Word, Excel und WhatsApp: Warum BauMaster besser ist am Bau

Auf der Baustelle und überhaupt in der Bauprojektleitung muss alles schnell und einfach gehen. Deshalb greift man zu dem was man kennt und kann: Word, Excel und WhatsApp und ggf. noch weitere Programme, die sowieso vorhanden sind.

Was dabei übersehen wird: Genau diese gewohnten, veralteten Arbeitsabläufe mit Lösungen, die nicht für den Bau geschaffen sind, verschlingen langfristig mehr Zeit. Das kann sogar echte Probleme schaffen, wenn relevante Informationen verspätet weitergegeben und wichtige Notizen zur Beweissicherung fehlen.

Ignorieren Sie effiziente Branchenlösungen, kann eine veraltete Arbeitsweise teuer werden. Eingefahrene, altmodische Strukturen begünstigen Mängel und Probleme, die man vermeiden hätte können. All das wirkt sich negativ auf den Erfolg des Bauprojektes aus und hat damit direkten Einfluss auf Ihr Unternehmen. Auch der Branchendruck wird immer größer, nicht nur durch weniger Zeit und Budget: Die Digitalisierung am Bau schreitet voran und wer seine Arbeitsabläufe nicht mit gängigen IT-Lösungen abwickelt, schaut Wettbewerbsnachteilen, Nachwuchsproblemen oder der Abwanderung von Fachkräften entgegen.

In diesem Beitrag zeigen wir die Nachteile von Einzellösungen wie Word, Excel und WhatsApp für das Bauprojektmanagement und wie Sie im Gegensatz dazu mit BauMaster als intelligenter Bausoftware die Herausforderungen am Bau spielend meistern.

Das Problem von Insellösungen

Das Schlagwort für den Zustand der Softwarelandschaft in der Bauwirtschaft lautet Insellösung. Für die unterschiedlichen Bereiche des Bauprojektmanagements werden üblicherweise viele verschiedene Programme verwendet, wie z.B. Word, Excel, MS Projekt, File-Systeme und ggf. Kundenverwaltung (CRM). Jede dieser Anwendungen deckt nur einen Teilbereich im Bauablauf ab, was folglich dazu führt, dass Bauprotokolle, Bautagebuch, Fotos, Pläne, Bauzeitenplan, Aufgaben und Termine unterschiedlich dokumentiert werden. Papier und Stift wollen wir dabei nicht vergessen.

Auch bei der Kommunikation, also Weitergabe der Informationen an die Baubeteiligten, schaut es nicht besser aus: E-Mail, WhatsApp, Telefonate und mündliche Absprachen vor Ort sind der Standard. Jede einzelne Methode für sich ist zugegebenermaßen sehr praktisch und v.a. schnell. Viele unterschiedliche Kommunikationskanäle machen es jedoch schwer, den Informationsfluss nachzuvollziehen und eine nachweisbare Dokumentation aufzubauen.

Word, Excel und BauMaster
Probleme durch viele verschiedene, branchenunspezifische Software-Lösungen

Organisation, Dokumentation und Kommunikation finden getrennt voneinander in unterschiedlichen Programmen statt. Durch diese Medienbrüche sind Missverständnisse, fehlende Dokumente und Zeitverzögerungen vorprogrammiert. Das sind die Folgen:

Dezentrale Informationen

Arbeitet ein Bauunternehmen mit vielen Einzellösungen, sind Aufgaben, Dokumente, Pläne, Fotos und Termine verstreut, womit der Projektleiter nur schwer einen aktuellen Gesamtüberblick erhält. Für jede Übersicht müssen erst alle Informationen aus den einzelnen Softwarelösungen manuell gesammelt und in Zusammenhang gebracht werden.

Lückenlose Baudokumentation ist ein verpflichtender Bestandteil der Aufgaben eines Projektleiters. Wird sie schlampig durchgeführt, drohen Baumängel, Streit und im schlimmsten Fall Gerichtsverfahren. Vor Gericht bekommt häufig derjenige Recht, der besser dokumentiert hat.

Erschwerte Suche

Ein weiteres Problem von Insellösungen wie Word, Excel und WhatsApp ist die fehlende Suche von Stichworten im Filesystem. Wollen Sie eine Information aus einer Word-Datei finden, wird Ihre Geduld beim Suchen gehörig auf die Probe gestellt. Selbst wer ein ordentliche Dateiablage führt, kann die Word-Dateien nicht durchsuchen (lediglich der Inhalt innerhalb einer Datei ist durchsuchbar), ganz zu schweigen von filtern.

Das selbe gilt auch für Exceldateien. Excel hat zwar eine Filterfunktion, aber ebenso wie bei einem Worddokument gilt: Eine globale Suche, bei der mehrere Dokumente gleichzeitig durchsucht werden, gibt es nicht!

Unstrukturierte Fotodokumentation

Wer bei seinen Protokollen mit vielen Fotos arbeitet, was am Bau sehr üblich und sinnvoll ist, hat in Word- und Excel-Protokollen zwei zusätzliche Arbeitsschritte zu erledigen: Jedes Foto muss zuerst gespeichert und dann in das Dokument eingefügt und ggf. beschriftet werden. Für eine ansprechende Anordnung von Bildern und Text, ist in Word einiges an zeitintensiver Spielerei notwendig.

Fotos per WhatsApp zwischen den Baubeteiligten auszutauschen, ist natürlich sehr einfach, weshalb es fast jeder verwendet. Leider birgt es langfristig Probleme: Es ist extrem aufwendig, die gesamte Kommunikation aus WhatsApp nachvollziehbar für alle Baubeteiligten aufzubereiten. Wer mit Übergabe des Bauvorhabens eine gesammelte Baudokumentation übergeben möchte, oder einen Nachweis für eine Arbeitsanweisung erbringen muss, ist mit WhatsApp schnell aufgeschmissen.

WhatsApp ist kein Bestandteil der laufende Protokollierung, Dokumentation und Ablage – hier reißt die Informationskette. Im Übrigen ist WhatsApp für die geschäftliche Nutzung nicht DSGVO-konform und verstößt daher gegen geltendes EU-Recht.

Fehlende Planintegration

Der Ausführungsplan ist am Bau die wichtigste Basis für alle Baubeteiligten und Entscheidungen. Wer mit Programmen arbeitet, die nicht für den Bau entwickelt wurden, dem fehlt eine ganz entscheidende Funktion: Planmarker für eine genaue Verortung von Aufgaben oder Mängeln. Um Missverständnissen vorzubeugen, ist es häufig sehr hilfreich, den entsprechenden Planausschnitt mit dem Bauausführenden teilen zu können.

Sicher kann man ein Foto vom Plan per WhatsApp schicken, doch dann sind Planausschnitt und Aufgabe wieder getrennt voneinander und nicht bei der gesamten Projektdokumentation abgelegt.

Word-Excel-BauMaster Verortung
Genaue Verortung auf dem Plan mit Planmarker

Ineffiziente Bauüberwachung

Um nachzuvollziehen, warum beispielsweise ein Baumangel entstanden und v.a. wer dafür verantwortlich ist, braucht es eine Vielzahl von Informationen: Welche Planversion war gültig und wurden Änderungen kommuniziert? Haben die Beteiligten die Informationen sicher erhalten? Wurden die Details genau übermittelt und die Ausführung nachweisbar kontrolliert? Wie war der Zustand, bevor das nachfolgende Gewerk die Arbeit aufgenommen hat? Welcher Termin für die Fertigstellung wurde festgelegt? u.s.w.

Die Antworten auf solche Fragen dienen dem Aufbau einer lückenlosen Beweissicherung. Das ist für alle Vertragspartner und Baubeteiligten wichtig und eine Grundvoraussetzung, um ein Bauprojekt im zeitlichen und finanziellen Rahmen erfolgreich abzuschließen.

Mit den in Planungsbüros und Baufirmen vorherrschenden Insellösungen für Bauabläufe werden die Grenzen der Beweissicherung offensichtlich.

Als Bauverantwortlicher wissen Sie, wie viel Organisationsaufwand und mentale Last mit dem Bauprojektmanagement einhergehen.

Wenn Bauprojektleiter weiter an Insellösungen wie Excel, Word oder WhatsApp festhalten, fehlt der genaue Überblick und Fehler, überhastete Entscheidungen und Verzögerungen sind häufig die Folge. Je mehr verschiedener Kanäle sie sich bedienen, desto höher ist die Wahrscheinlichkeit, dass Sie der Engpass Ihrer Bauprojekte werden.

Mit anderen Worten, Projektleiter brauchen ein Werkzeug, welches ihnen eine vollständige Übersicht über alle Projekte gewährt, die nötige Transparenz für alle Geschehnisse und Baubeteiligten bereit stellt und das gesamte Projektteam miteinander kooperieren lässt.

Die Stärken von BauMaster als Gesamtlösung

Natürlich kann keine Software die eigentliche Arbeit abnehmen, doch Sie kann die Arbeit so vereinfachen und erleichtern, dass Sie als Verantwortlicher und alle Beteiligten den größten Nutzen aus jedem Arbeitsschritt ziehen. Dazu gehören v.a.

  • der Echtzeitzugriff auf jede Art von Kommunikation bzw. Information
  • die Verbindung von Aufgabe, Kommunikation und Dokumentation
  • der Anschluss von Bauzeitenplan und Aufgabenübersicht an die Dokumentation
  • die automatische Ablage von Dokumenten im Projektraum
Word-Excel-BauMaster Gesamtlösung
Dokumentieren, kommunizieren und steuern zentral über eine digitale Lösung.

Die verschiedenen Bauprotokoll-Vorlagen und Berichte und überhaupt die gesamte Dokumentation mit BauMaster bieten einen großen Vorteil: Nicht nur das Suchen und Finden von einzelnen Informationen ist einfacher, auch die Verteilung der Protokolle bzw. Aufgaben und Informationen ist in BauMaster langfristig nachvollziehbar und von überall abrufbar.

Statt nach dem Erstellen eines Protokolls in ein E-Mail-Programm zu wechseln, wird das PDF-Protokoll an eine wählbare Verteilerliste versendet, direkt aus BauMaster heraus. Es ist sogar ersichtlich, wer das Protokoll geöffnet hat und wer nicht.

Word-Excel Protokollverteiler
Verteilerliste beim Versenden eines PDF-Protokolls

Ein weiterer, großer Mehrwert ergibt sich durch die “Intelligenz” der einzelnen Protokolleinträge (im Ggs. zu rein statischen Einträgen in Word oder WhatsApp): Aus der Protokollierung heraus ergibt sich die praktische Aufgabenübersicht, das sog. Dashboard, wo nach Fristen, Gewerken, überfällige Aufgaben, Mängel usw. gefiltert werden kann. Damit erhalten Bau- und Projektleiter eine echte “Management”-Funktion an die Hand.

Selbiges gilt für den Bauzeitenplan, der ebenfalls intelligent und ohne zusätzlichen Arbeitsaufwand aus den Protokolleinträgen erstellt wird (im gerade in Entwicklung befindlichen BauMaster 2.0 wird es zudem eine protokoll-unabhängige Ablaufplanung inkl. Abhängigkeiten geben).

Der Bauzeitplan kann als PDF ausgegeben und kann wiederum direkt an die betroffenen Gewerke versendet werden, ohne in ein anderes Programm wechseln zu müssen.

Word-Excel-BauMaster Bauzeitenplan
Der Bauzeitenplan ergibt sich aus der laufenden Dokumentation heraus

Das meinen wir bei BauMaster, wenn mit einem Arbeitsschritt gleich mehrere Notwendigkeiten erfüllt werden. Sie sparen wertvolle Ressourcen und können sich den wesentlichen Aufgaben zuwenden, statt durch Administration und Organisation ausgebremst zu werden.

Welche Funktionen bietet BauMaster für den Bau-Alltag?

Als digitales Werkzeug für Verantwortliche am Bau steuert BauMaster den gesamten Bauablauf und sorgt für beweissichere Dokumentation, reibungslose Kommunikation und effizientes Baumanagement. Mit einem umfangreichen Funktionspaket ersetzt BauMaster Programme wie Word, Excel, MS-Project, WhatsApp & Co. in einer Webanwendung (inkl. App):

  • schnell angelegte Bauprotokolle inkl. Vorlagen
  • strukturierte Fotodokumentation inkl. Skizzen und Beschriftungen
  • Serienmodus für die Schnelleingabe von Aufgaben und Mängeln (in V2.0)
  • Projektraum als digitaler Bauakt für alle Pläne, Fotos und Dokumente
  • Bauzeitenplan als Gantt-Diagramm oder Listenansicht, inkl. PDF-Ausgabe
  • filterbare Aufgabenübersicht
  • Kontakteverwaltung als “Bau-CRM” für alle Firmen und Ansprechpartner
  • integrierter Messenger für DSGVO-konforme Mitteilungen an Projektteilnehmer
  • u.v.m.

Aus Zusammenarbeit entsteht Erfolg

Das größte Potential von BauMaster entfaltet sich durch das digital “Vernetzte Bauen”. Denn die außergewöhnlich hohe Anzahl an Projektbeteiligten und deren Abhängigkeit voneinander ist sicherlich eine besondere Situation bei Bauprojekten. Hierin zeigt sich auch die größte Einschränkung von Insellösungen wie Word & Co. “Nicht-lebendige” Dokumente behindern nicht nur die Zusammenarbeit, sondern erhöhen auch das Risiko, veraltete oder falsche Informationen an Beteiligte weiterzugeben!

Da das “Vernetzte Bauen” ein wichtiger Grundgedanke und entscheidender Vorteil von BauMaster ggü. von Nicht-Branchenlösungen ist, lesen Sie genaue Informationen in diesem Beitrag: Erfolgreiche Bauprojekte mit BauMaster durch “Vernetztes Bauen“.

Darum ist BauMaster die bessere Wahl am Bau

Fassen wir die Vorteile der branchenspezifischen BauMaster-Lösung ggü. von “nicht-für-den-Bau-geschaffenen” Insellösungen zusammen:

  1. BauMaster bietet Architekten, Projekt- und Bauleitern in EINEM Tool passende Bauprotokoll-Vorlagen, ein Bautagebuch und einen Bauzeitenplan zusammen mit einer Aufgabenübersicht und Kontakteverwaltung.
  2. Der Erfolg eines Bauvorhabens steht und fällt mit vollständiger Informationsweitergabe in Echtzeit. BauMaster versorgt alle Beteiligten vollständig und nachweisbar mit allen relevanten Informationen, Aufgaben, Plänen und Fotos.
  3. BauMaster stellt eine Digitale Bauakte für alle Pläne, Fotos und die gesamte Baudokumentation an einem zentralen Ort bereit als nachvollziehbare Historie des Baugeschehens und zur vollständigen Übergabe an den Bauherrn.
  4. BauMaster ermöglicht “Vernetztes Bauen” als Schlüssel zu erfolgreichen Bauprojekten durch direkte Zusammenarbeit und Kooperation mit Auftragnehmern und Partnern.

Entwickelt aus jahrelanger Baupraxis heraus, versteht BauMaster die Anforderungen von Bauverantwortlichen und vereint alle Funktionen für ein ordentliches und klares Projektmanagement in einer Anwendung. Ein erfolgreiches Bauprojekt bedeutet beweissicher dokumentieren, reibungslos kommunizieren und effizient organisieren.


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