Zu einer guten Baudokumentation gehört nicht nur das Tagebuch oder Tagesberichte. Fast noch wichtiger sind die vielen Protokolle, die bei Besprechungen, Begehungen oder Leistungsabnahmen erstellt werden und Details festhalten. Zeit bleibt dafür jedoch meist nur wenig. Das Protokollieren muss also schnell, aber trotzdem fehlerfrei passieren. Denn egal, was tatsächlich geschehen ist – am Ende zählt das, was im Baustellenprotokoll geschrieben steht.
Wir klären auf, was es rund um die verschiedenen Protokolle am Bau zu beachten gibt, und wie Sie sich die Arbeit mit einer Baustellenprotokoll-Vorlage vereinfachen können.
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Was ist ein Baustellenprotokoll?
Ein Baustellenprotokoll dient in der Regel dazu, den aktuellen Stand, Geschehnisse, Besprechungen oder Änderungen auf einer Baustelle strukturiert und nachvollziehbar festzuhalten. Es wird üblicherweise vom Bauleiter auf Basis einer gleichbleibenden Baustellenprotokoll-Vorlage erstellt und dann an die Baubeteiligten versandt.
Warum ein Bauprojekt ohne Protokolle nicht gelingen kann
Wie alle administrativen Aufgaben kostet natürlich auch das Erstellen eines Baustellenprotokolls Zeit. Trotzdem würde kein seriöser Bauunternehmer auf das ordentliche Protokollieren und Dokumentieren am Bau verzichten.
Schon allein deshalb, weil Protokolle eine praktische Gedankenstütze für alle Projektteilnehmer sind. Sie sammeln wesentliche Informationen, halten den Kopf frei für Wichtigeres und vermeiden ständige Rückfragen. Insgesamt passieren so weniger Fehler.
Kommt es später zu Streitigkeiten oder gar einem Gerichtsverfahren, zeigt sich dann der größte Vorteil: Denn mithilfe des Baustellenprotokolls als Beweismittel lässt sich das Geschehene genau nachvollziehen. Unterschätzen Sie daher keinesfalls den Wert eines ausführlichen Protokolls – im Ernstfall kann dieses Sie vor endlosen Prozessen und damit verbundenen Kosten bewahren!
Um das Anfertigen von Protokollen kommen Sie als verantwortungsbewusster Architekt, Bauleiter oder Bauunternehmer nicht herum. Aber wenn Sie heutzutage digitale Protokolle mit einer perfekt dafür ausgelegten Software schreiben, frisst diese Aufgabe nur noch einen Bruchteil der Zeit, der früher dafür nötig war.
Was muss ein Baustellenprotokoll festhalten?
Um bei Bedarf den gesamten Projektablauf belegen zu können, müssen Baustellenprotokolle möglichst viele Details der täglichen Bautätigkeit festhalten. Eine Protokollerstellung ist z. B. sinnvoll bei:
Rechtswirksamkeit von Baustellenprotokollen
Das Führen einer Dokumentation am Bau ist z. B. laut HOAI für Architekten und Ingenieure verpflichtend. Im Normalfall wird dazu ein Bautagebuch geführt, das durch Protokolle mit Details zu Besprechungen und Begehungen ergänzt wird.
Das Erstellen dieser Baustellenprotokolle ist zwar in keinem Gesetz oder Vertragsregelwerk explizit vorgeschrieben, aber Vorsicht: Der Inhalt der Protokolle ist trotzdem rechtlich verbindlich! Sie haben die Wirkung eines kaufmännischen Bestätigungsschreibens. Stillschweigen nach Erhalt eines Protokolls wird als Zustimmung zum Inhalt gewertet.
Vor allem Handwerksbetriebe sollten zugesandte Protokolle genau lesen und Fehler rasch reklamieren. Denn niemand erinnert sich Wochen später noch daran, was mündlich vereinbart wurde. Im schlimmsten Fall müssen Sie mit den Konsequenzen leben: höhere Kosten, vertraglich nicht vereinbarte Mehrleistungen, falsche Termine o. ä.
Die häufigsten Baustellenprotokolle im Überblick
m Grunde gilt bei der Protokollerstellung die Regel: im Zweifel lieber dokumentieren. Alles, was nicht schriftlich vorliegt, ist später nicht mehr nachweisbar. Zum notwendigen Minimum gehören die folgenden drei Protokolle:
Baubesprechungsprotokoll (Jour-fixe-Protokoll)
Wesentlich für beweissicheres Bauen ist das Besprechungsprotokoll. Vielleicht kennen Sie es auch als Jour-fixe-Protokoll, da Besprechungen am Bau üblicherweise in Form eines Jour fixe, also zu einem festen, regelmäßigen Termin stattfinden. Daran nehmen im Bestfall alle Projektpartner teil: Bauleiter, Planer und Handwerker, in manchen Fällen zusätzlich der Bauherr selbst.
Zu diesem meist wöchentlichen Besprechungstermin werden der aktuelle Stand des Baufortschritts besprochen, sowie die nächsten Schritte. Welche Arbeiten wurden abgeschlossen, was muss anschließend erledigt werden, gibt es Änderungen?
Da die Agenda zum Jour fixe meist recht lang ist, sollte das Besprochene unbedingt schriftlich im Jour-fixe-Protokoll festgehalten werden. So vergessen Sie garantiert nichts und sparen sich gleichzeitig viele Rückfragen. Jeder kann bei Bedarf noch einmal nachlesen, was genau vereinbart wurde.
Sie suchen nach hilfreichen Tipps für das Besprechungs- bzw. Jour-fixe-Protokoll? Dann werfen Sie gerne einen Blick in unseren Ratgeber:
>> Baubesprechungsprotokoll: Tipps für Auftraggeber & Auftragnehmer
Baubegehungs- bzw. Mängelprotokoll
Fast genauso häufig ist im Bauwesen ein Begehungs- oder Mängelprotokoll notwendig. Darin werden Unregelmäßigkeiten, Fehler oder Mängel bei Besuchen auf der Baustelle festgehalten, die dann in Form einer Mängelanzeige an die zuständige Baufirma weitergeleitet werden.
Vergessen Sie dabei nicht auf eine ausführliche Fotodokumentation, die z. B. den aktuellen Stand der Arbeiten zeigt, bevor diese vom Baufortschritt verdeckt werden. So können etwa verdeckte Mängel später leichter entlarvt werden.
Abnahmeprotokoll
Bei der Bauabnahme, dem letzten Schritt im Zuge eines Bauvorhabens, ist die Dokumentation aus rechtlicher Sicht besonders wichtig. Denn sobald die Abnahme erfolgt ist, beginnt die Gewährleistungsfrist und die Beweislast für Mängel geht auf den Auftraggeber über.
Daher werden üblicherweise bei einer letzten gemeinsamen Begehung durch Auftraggeber und Auftragnehmer alle fertiggestellten Leistungen eingehend geprüft und ein rechtskonformes Bauabnahmeprotokoll erstellt. Die Abnahme kann auch für einzelne Teilleistungen erfolgen, das wirkt sich allerdings auf die Gewährleistungsfristen aus.
Genaueres zur Bauabnahme und dem zugehörigen Protokoll erfahren Sie in unserem Beitrag dazu:
>> Abnahmeprotokoll nach VOB
Wie schreibt man ein beweissicheres Protokoll?
Beim Protokollieren – nicht nur am Bau, sondern in allen Branchen – ist länger nicht automatisch besser. Halten Sie sich für ein ordentliches Protokoll stattdessen an folgende Grundregeln:
Ihre Baustellenprotokoll-Vorlagen
Wie gerade eben erwähnt, ist es ratsam, ein Baustellenprotokoll-Muster anzulegen und dieses immer wieder einzusetzen. Dafür nutzen viele Bauprojektleiter heute z. B. Excel oder Word. Mit diesem vorformatierten Grundgerüst arbeiten Sie etwas schneller und erhalten einheitliche Dokumente.
Einen solchen Baustellenprotokoll-Vordruck für Besprechungen und eine Vorlage für die Bauabnahme können Sie sich hier direkt kostenlos herunterladen.
Das Problem mit Word- und Excel-Vorlagen
Einheitliches Design und schnelleres Protokollieren klingt ja genau nach dem, was Sie suchen? Auf den ersten Blick haben Sie damit recht. Die meisten Bauprojektleiter erstellen heute ihr Baustellenprotokoll in Excel oder Word mit einer Vorlage, wie jener, die Sie hier in diesem Beitrag finden. Aber auch wenn diese Methode in der Branche häufig noch Standard ist, sind wir der Meinung, dass es besser geht.
Das Hauptproblem bei den Office-Anwendungen: Sie sind zwar digital, jedoch nicht mobil. Die Microsoft-Tools sind auf dem Smartphone oder Tablet nicht praktikabel einsetzbar. Bevor Sie Ihre Punkte ins Protokoll eintragen können, müssen Sie auf der Baustelle wieder auf handschriftliche Notizen oder Sprachmemos zurückgreifen.
Sie schreiben also den Text erst händisch auf, um ihn dann nochmals abzutippen. Das bedeutet neben doppeltem Aufwand zusätzlich einen Medienbruch, und dieser wiederum Fehleranfälligkeit. Gerade, wenn die Zeit fürs Projekt knapp wird, gehen hier schnell einmal Details verloren – das muss nicht sein!
Wirklich effizient und sicher ist diese Methode bei genauerem Hinsehen demnach also nicht. Was nun?
Vorteile eines digitalen Tools für Baustellenprotokolle
Wer tatsächlich Zeit sparen und trotzdem abgesichert sein will, muss die doppelte Arbeit eliminieren. Sie sollten sich sowohl vom händischen Notizzettel als auch vom Baustellenprotokoll in Excel/Word verabschieden. Nutzen Sie stattdessen eine Software, die für den Bau ausgelegt ist. Das bringt mehrere Vorteile:
Keine unnötigen Zwischenschritte
Wenn Sie Zettel und Stift gegen ein mobiles Tool am Smartphone oder Tablet eintauschen, protokollieren Sie dort, wo Sie gerade sind: zum Beispiel noch während der Mängelbegehung oder Besprechung auf der Baustelle. Sie tippen die neuen Informationen ins Gerät ein, wo sie im fertigen Protokoll landen – ohne Umwege.
Vernetztes Projektmanagement
Ein bauspezifisches Tool integriert Ihre Protokolle nahtlos in das restliche Bauprojektmanagement. Arbeitszeit wird somit beim Protokoll selbst und gleichzeitig bei anderen administrativen Tätigkeiten eingespart. Zum Beispiel können Sie in einer Besprechung neue Aufgaben vereinbaren und diese direkt im Anschluss auf die To-do-Liste des betreffenden Bauunternehmens setzen.
Intelligentere Vorlagen
Daneben profitieren Sie von intelligenten Baustellenprotokoll-Vorlagen, die Ihnen im Gegenzug zur Office-Vorlage noch einige Arbeitsschritte mehr abnehmen. In einem guten Tool lassen sich alle gleichbleibenden Informationen automatisiert übertragen – etwa allgemeine Daten zum Projekt, Teilnehmernamen etc. So müssen Sie nicht immer wieder dasselbe neu schreiben.
Ein weiterer Vorteil: Nötige Felder, Formulierungen und Textbausteine für den Bau sind bereits vorhanden. Ihre Protokolle sind somit ohne großen Aufwand bereits VOB-, ÖNORM- und gesetzeskonform.
Baustellenprotokolle erstellen mit BauMaster
Die eben genannten Vorteile wollen wir Ihnen anhand von zwei Beispielen aus BauMaster verdeutlichen:
Mängelprotokoll ohne Umwege
Mit BauMaster legen Sie beispielsweise während einer Baustellenbegehung gleich ein rechtskonformes Mängelprotokoll an. Sie geben Ihre Einträge ins Mobilgerät ein, hängen Fotos an und speichern alles geordnet im digitalen Bauordner ab. Ist die Begehung beendet, ist das Mängelprotokoll bereits fertig und Sie können es sofort aus der App heraus versenden.
Sie müssen nicht erst
- Ihre Notizen entziffern,
- diese in der Word- oder Excel-Vorlage abtippen,
- Fotos heraussuchen, sortieren und ins Protokoll einfügen,
- dieses als PDF exportieren,
- eventuell sogar noch drucken und
- dann erst per Mail versenden.
Ein Zusatztipp: Das Ausdrucken können Sie sich heute in vielen Fällen bereits sparen, denn das Protokoll lässt sich in der App digital rechtsgültig unterzeichnen!
Intelligentes, fortlaufendes Baubesprechungsprotokoll
Wiederkehrende Informationen wie z. B. Projektname, Adresse, Bauherr etc. werden in jedes BauMaster-Protokoll automatisch eingetragen. Bei Besprechungen kommt außerdem eine besonders praktische Zusatzfunktion zum Tragen:
Noch unerledigte Punkte aus vorherigen Dokumenten dürfen nicht untergehen, auch wenn sie nicht noch einmal aufgeschrieben werden. Daher gibt es immer nur ein fortlaufendes Protokoll, dass so lange weitergeführt wird, bis alle offenen Punkte abgehakt worden sind. Erst, wenn der Projektleiter den Status auf „erledigt“ setzt, kann das nächste Protokoll angelegt werden.
Sie möchten sich selbst ein Bild machen, wie einfach das Protokollieren mit BauMaster funktioniert? Kein Problem – während des kostenlosen Testzeitraums stehen Ihnen zahlreiche Protokollvorlagen zum Ausprobieren zur Verfügung. Sie können direkt loslegen!
Kein Zusatzstress durch Baustellenprotokolle
Für einen entspannten Bauablauf und stressfreies Dokumentieren ist es also durchaus sinnvoll, eine intelligente Baustellenprotokoll-Vorlage zu verwenden. Ein letzter Tipp dazu: Einen kleinen Teil der Zeit, den Sie sich gespart haben, wenden Sie am besten dafür auf, das erstellte Baustellenprotokoll nochmals sorgfältig auf Fehler zu überprüfen.
Dieser Zusatzaufwand kostet Sie sicher nicht den Feierabend, ist aber lohnenswert. Denn so stehen Sie am Ende des Projekts garantiert mit einer korrekten, lückenlosen und beweissicheren Dokumentation da, die Ihnen einiges an Kopfzerbrechen ersparen kann, und noch dazu einen professionellen, qualitätsvollen Eindruck bei Ihren Projektpartnern und dem Auftraggeber hinterlässt.
