork auf der Baustelle eignet. Wenn Sie Einträge in der Software fürs Bautagebuch erstellen, sollten sich diese in gängigen Formaten (z. B. PDF) speichern und direkt weiter versenden lassen.

Bautagebuch Software Offline-Arbeiten
Lückenlose Informationsweitergabe mit der Bautagebuch Software von BauMaster

BauMaster als Software für Bautagebuch, Projektmanagement & Co.

Nur wer auf vernetztes Bauen setzt, wird in Zukunft erfolgreich sein! Aus diesem Grund beruht unsere Baumanagement-Software BauMaster auf Zusammenarbeit und Kooperation. Das gilt für die digitale, aber auch für die menschliche Komponente:

  • BauMaster vereint das Bautagebuch mit Protokollvorlagen, Bauzeitenplan, Aufgabenlisten und mehr in einem leistungsstarken, perfekt ineinandergreifenden Projektmanagement-Tool.
  • Auf Knopfdruck laden Sie Auftragnehmer und Partner zur Mitarbeit ein und teilen Informationen in Echtzeit. So halten Sie alle Beteiligten mit minimalem Aufwand auf dem aktuellen Stand.

In der BauMaster-Software verwalten Sie das Bautagebuch ganz einfach in drei Schritten:

Bautagebuch Software Ablauf
Bautagebuch Software und gesamte Projektmanagement mit BauMaster

1 – Daten erfassen

Mithilfe der intuitiven Eingabe nehmen Sie direkt auf der Baustelle einen Eintrag vor, wählen Wetter, Temperatur und Co. aus und erhalten direkt danach das fertige Bautagebuch-Blatt. Dank Serienmodus sind wiederkehrende Tätigkeiten in wenigen Sekunden angelegt. Darüber hinaus nutzen Sie einfach die Spracheingabe oder Handschrifterkennung, wenn Sie gerade nicht tippen möchten.

2 – Strukturiert ablegen & versenden

Dank der praktischen Vorlagen sieht jeder Eintrag gleich aus und Sie vergessen nichts. Die Ablage in der digitalen Bauakte erfolgt nach Projekt sortiert und gewährt jederzeit einen vollen Überblick. Anschließend versenden Sie das Dokument z. B. als PDF an gewünschte Empfänger.

3 – Später nachlesen

Dank praktischer Such- und Filterfunktion sind die erstellten Einträge stets griffbereit. Sogar, wenn Sie diese erst Jahre später wieder benötigen. Ein weiterer Vorteil: Sie brauchen keinen riesigen Aktenschrank mit zahlreichen Ordnern mehr.

So finden Sie die richtige Bautagebuch-Software

Schluss mit Handnotizen, Diktiergeräten und dem Nachtragen von Informationen im Büro: Ein digitales Bautagebuch macht lästige, händische Schritte endlich überflüssig und spart wertvolle Zeit für andere Aufgaben. Zum Thema Zeit sei jedoch noch eines erwähnt: Um die richtige Bautagebuch-Software für sich zu finden, sollten Sie sich unbedingt genügend Zeit nehmen!

Testen Sie wirklich alle Funktionen, finden Sie heraus, was für Sie funktioniert, und legen Sie Wert auf persönlichen Support und Einschulung. So gehen Sie sicher, das maximale Potenzial herauszuholen und für die digitale Zukunft gerüstet zu sein!