Bautagebuch-Vorlage: Alles, was Sie dazu wissen müssen!

Bei einem Bauvorhaben alle Schritte genau zu dokumentieren und Absprachen festzuhalten kann einem viel Geld und Nerven ersparen. Nicht oft endet ein Bauvorhaben – welcher Art auch immer – vor Gericht. Und dann gilt es als Bauherr oder Unternehmer genau beweisen zu können, wer die Verantwortung für etwaige Mängel oder sogar einen Baustopp trägt. Wieso ein Bautagebuch so wichtig ist, was es beinhalten muss und ob eine gratis Vorlage ausreicht, um vor Gericht standzuhalten, erfahren Sie hier!

Was ist ein Bautagebuch genau?

Ein Bautagebuch ist im Grunde genommen das Herzstück eines jeden Bauvorhabens. Sein Zweck ist es, den Ablauf, den Fortschritt und alle wichtigen Ereignisse auf der Baustelle nachvollziehbar zu machen. Es dient daher als Dokumentation des Bauablaufs und ist für Architekten, Bauingenieure und andere Bauleiter gemäß HOAI sogar verpflichtend vorgeschrieben.

Dabei zeigt es den Fortschritt der Bauarbeiten in Echtzeit an und man kann alle wichtigen Ereignisse auf einen Blick nachvollziehen. Vor allem nach Abschluss der Bauarbeiten bietet ein gut geführtes und vollständiges Bautagebuch den zentralen Bestandteil für eine beweissichere Baudokumentation.

Warum ein Bautagebuch so wichtig ist!

Im stressigen Baualltag geht das regelmäßige Führen des Bautagebuchs oft unter – mit negativen Folgen. Die Ereignisse des Bauablaufs lückenlos aufzuzeichnen und Vorkommnisse zu dokumentieren, ist aber von großer Relevanz. In Streitfällen, wie z. B. bei Baumängeln, wird das Bautagebuch als Beweismittel herangezogen und gilt als Grundlage für alle Meldungen.

Fehlt das Baustellentagebuch oder ist es unvollständig, wird es schwierig bis unmöglich, Vereinbarungen, Ausführungen und Verantwortlichkeiten nachzuvollziehen – genau deshalb ist das Bautagebuch ein essenzieller Bestandteil eines jeden Bauprojekts.

Täglich wiederkehrende Vorgänge und die folgenden Rahmenbedingungen sollten im Bautagebuch festgehalten werden:

  • Welche Maschinen wurden an einem gewissen Tag verwendet?
  • Welche Arbeiter und welche Firmen waren an welchem Tag zugange?
  • Welche Temperatur und Windstärke herrschten während gewisser Arbeiten am Bau vor?

Sie mögen sich jetzt vielleicht fragen, wozu Daten wie die Windstärke wichtig sind – jedoch haben Witterung und Wetter oftmals schwere Konsequenzen für gewisse Arbeitsschritte zur Folge. Wenn man genau dokumentiert, welche Umstände am Bau herrschen, kann man möglichen Mängeln besser auf den Grund gehen!

Die Zeitersparnis beim Finden von Fehlerursachen während der Bauarbeiten ist dank einem Baustellentagebuch enorm. Nicht nur für Unternehmen und Großprojekte, auch Bauherren und -herrinnen von kleineren und mittelständischen Unternehmen sollten unbedingt und regelmäßig alle Geschehnisse am Bau dokumentieren!

Was gehört unbedingt in ein Bautagebuch?

Oben wurde bereits kurz angerissen, wieso eine lückenlose Bau-Dokumentation mittels Bautagebuch wichtig ist und woraus der Inhalt z. B. bestehen kann. Was genau in ein Baustellentagebuch gehört, listen wir Ihnen hier auf. Dabei gibt es Angaben, die bei jedem Bauvorhaben im Baustellentagebuch aufgezeichnet werden sollen und besondere Angaben, die nur bei speziellen Baustellen gemacht werden müssen.

Regelmäßige Angaben, die immer dokumentiert gehören

  • Auftraggeber und Auftragnehmer und deren Leistungen inklusive Kontakt-Daten
  • genaue Bezeichnung der Baumaßnahme und der Bauunterhaltungsarbeiten
  • Zahl der Mitarbeiter, getrennt nach Qualifikation und Firmenzugehörigkeit (Polierer, Facharbeiter, Hilfsarbeiter)
  • Einsatz der Arbeitskräfte
  • Zeitpunkt von Änderungen- und Berichtigungen an den Auftragnehmer
  • Zeitpunkt, an dem Ausführungsunterlagen (genau benennen) ausgehändigt wurden
  • Tagewerk: Beginn, Fortschritt und Fertigstellung der einzelnen Bauarbeiten
  • Wetter inklusive Höchst- und Tiefsttemperatur
  • Einsatz von Maschinen und Dokumentation von etwaigem Ausfall
  • Lieferung: Eingang von Stoffen und Bauteilen, Zustand und Lieferant
  • Vorlage von Ergebnissen vorgeschriebener Prüfungen (Baustoff-, Boden- und Wasserprüfungen)
  • Dokumentation von Leistungen, die durch den Baufortschritt verdeckt werden
  • Baufehler offener Leistungen und Aufgaben
  • Besprechungen, deren Teilnehmer, Vereinbarungen und Anweisungen

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Besondere Angaben, die nicht immer nötig sind

  • Unterbrechung und Verzögerung von Arbeiten mit Ursachen
  • Behinderungsanzeigen von Auftragnehmern: Sachverhalt wird detailliert erfasst, sodass Gründe und Umfang der Behinderungen beurteilt werden können und später zweifelsfreie Feststellungen möglich sind.
  • Mündliche Weisungen an Vertreter des Auftragnehmers (Name und Weisungsinhalt)
  • Wechsel im Personal
  • Notwendigkeit, Beantragung und Genehmigung von Abweichungen ausgehändigter Bauzeichnungen
  • Dokumentation, wenn Beschaffenheit des Baugrundes von den Angaben in der Leistungsbeschreibung abweicht
  • Umweltbedingungen, zum Beispiel, wenn sich ein fließendes Gewässer in der Nähe der Baustelle befindet

Achtung: VOB-Bedingungen unbedingt prüfen!

Die VOB ist eine Abkürzung für die für die Vergabe- und Vertragsordnung von Bauleistungen. Sie regelt die Vergabe von Bauaufträgen der öffentlichen Hand und von Sektorenauftraggebern. Bevor Sie sich eine Bautagebuch-Vorlage kostenlos herunterladen, sollten Sie die VOB-Bedingungen prüfen. Nur wenn das Dokument die rechtlichen Voraussetzungen erfüllt, können Sie sich bei rechtlichen Fragen auf die Berichte verlassen.

Welche Vorlage fürs Bautagebuch: Excel-Vorlage, PDF-Vorlage oder Word-Dokument?

Diese Frage lässt sich nicht pauschal beantworten. Denn hier hängt es vor allem davon ab, wie Sie gerne arbeiten und welche Formate Sie gewohnt sind.

Wer gerne mit Tabellen arbeitet, für den ist die Excel-Tabelle die passende Vorlage und wer gerne ausführlich und in ganzen Sätzen dokumentiert, wird an einer Word-Datei seine Freude haben. Wenn Sie jedoch ein Fan von Checklisten sind, die auf jedem Gerät – egal ob Android, Windows oder iOS – leicht zu öffnen sind, dann ist die PDF-Datei zum Führen eines Baustellentagebuches die optimale Wahl.

Kostenlose Vorlage fürs Baustellentagebuch oder Komplettlösung?

Eine kostenlose Vorlage für ein Baustellentagebuch mag verlockend klingen und das Internet ist voll von kostenlosen Vorlagen von Excel bis Word. Dabei gibt es digitale Bautagebücher und solche, die man ausdrucken kann und täglich händisch auf der Baustelle ausfüllt.

Jedoch lässt sich eine gratis Vorlage kaum formatieren und seien wir einmal ehrlich: Letztendlich führt eine einfache Vorlage ebenso zu Zettelwirtschaft und Zeitverlust bei der Dokumentation, da trotzdem alle Daten händisch eingetragen werden müssen. Auch in punkto Bilder-Einfügen hat man mit gratis Vorlagen oft Probleme. Zudem ist keinerlei Zusammenarbeit der Baubeteiligten in Echtzeit möglich, wie das bei intelligenten Komplettlösungen für den Bau oft angeboten wird.

Bautagebuch-App: Vor- und Nachteile

Die Vorteile einer Bautagebuch-App sind vielfältig. Nicht nur die einfache Handhabung an Ihrem mobilen Endgerät ohne lästigen Papierkram oder die erleichterte Kommunikation zwischen Kollegen, Firmen und Arbeitern machen einen App-Lösung attraktiv.

Auch folgende Punkte bringen nicht zu unterschätzende Vorteile mit sich:

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  • Zeitersparnis beim täglichen Dokumentieren: Dank digitaler Bautagebuch-Vorlage entstehen vollständige Berichte im Handumdrehen. Wiederkehrende Tätigkeiten und Vorkommnisse werden einfach kopiert.
  • Sauber dokumentieren: Wer lückenlos dokumentiert, hat alle nötigen Informationen auf Knopfdruck verfügbar. So können Sie als Architekt oder Bauleiter schnell reagieren.
  • Voller Überblick bei allen Bauprojekten: Jedes Protokoll und jeder Bautagebuch-Bericht wird automatisch beim richtigen Bauprojekt abgelegt. Digitale Bauakte auf Knopfdruck!
  • Keine Sorge im Streitfall: Lückenlose Baudokumentation kann dem Auftraggeber ausgehändigt werden
  • Mit einer durchdachten Lösung für die Baubranche schlagen Sie mehrere Fliegen mit einer Klappe: In einer Komplettlösung decken Sie neben dem Bautagebuch auch alle anderen Bau-Protokolle, Mängelmanagement, Bauzeitenplan und das gesamte Baumanagement ab.

Die Nachteile einer Komplettlösung fallen eher sehr gering aus und stehen in keinerlei Relation zu den Vorteilen;

  • Sie müssen Anschaffungskosten für die App bezahlen.
  • Sie müssen ein funktionsfähiges Endgerät besitzen, zum Beispiel in Form eines Smartphones.

Regelmäßiges Dokumentieren erfordert Disziplin, egal, ob Sie mit einer App oder herkömmlich mit Vorlagen oder Word und Excel dokumentieren. Die Anschaffungskosten sind mittlerweile gering und lohnen sich durch die Zeitersparnis meist schon innerhalb weniger Wochen.

Hier finden Sie einen kostenlosen Ersparnisrechner, um gesparte Stunden und Kosten durch den Einsatz einer Komplettlösung zu berechnen.

Fazit: Eine Bautagebuch-Vorlage mittels App ist unbedingt zu empfehlen!

Mangelhafte Dokumentation holt jeden irgendwann ein – darum sollten Sie unbedingt handeln und in eine solide digitale Bausoftware investieren. Sie haben am Markt eine große Auswahl – wichtig ist jedoch, darauf zu achten, dass die angebotene Lösung den täglichen Bauanforderungen entspricht, einfach in der Handhabung und DSGVO-konform ist. Natürlich sollte die Bautagebuch-Vorlage bei etwaigen Mängeln und Beanstandungen vollständig sowie rechtskonform sein, damit sie vor Gericht standhalten kann.

Hier finden Sie detaillierte Informationen zur BauMaster Bautagebuch-App.


BauMaster ist ein einfach anzuwendendes Programm.

Uns gefällt die einfache Erstellung von Bauberichten und Protokollen inkl. aller notwendigen Anhänge. Die Protokolle haben eine saubere und übersichtliche Form.
Markus Grünwald
Bauleiter Innobilia GmbH

Baumeister Walter Fürthauer

Wir verstehen Bau.
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Als digitales Werkzeug für Verantwortliche am Bau steuert BauMaster den gesamten Bauablauf und sorgt für beweissichere Dokumentation und effizientes Baumanagement.

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