Das Bautagebuch ist das Herzstück der Dokumentation am Bau. Es hilft bei Streitfragen und ist dazu noch eine wertvolle Gedankenstütze. Doch das Befüllen des Tagebuchs kostete bisher viel Aufwand. Immer mehr Bauleiter, Architekten und Bauunternehmer steigen daher auf die moderne Variante um: das digitale Bautagebuch. Welche Vorteile das bringt und wie Sie App & Software in der Praxis einsetzen, erfahren Sie hier!
Wie funktioniert ein digitales Bautagebuch?
Das Bautagebuch ist ein Werkzeug für Architekten und Bauleiter und dient dazu, das tägliche Baugeschehen, durchgeführte Arbeiten, Mängel, besondere Vorkommnisse und mehr beweissicher festzuhalten. Denselben Zweck hat natürlich auch das digitale Bautagebuch. Allerdings unterscheidet sich der Dokumentationsprozess grundlegend.
Ein kurzer Vergleich:
Klassisches Bautagebuch
Nur die wenigsten schreiben heute ein Bautagebuch komplett ohne digitale Hilfsmittel. Durchgesetzt haben sich vor allem Tagebücher auf Basis von Word- oder Excelvorlagen. Wenn Sie selbst damit arbeiten, kennen Sie den Ablauf auf der Baustelle sicher in etwa wie folgt:
- Vor Ort händische Notizen machen oder Sprachmemos aufnehmen.
- Fotos mit Smartphone oder Kamera machen.
- Die Notizen später vor dem PC sortieren, in die Word- bzw. Excelvorlage eintippen und formatieren.
- Fotos vom Mobilgerät oder der Kamera hochladen, zuschneiden und einfügen.
- Fertiges Dokument als PDF exportieren, sauber benennen und alles im richtigen Ordner abspeichern.
- PDF an eine neue E-Mail anhängen und an die Beteiligten versenden.
Dieser Prozess klingt mühsam, und ist es auch. Das ist der Grund, warum immer mehr Bauunternehmer die Vorzüge eines “echten” digitalen Bautagebuchs schätzen lernen:
Digitales Bautagebuch
Die digitale Variante unterscheidet sich vor allem in einem Punkt von der klassischen: Das Nacharbeiten später im Büro ist möglich – aber nicht notwendig. Denn ein digitales Bautagebuch ist weit mehr als ein Word-Dokument, das Sie in mühsamer Kleinstarbeit selbst zusammenschustern.
Es ist eine speziell für den Bau programmierte Software oder App: ein digitales Gedächtnis für alle Baustellendaten, das Sie dank Smartphone oder Tablet immer bei sich tragen.
Das verändert Arbeitsabläufe grundlegend:
Auf der Baustelle benötigen Sie nur noch ein Mobilgerät, in welches Sie direkt alle Vorkommnisse eintragen: vom Wetter und anwesenden Firmen über Notizen zu Mängeln bis hin zu Fotos und Planmarkern. Aus all diesen Daten entsteht anschließend automatisch ein übersichtlich gestaltetes Tagebuchblatt.
Welche Vorteile das für Ihren Baustellenalltag bedeutet? Dazu kommen wir jetzt noch einmal genauer.
Welche Vorteile bringt es, das Bautagebuch digital zu führen?
Das Führen eines Bautagebuchs ist in vielen Fällen verpflichtend (z. B. nach HOAI oder ÖNORM B 2110). Eines ist daher von Anfang an klar: Die Dokumentationsarbeit wird sowieso anfallen. Warum also nicht gleich so effizient wie möglich arbeiten? Dafür spricht einiges:
Bis zu 70 % Zeit- und Kostenersparnis
Starten wir mit dem wichtigsten Argument: Eine Bauleiterin oder ein Architekt verbringt wöchentlich etwa 5 Stunden mit Dokumentationsarbeit. Mithilfe des digitalen Bautagebuchs lässt sich dieser Zeitaufwand um bis zu 70 % reduzieren. Im Idealfall arbeiten Sie also nur noch 1,5 Stunden pro Woche an der Dokumentation.
Auf ein normales Arbeitsjahr gerechnet sind das ca. 160 gesparte Arbeitsstunden. Und die verringerten Stunden wirken sich natürlich direkt auf die Kosten aus: Bei einem Stundensatz von 80,00 € entspricht das einer Ersparnis von 12.800,00 € pro Jahr!
Im Hinblick auf die Zukunft der Baubranche wird dieser Vorteil noch mehr an Relevanz gewinnen. Mit der zunehmenden Integration von BIM und technisch immer anspruchsvolleren Bauprojekten fallen künftig so viele Daten an, dass keine Baufirma den Zusatzaufwand einer händischen Dokumentation mehr stemmen kann.
Volle Rechtssicherheit und Schutz vor Informationsverlust
Eine gute Dokumentation hält den Bauablauf so fest, dass im Streitfall (z. B. bei Verzögerungen oder Baumängeln) mindestens klar ist:
Im hektischen Baustellengeschehen kann es schnell passieren, dass Details beim Dokumentieren vergessen werden. Das Bautagebuch digital zu führen, verhindert dies effektiv: Ein einheitliches Formular mit vorgegebenen Feldern sorgt dafür, dass Sie an jedem Baustellentag dieselben Informationen hinterlegen.
Zusatzdaten wie Fotos und Planmarker verorten das Geschehen und liefern weitere wertvolle Hinweise, wenn Sie z. B. bezüglich eines Mangels Nachforschung betreiben wollen. Nebenbei entfällt außerdem der Weg zwischen Baustelle und Büro, wodurch kein Medienbruch mehr passiert und Fehler reduziert werden.
Darüber hinaus sinkt das Risiko von Datenverlust. Ein physischer Bauordner konnte früher durchaus einmal verlorengehen oder beschädigt werden. Nicht so beim digitalen Bautagebuch: Ihre Daten sind in der Cloud gespeichert. Selbst viele Jahre nach Bauabschluss liegen die Dokumente noch sicher verwahrt im digitalen Bauordner.
Zentrale und projektbezogene Informationsplattform
Ein digitales Bautagebuch sorgt nicht nur für Rechtssicherheit, sondern auch für Ordnung in den Unterlagen. Es sammelt alle Informationen zum Projekt an einem zentralen Ort. Dadurch finden Sie wichtige Daten schneller – oder überhaupt – wieder. Ein Knopfdruck genügt, um die gerade gesuchten Dokumente abzurufen. Andere Bauteilnehmer haben bei Bedarf ebenfalls Zugriff darauf.
Das alles ist etwa dann hilfreich, wenn Sie dem Bauherrn schnell Auskunft geben wollen oder herausfinden möchten, was in der Besprechung vor zwei Wochen vereinbart wurde. Auch, wenn ein Baupartner wechselt oder sich einer Ihrer Teamkollegen ins Projekt einarbeiten soll, ist die digitale Bauakte eine große Hilfe. So lassen sich unerwartete Ausfälle, Urlaube oder Krankenstände leichter abfangen.
Informationsaustausch und Zusammenarbeit in Echtzeit
Mithilfe verschiedener Kommunikationsmöglichkeiten fördert das digitale Bautagebuch zusätzlich die Zusammenarbeit. Denn der Informationsaustausch findet nicht mehr verzögert über E-Mail oder WhatsApp statt, sondern in Echtzeit über die Plattform.
Auf diese Weise kann es nicht mehr passieren, dass eine Baufirma versehentlich auf ein veraltetes Protokoll zugreift oder behauptet, eine wichtige Info sei nicht kommuniziert worden. Zudem können Handwerker ihre Bautagesberichte in der App anlegen und somit für Einheitlichkeit über sämtliche Dokumente hinweg sorgen.
Mehr Flexibilität
Dank mobilem Zugriff von überall aus sind Sie nicht mehr an Ihren Büro-PC gebunden. Das spart unnötige Fahrten von und zur Baustelle. Meist ist zur Nutzung der digitalen Tools nicht einmal eine stabile Internetverbindung nötig: Sollten Sie einmal offline arbeiten müssen, wird der aktuelle Stand automatisch synchronisiert, wenn wieder eine Verbindung besteht.
Ebenso können Sie Arbeiten ganz einfach an Ihr Team delegieren: Ein Protokoll, das Sie gerade mobil auf der Baustelle angelegt haben, kommt nahezu zeitgleich bei Ihrer Kollegin im Büro an, die dann z. B. den Feinschliff vornehmen kann.
Transparenz und Überblick als Wettbewerbsvorteil
Nicht zu unterschätzen ist außerdem die Bedeutung einer guten Dokumentation für Ihr Image als Bauunternehmer. Sauber strukturierte Protokolle und ein übersichtlich gestaltetes Bautagebuch hinterlassen sowohl bei Kunden als auch bei Ihren Partnern einen professionellen Eindruck. Damit machen Sie aus einer lästigen Aufgabe, die Sie ohnehin erledigen müssen, einen echten Wettbewerbsvorteil.
Gibt es auch Nachteile?
An dieser Stelle sollte erwähnt werden, dass der Umstieg auf ein neues Softwareprodukt natürlich immer eine Veränderung von Gewohnheiten bedeutet. Gerade bei größeren Bauträgern oder Architekturbüros kann es ein wenig Zeit in Anspruch nehmen, bis alle Teammitglieder vollständig digital arbeiten.
Doch im Gegensatz zu beispielsweise dem Umstieg auf BIM-Software ist der Schritt zum digitalen Bautagebuch recht klein, hat jedoch bereits großen Nutzen. Es lohnt sich also, mit der Baudokumentation zu starten und Schritt für Schritt weitere Prozesse zu digitalisieren.
Daneben können die Kosten auf den ersten Blick ein Argument gegen die Digitalisierung des Bautagebuchs sein. Langfristig wiegt die jährliche Zeit- und Kostenersparnis diesen Aufwand jedoch schnell wieder auf. Schon ab einer kleinen bis mittleren Betriebsgröße kann der Umstieg lohnend sein.
Mehr Informationen dazu finden Sie in unserem E-Book zum Thema Baudokumentation.
Umstieg auf das digitale Bautagebuch: So gelingt’s
Sie haben bisher auf Excellisten und Word-Vorlagen gesetzt, möchten jetzt aber den letzten Schritt zur vollständig digitalen Dokumentation wagen? Keine Sorge: Ein Bautagebuch digital zu führen, erfordert keine besonderen IT-Kenntnisse oder lange Einarbeitungszeit.
Der Inhalt Ihrer Dokumentation bleibt ebenfalls exakt derselbe – orientieren Sie sich wie immer an den Vorgaben Ihres Auftraggebers im Bauvertrag und an den üblichen gesetzlichen Bestimmungen zur Baustellendokumentation.
Ein konkretes Beispiel gefällig? Wir zeigen Ihnen jetzt, wie Sie das digitale Bautagebuch schnell und unkompliziert in BauMaster erstellen.
1. Daten eingeben
Nachdem Sie einmalig Ihre Vorlage in der Bautagebuch-App erstellt und mit allgemeinen Daten zum Projekt befüllt haben, geht es sehr schnell:
Der Rest passiert ganz automatisch: aus Ihren Eingaben entsteht ein fertig formatiertes Tagebuchblatt. Bei Bedarf können Sie dieses für den nächsten Tag kopieren – so übertragen sich wiederkehrende Informationen ganz automatisch.
2. Geordnet ablegen und wiederfinden
Ist das Tagebuchblatt fertig, landet es zusammen mit allen anderen Projektunterlagen (Pläne, Protokolle, Fotos etc.) im digitalen Projektordner beim zugehörigen Bauprojekt. Dort bleiben alle Daten langfristig auf sicheren österreichischen Servern gespeichert und sind jederzeit abrufbar.
3. Informationen in Echtzeit verteilen
Direkt aus der App heraus lässt sich ein Bautagebuchblatt auch per E-Mail versenden. Per Knopfdruck geht das PDF als Downloadlink an den ausgewählten Verteiler. Im Nachhinein können Sie jederzeit prüfen, wer die Datei geöffnet hat – so gibt es keine Ausreden mehr.
Jetzt das digitale Bautagebuch kostenlos testen!
Moderne Herausforderungen erfordern moderne Lösungen: Deshalb ist jetzt der richtige Zeitpunkt, auf ein lückenloses digitales Bautagebuch umzustellen! Die Vorteile überwiegen klar: weniger Zeit- und Kostenaufwand, dafür mehr Ordnung, mehr Beweissicherheit und volle Transparenz in all Ihren Projekten.
Und von der digitalen Dokumentation ist es nur noch ein kleiner Schritt zum vollständig digitalen Baumanagement. Sie wollen mehr erfahren? Lernen Sie jetzt in einer 30-tägigen Testphase alle Funktionen von BauMaster kennen:
FAQ: (Digitales) Bautagebuch
Ist das Führen eines Bautagebuches Pflicht?
Das BGB/ABGB in Deutschland und Österreich schreibt keine generelle Dokumentationspflicht vor. Architekten und Bauingenieure sind jedoch lt. HOAI dazu verpflichtet, ein Bautagebuch zu führen. Für einen Bauvertrag nach ÖNORM B 2110 ist das Baubuch ebenso vorgeschrieben. Das Führen eines Bautagebuchs kann außerdem vertraglich vereinbart werden.
Wie führe ich ein Bautagebuch?
Das Bautagebuch muss den aktuellen Stand des Baufortschritts dokumentieren, inklusive Wetter, anwesenden Firmen, besonderen Vorkommnissen, Mängeldokumentation etc. Dazu sollte möglichst täglich ein Tagebuchblatt angelegt werden. Dieses wird von allen Baubeteiligten gegengezeichnet.
Was gehört in ein Bautagebuch?
Im Bautagebuch sollte u. a. Folgendes aufscheinen:
- aktueller Stand der Bauausführung
- anwesende Personen
- Material- und Geräteeinsatz
- Wetter
- wichtige Meilensteine (z. B. Teilabnahmen)
- besondere Vorkommnisse (Verzögerungen, Mängel, Beschwerden, von Firmen geäußerte Bedenken zur Ausführung etc.)
- Fotodokumentation zu Abnahmen, Mängeln etc.
Wer führt das Baubuch?
Das Bautagebuch (auch “Baubuch” in Österreich) ist von der Bauleitung zu führen. Nach HOAI und nach der ÖNORM B 2110 ist das Baubuch verpflichtend. Abgesehen davon kann die Dokumentation zudem vertraglich vereinbart werden.
Was ist der Unterschied zwischen Bautagebuch und Bautagesbericht?
Das Bautagebuch wird von der Bauleitung geführt und dokumentiert den gesamten Bauablauf. Idealerweise wird jeden Tag ein Tagebuchblatt befüllt. Ein Bautagesbericht wird von jeder Baufirma geführt und dokumentiert je einen einzelnen Baustellentag.
