Aufzeichnungen zur tagtäglichen Arbeit auf der Baustelle sind die Basis für einen geordneten Bauablauf und eine gute Zusammenarbeit. Nahezu keiner Aufgabe auf der Baustelle kommt daher mehr Wichtigkeit zu als der Dokumentation. Erfahren Sie hier, wie Sie die Baustellendokumentation meistern: Wir klären, was die Baustellendoku beinhaltet, welche Stolperfallen Sie überwinden müssen und wie eine App & Software für Effizienz sorgt!
Definition: Was ist eine Baustellendokumentation?
Die Baustellendokumentation hält das gesamte Baugeschehen schriftlich fest: durchgeführte Arbeiten, anwesende Firmen, Besprechungen sowie sonstige Vorgänge und Besonderheiten, die den Bauablauf beeinflussen. Sie besteht u. a. aus Bautagebüchern, Tagesberichten und verschiedenen Baustellenprotokollen (für Besprechungen, Begehungen, Abnahmen etc.).
Die Baudokumentation ist also ein zentraler Bestandteil jedes Bauvorhabens. Allerdings bringt die akribische Erfassung und Verarbeitung diverser Daten und Informationen am Bau einen hohen Zeitaufwand mit sich. Aus diesem Grund wird die Baustellendoku oft vernachlässigt oder nur lückenhaft geführt.
Dabei ist die Baustellendokumentation vor allem eines: wichtig.
Entscheidungen, Absprachen, durchgeführte Leistungen, entdeckte Mängel und andere wesentliche Ereignisse – was nicht schriftlich festgehalten wird, kann später nicht mehr zweifelsfrei nachgewiesen werden.
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Warum ist Baustellendokumentation so wichtig?
Eine gute Baustellendokumentation sorgt dafür, dass jederzeit genau rekonstruiert werden kann, wie ein Sachverhalt genau abgelaufen ist. Je umfassender und strukturierter sie ist, desto besser.
Das ist besonders dann wertvoll, wenn es zu Streitigkeiten nach Bauabschluss kommt. Auch Jahre später treten bei vielen Bauvorhaben noch versteckte Baumängel zutage, für die dann natürlich niemand mehr zuständig sein möchte. Schlimmstenfalls landen diese Auseinandersetzungen vor Gericht.
Mit einer guten Beweissicherung ist es oft möglich, einen Gerichtsprozess von vornherein zu vermeiden, da einfach ersichtlich ist, wer die Schuld an entstandenen Schäden und Mängeln trägt. Aber auch wenn das nicht mehr möglich ist, können Sie Ihre Unterlagen zumindest nutzen, um darzulegen, dass Sie selbst einwandfrei gearbeitet haben.
Würden Sie auf die Baustellendokumentation verzichten, stünde hingegen Aussage gegen Aussage. Das Resultat sind häufig langwierige, zermürbende Prozesse, die schlussendlich viel mehr Zeit kosten, als Sie für die eigentliche Dokumentation gebraucht hätten. Das Fazit: Baustellendokumentation ist zwar lästig, aber absolut notwendig!
Auf den Punkt gebracht – die Vorteile einer ordentlichen Dokumentation am Bau:
→ liefert schnelle Antworten auf Fragen und Unklarheiten
→ hilft bei Mängeln, Schäden, Bauverzögerungen, Nachträgen und Co., die Ursache nachzuvollziehen
→ reduziert unnötige Auseinandersetzungen
→ verkürzt oder verhindert daraus folgende Gerichtsprozesse
→ liefert im Falle eines Rechtsstreits handfeste, schriftliche Beweise
→ stärkt außerdem das Vertrauen zwischen Bauherrn und Projektleiter
Ist die Baustellendokumentation verpflichtend?
Ob Sie verpflichtend eine Baustellendokumentation führen müssen, hängt von der Rechtsgrundlage Ihres Bauvertrags ab:
In allen Fällen ist übrigens frei wählbar, ob digital oder auf Papier dokumentiert wird.
Egal ob Bauherr, Bauleitung oder Bauunternehmen: Wir raten Ihnen in jedem Fall dazu, ausführlich, schriftlich und am besten digital zu dokumentieren! Eine moderne Lösung dafür ist die Baustellendokumentation mit Software oder App – am besten mit einem Tool, das perfekt auf Bauprojekte abgestimmt ist.
Ihre App für Baustellendokumentation: BauMaster
Alles, was Sie für die digitale Baustellendokumentation benötigen, finden Sie in BauMaster. Nur mit einem Smartphone oder Tablet ausgestattet, erstellen Sie damit direkt auf der Baustelle:
– eine digitale Bauakte,
– das Bautagebuch und Bautagesberichte,
– eine beweissichere Fotodokumentation,
– verschiedenste Bauprotokolle,
– u. v. m.
Sie wollen mehr erfahren? Alle Vorteile und Funktionen stellen wir Ihnen hier genauer vor:
Wie funktioniert die Baustellendokumentation?
Damit eine Baustellendokumentation tatsächlich hilfreich ist, muss sie lückenlos geführt werden. Dafür haben sich bestimmte Dokumentationsformen speziell für das Baugewerbe etabliert. Wir klären nun, was genau unbedingt dokumentiert werden muss und wie die Baudokumentation in der Regel erfolgt.
Inhalt: Was steht in der Baustellendoku?
Grundsätzlich gilt: Je größer das Projekt, desto mehr Daten sind nötig. Aber auch für eine kleine Baustelle ist die Dokumentation nicht zu verachten. Vor Mängeln und Schäden ist schließlich niemand gefeit. Folgende Informationen sollten Sie in Ihrer Baustellendokumentation festhalten:
In welcher Form erfolgt die Dokumentation der Baustelle?
Für Bauherr und Bauleitung ist ein Bautagebuch sinnvoll, welches das gesamte Baugeschehen für den jeweiligen Arbeitstag festhält. Wie der Name bereits sagt, ist es täglich zu führen und sollte möglichst viele wichtige Details beinhalten, z. B. Witterung, anwesende Personen, Fortschritte, Geräte, Material und alle besonderen Vorkommnisse.
Ähnlich gestaltet sich der Bautagesbericht, der von allen Handwerkern geführt werden sollte. Auch darin sollten Umstände wie Temperatur, Wetter, Arbeitskräfte, Geräte und Besprechungen aufscheinen. Im Gegensatz zum Bautagebuch dient der Tagesbericht jedoch nur als Nachweis der eigenen Bauleistungen.
Bautagebuch und Bautagesbericht sind prinzipiell zur täglichen Bestandsaufnahme gedacht. Besprechungen, Ergebnisse von Begehungen oder Übergaben sollten hingegen bei Bedarf in Form von Protokollen angelegt werden:
Weitere wichtige Dokumente für die Baudokumentation
Neben Tagebüchern und Protokollen sollten Sie auch alle anderen wichtigen Schreiben und Dokumente, die mit der Baustelle zu tun haben, geordnet sammeln. Dafür bietet sich entweder ein gut durchdachter Bauordner oder gleich eine digitale Bauakte an. Unbedingt gesammelt werden sollten zum Beispiel:
Vorsicht bei der Baustellendokumentation: Beispiele für Stolperfallen
Fachgerecht zu dokumentieren, ist nicht immer einfach. Damit Sie nicht in typische Stolperfallen geraten und Ihre Dokumentation einer gründlichen Prüfung standhält, liefern wir Ihnen hier für die Baustellendokumentation einige Beispiele, die gerne für Probleme sorgen.
Es wird zu wenig Zeit für die Baustellendoku eingeplant
Der Klassiker auf der Baustelle sind Zeitprobleme. Im Tagesgeschäft kommen stets neue Aufgaben dazu, die erledigt werden wollen, wobei die Dokumentationsarbeit gerne auf der Strecke bleibt. Vergessen Sie dabei nie: Im Moment mögen die Aufzeichnungen zwar zeitraubend und lästig erscheinen, später jedoch werden Sie froh darüber sein.
Das gilt vor allem dann, wenn Sie Gewährleistungsansprüche geltend machen wollen oder selbst mit Baumängeln konfrontiert werden. Nehmen Sie sich also unbedingt genügend Zeit, alle wesentlichen Tatsachen festzuhalten. Wir garantieren Ihnen, dass Sie diesen Aufwand nicht bereuen werden!
Die Dokumentation wird nur bei Bedarf erstellt
Mit einem ähnlichen Problem sind Sie konfrontiert, wenn Sie die Dokumentation nicht zeitnah vornehmen. Direkt auf der Baustelle haben Sie alle Details noch im Kopf – abends erinnern Sie sich wahrscheinlich noch an das Wichtigste, aber Tage später sind mit Sicherheit Informationen verloren gegangen.
Noch kritischer wird es, wenn Sie die Aufzeichnungen gar erst auf Rückfragen anderer Bauteilnehmer hin erstellen. Einen Sachverhalt zu rekonstruieren, der bereits Wochen oder Monate zurückliegt, ist fast unmöglich. Denken Sie also lieber täglich daran!
Händisches Führen von Unterlagen für die Dokumentation am Bau
Das erste Problem von händischen Unterlagen liegt bereits in der Lesbarkeit. Handschriften sind oft nicht leicht zu entziffern und die fehlende Struktur macht eine spätere Auswertung schwierig. Aber auch, wenn Sie akribisch genau strukturierte Unterlagen führen: Die händische Dokumentation kostet viel Zeit, die in anderen Aufgaben besser investiert wäre.
Digitalisierung wurde in der Baubranche lange etwas stiefmütterlich behandelt – doch eine Baustellendokumentation mit Software oder Baustellen-Doku-App bietet enormes Potenzial:
Eine genaue und umfangreiche Dokumentation schreibt sich damit zwar immer noch nicht von selbst, aber Sie können mit einer Baustellendokumentations-Software zumindest viel Zeit sparen. Wenn Sie also nicht hinter der Konkurrenz zurückfallen wollen und das Maximum an Effizienz herausholen wollen, lohnt sich die Investition in eine Software und App für Baustellendokumentation.
Die Fotodokumentation wird vernachlässigt
Beim Dokumentieren von Bauleistungen ist eines noch wichtiger als Text: aussagekräftige Bilder. Denn ohne Fotos ist die Dokumentation als Beweismittel unbrauchbar. Besonders für Leistungen, die von der weiteren Bautätigkeit überdeckt werden, empfehlen wir eine ausführliche Fotodokumentation – auch hier am besten mit einer Baustellen-Doku-App.
Gute Softwares und Apps für Baustellendokumentation bieten die Möglichkeit, direkt vor Ort am Mobilgerät Fotos zu machen und zur Verdeutlichung hineinzuskizzieren. Zudem kann das Foto schnell und einfach der entsprechenden Bauleistung zugeordnet werden. Diese Option sollten Sie nutzen, damit Sie zum Beispiel auch später noch wissen, welche Wand genau einen Riss hatte.
Hinweis zu Foto- und Videoaufnahmen im Rahmen der DSGVO
Sobald Ihre Fotos oder Videos auf der Baustelle Personen beinhalten, greift in der EU die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO). Für die Baustellendokumentation mit Drohne kommt seit 2020 noch die EU-Drohnenverordnung hinzu.
Foto- oder Videoaufnahmen dürfen demnach nur mit Einverständnis der betroffenen Personen angefertigt werden – vor allem, wenn die Aufnahmen nicht nur den Baustellenbereich, sondern auch umliegende öffentliche Bereiche zeigen.
Als Alternative dazu ist es natürlich erlaubt, Personen oder personenbezogene Daten unkenntlich zu machen.
Kein einheitliches System bei der Dokumentation des Bauprojekts
Ein grundlegendes Kriterium für eine effiziente Baustellendoku ist Ordnung. Ohne strukturiertes System herrscht Chaos in den Unterlagen – wichtige Dokumente müssen dann stundenlang gesucht werden. Im schlimmsten Fall gehen sie sogar gänzlich unter.
Achten Sie also darauf, von Anfang an eine einheitliche Struktur einzuhalten, die sich vom ersten bis zum letzten Dokument durchzieht. Nur so gehen Sie sicher, dass Sie bei Rückfragen nicht lange suchen müssen und Sie alles Jahre später noch auffinden. Auch andere Baubeteiligte werden für diese Sorgfalt dankbar sein.
Fehlende, ungenaue oder falsche Informationen
In eine gute Baustellendoku gehören konkrete Informationen, die einen Sachverhalt umfassend beschreiben. Zu allgemeine oder ungenaue Beschreibungen haben darin absolut nichts verloren. Eine Floskel wie „Behinderung durch den AG“ für eine Verzögerung sagt beispielsweise nichts aus.
Erst wenn Sie den genauen Grund angeben, warum nicht weitergearbeitet werden konnte, sind Sie auf der sicheren Seite. Dieser kann zum Beispiel lauten: „Der Auftraggeber hat kurzfristig das zu verbauende Material von X auf Y geändert, dieses hat eine längere Lieferzeit.“
Eine weitere häufige Stolperfalle sind Fehler, die durch Copy-Paste aus vorhergehenden Dokumenten entstanden sind. Lesen Sie daher immer noch einmal genau nach, ob Sie alle Daten und Angaben auf den aktuellen Stand gebracht haben!
Nicht alle Beteiligten führen eine Baustellendoku
Sie haben bereits eine digitale Baustellendokumentation und führen diese akribisch genau jeden Tag? Sehr gut, aber leider ist es damit noch nicht ganz getan. Wenn Sie auf der Baustelle mit Partnern zusammenarbeiten, müssen diese ebenfalls Wert auf die Dokumentation legen.
Wenn Sie nur selbst darauf achten, haben Sie leider nur die Hälfte der Arbeit beweissicher aufgezeichnet. Sprechen Sie sich also mit anderen Beteiligten ab und vereinbaren Sie bestenfalls eine gemeinsame Vorgehensweise – etwa ein gemeinsames Baustellendokumentations-Muster oder die gemeinsame Verwendung einer Baustellen-Doku-App. Am Ende profitieren schließlich alle von einer guten Beweislage.
Sie suchen noch mehr Tipps für die effiziente Dokumentation Ihrer Baustellen? Unser praktisches E-Book hilft Ihnen weiter:
BauMaster: lückenlose Baustellendokumentation mit Software & App
Unser Team hinter BauMaster kennt die tägliche Hektik am Bau nur zu gut. Deswegen liegt es uns am Herzen, mit unserer Bausoftware eine schnelle und praktikable Lösung zu bieten, mit der Sie viele typische Stolperfallen umgehen können. Eine Baustellendokumentation mit Software soll Ihnen schließlich den Arbeitsalltag erleichtern, statt noch mehr Komplexität hineinzubringen.
Mit einigen wenigen Schritten kommen Sie bei BauMaster zum Ziel:
1. Erfassung direkt auf der Baustelle
Für BauMaster brauchen Sie nur ein mobiles Endgerät, z. B. Handy oder Tablet. Direkt vor Ort erstellen Sie darauf Notizen, Fotos, Sprachaufnahmen und mehr. Diesen hängen Sie gleich passende Pläne an, erstellen Planmarker und Skizzen und speichern diese ab. Praktische Vorlagen und rechtskonforme Textbausteine beschleunigen den Prozess noch weiter.
2. PDF generieren & versenden
Aus Ihrem gerade erstellten Dokument wird mit wenigen Klicks eine PDF-Datei, welche Sie direkt aus der App an alle Beteiligten versenden können. Kommunikation in Echtzeit, statt langwierigem E-Mail-Verkehr!
3. Später wieder darauf zugreifen
Es treten später Fragen, Probleme oder Streitigkeiten auf? Dank einer zentralen und systematischen Datenablage finden Sie Informationen innerhalb kürzester Zeit wieder und greifen von überall aus auf die Baustellendokumentation zu. Unordentliche, überall verteilte Zettelwirtschaft ist damit passé.
Eine gute Baustellendokumentation macht den Unterschied
Unser Fazit: Wer sein Bauvorhaben von Baubeginn bis zur Fertigstellung sorgfältig und lückenlos dokumentiert, ist auf der Baustelle klar im Vorteil! Zeit, die Sie dafür aufwenden, erhalten Sie oft um ein Vielfaches zurück, wenn Sie z. B. einen drohenden Rechtsstreit schon abwenden, bevor er überhaupt begonnen hat. Und mit modernen Baustellen-Doku-Apps reduzieren Sie den Zeitaufwand auf ein absolutes Minimum.
Eine gute, digitale Baustellendokumentation ist also jedenfalls eine Investition, die sich lohnt!
FAQ: Die häufigsten Fragen zur Dokumentation der Baustelle
Was gehört in eine Baudokumentation?
Zur Dokumentation am Bau gehören unbedingt das Bautagebuch und die Bautagesberichte. Daneben sollten folgende Unterlagen in der Baudokumentation enthalten sein:
- Besprechungsprotokolle, Begehungsprotokolle, Bauabnahmeprotokolle
- jeglicher Schriftverkehr, der für das Projekt relevant ist
- Verträge & behördliche Dokumente
- Pläne, Skizzen & Fotos
- Zeitpläne
- To-do-Listen, Mängellisten
- Rechnungen
Welche Unterlagen müssen auf der Baustelle aufliegen?
Die Baustellenbibliothek sollte immer aktuell gehalten werden und zumindest folgende Dokumente beinhalten:
- Liste der Baubeteiligten
- relevanter Schriftverkehr und behördliche Anordnungen
- aktuelle Pläne
- Bautagebuch, Bautagesberichte
- Baubesprechungsprotokolle
- Baustellenorganigramm, Bauzeitenplan
- Werkzeug- und Materiallisten
Warum Baustellendokumentation?
Die Baustellendokumentation (Bautagebuch, Tagesberichte, Protokolle, Fotodokumentation und Co.) sorgt dafür, dass das gesamte Baugeschehen auch später noch nachvollziehbar bleibt. Alle Arbeiten, Aktivitäten, Besprechungen, Probleme etc. werden darin tagesaktuell festgehalten. Das sorgt für Rechtssicherheit im Falle von Mängeln, Schäden, Verzögerungen, Nachträgen u. v. m.
Ist das Führen eines Bautagebuches Pflicht?
Das Führen des Bautagebuches ist für Architekten und Bauingenieure nach der HOAI verpflichtend. Bei Bauverträgen nach der ÖNORM B 2110 müssen Sie als Bauprojektleiter ebenfalls ein Baubuch führen. Nach den allgemeinen Gesetzbüchern (ABGB/BGB) besteht keine Dokumentationspflicht – eine Verpflichtung kann jedoch trotzdem im Vertrag vereinbart werden.
Was ist eine Bestandsdokumentation?
Eine Bestandsdokumentation ist nicht dasselbe wie die Baudokumentation: Sie dient Immobilieneigentümern, dem Facility Management oder dem technischen Gebäudemanagement dazu, den Zustand und die Funktionsfähigkeit eines Gebäudes zu bewerten. Sie gibt einen Überblick, welche Prüfungen durchgeführt wurden, welche Wartungen und Reparaturen notwendig sind und wie hoch die Kosten in etwa ausfallen werden.
