Ob die Koordination eines Bauprojekts funktioniert, ist vor allem von einem Faktor abhängig: guter Kommunikation. Das mag einfach klingen, doch wer einmal eine Baustelle geleitet hat, der weiß, dass dem nicht so ist. Alle auf dem Laufenden zu halten, dabei Missverständnisse zu vermeiden und effizient auf Probleme zu reagieren, ist eine Kunst für sich.
Sie kämpfen ebenfalls mit Kommunikationsproblemen? Dann finden Sie hier 6 bewährte Tipps für Kommunikation am Bau, mit denen Sie ein Umfeld schaffen, das nicht nur die Produktivität steigert, sondern auch die Zufriedenheit aller Beteiligten sicherstellt.
Was macht die Kommunikation am Bau so schwierig?
Die Kommunikation am Bau ist aus mehreren Gründen komplex: Sie involviert zahlreiche Beteiligte mit unterschiedlichen Interessen und Fachkenntnissen, findet oft unter Zeitdruck statt und muss häufige Planänderungen bewältigen. Zudem erschwert die räumliche Trennung zwischen Planungsbüro und Baustelle die direkte Kommunikation.
Nicht zuletzt sind auf der Baustelle rechtliche Anforderungen ein ständiger Begleiter: Alles, was besprochen und vereinbart wird, muss sorgfältig dokumentiert werden. All das macht die Kommunikation auf der Baustelle ohnehin schon zu einer Herausforderung – die durch mehrere Faktoren noch schwieriger zu meistern wird:
Kommunikation über zu viele (nicht geeignete) Plattformen
Ob Papierkram und Zettelchaos, Überflutung mit E-Mails, SMS- und WhatsApp-Chats oder die schwerfällige Übermittlung von Dokumenten via antiquiertem Faxgerät: Die Technologie, die auf Baustellen oft zum Einsatz kommt, ist nicht sonderlich effizient.
Meist kommt nicht nur eine der genannten Technologien zum Einsatz – im schlimmsten Fall alle auf einmal. Informationen werden unkoordiniert zwischen Geräten, Kanälen und Personen hin- und hergeschickt, was schnell Missverständnisse und Frust auslöst. In diesem Durcheinander ist es letztendlich fast unmöglich, eine Information später wiederzufinden.
All diese Daten fließen außerdem nicht in die Projektsteuerung mit ein. So passiert es etwa, dass der Bauzeitenplan, den die Bauleiterin sorgfältig erstellt hat, längst nicht mehr eingehalten werden kann, weil per WhatsApp zwischendurch erteilte Zusatzaufträge für Installateur, Elektriker und Co. gar nicht darin aufscheinen. So versinkt die Baustelle langsam aber sicher im administrativen Chaos.
Fehlende IT- und Rechtssicherheit: Mängelanzeige per WhatsApp & Co.
Falsche Technologie-Nutzung bringt auch rechtliche Schwierigkeiten mit sich. Beispielsweise genügt eine Mängelanzeige per WhatsApp nicht, um die Schriftform nach VOB/B zu wahren. Und das aus gutem Grund – denn Daten, die per WhatsApp übermittelt werden, sind weder sicher noch datenschutzkonform.
Das beeinträchtigt natürlich die IT-Sicherheit: Die falschen Informationskanäle bieten Angriffsfläche für Cyberkriminelle. Betroffen sind dabei längst nicht nur Großbetriebe, sondern immer wieder auch KMUs.
Dazu kommt, dass die Textnachrichten nicht dauerhaft abgespeichert werden können – langfristige Rechtssicherheit ist also nicht gegeben. Auch E-Mails sind rechtlich schwierig und sollten im Idealfall zumindest eine qualifizierte elektronische Signatur enthalten.
Übrigens ist auch eine E-Mail nur dann rechtsgültig, wenn sie eine qualifizierte elektronische Signatur enthält. In unserem ausführlichen Ratgeber lesen Sie, was beispielsweise eine rechtssichere Mängelanzeige nach VOB auszeichnet.
Unzureichende Dokumentation
Rechtliche Probleme betreffen zudem nicht nur unsichere WhatsApp-Nachrichten. Schnelle Besprechungen, per Telefon zugesagte Termine oder Notizen bei der Baustellenbegehung: Vieles, was täglich passiert, wird nicht ausreichend schriftlich festgehalten. Dabei sind Besprechungsprotokolle und Co. ideal, um Transparenz und Nachvollziehbarkeit zu schaffen, und dienen außerdem als praktische Gedächtnisstütze.
Schlechtes Informationsmanagement
Ein weiteres Problem ist häufig der Datenaustausch: Wenn eine zentrale Informationsstelle fehlt, kommen dieselben Fragen immer wieder. Sie verschwenden Zeit damit, sich zu wiederholen, statt das Projekt voranzutreiben.
In vielen Fällen wird überdies erst auf Nachfrage reagiert, sodass wichtige Hinweise zu spät bei der zuständigen Person einlangen. Zu Problemen führt diese Herangehensweise beispielsweise in folgenden Fällen:
Fehlende Strukturen und Prozesse
Manchmal findet zwar ein Austausch statt, aber nicht mit den richtigen Personen. Dies passiert, wenn keine klaren Hierarchien und Strukturen definiert wurden. So entstehen etwa die typischen Streitigkeiten rund um Zuständigkeiten: Auftragnehmer ziehen sich aus der Verantwortung, indem sie behaupten, die jeweilige Fachkraft habe keine Befugnis gehabt, eine bestimmte Entscheidung zu treffen.
Menschliche Faktoren
Nicht zuletzt sind es oft die Menschen selbst, die Schwierigkeiten mit der Kommunikation haben. Das beginnt bereits bei Sprachbarrieren, wenn Sie mit ausländischen Firmen zusammenarbeiten.
Ebenfalls wichtig ist die Kommunikation mit Interessengruppen außerhalb der Baustelle. So stoßen Sie etwa Nachbarn und Anrainern schnell vor den Kopf, wenn eine Baustelle im Vorhinein nicht angekündigt wurde. Das sorgt automatisch für Widerstand, der oft gar nichts mit dem geplanten Bauwerk zu tun hat.
Viele dieser Probleme kommen Ihnen bekannt vor? Dann helfen Ihnen einige essenzielle Tipps dabei, diese aufzulösen:
6 Tipps: So verbessern Sie die Kommunikation am Bau
Erfolgreiche Kommunikation am Bau zeichnet sich durch folgende Eigenschaften aus:
Das Geheimnis dafür, diese Ziele zu erreichen, liegt in drei Schlüsselelementen: Menschen, Prozesse und Tools. Wer diese Faktoren einbezieht, schafft die perfekte Basis, Projekte hochwertiger, effizienter und kostengünstiger abzuschließen.
Zu jedem dieser Bereiche haben wir wertvolle Ratschläge für Sie gesammelt:
#1: Team und Ansprechpartner sorgfältig wählen
Ein erfolgreiches Projekt beginnt mit einem kompetenten Team. Identifizieren Sie die erforderlichen Skills für Ihr Projekt und stellen Sie sicher, dass jede Rolle mit einer Fachkraft besetzt ist, die entsprechende Erfahrung und Fähigkeiten mitbringt. Das gilt für Ihr eigenes Team, aber auch für alle Planungsbüros, Gewerke und sonstigen Beteiligten.
Stellen Sie außerdem sicher, dass Sie genau wissen, wer Ihre Ansprechpartner sind und wer wann informiert werden muss. Kommunizieren Sie anschließend bevorzugt mit den festgelegten Ansprechpartnern – und das möglichst frühzeitig.
Vergessen Sie dabei auf niemanden, auch nicht externe Stakeholder, die berechtigtes Interesse an Ihrem Bauprojekt haben. So lassen sich Unstimmigkeiten von vornherein vermeiden. Weitere wichtige Parteien im Bauablauf zeigt die folgende Grafik:
#2: Klare Prozesse definieren
Neben den richtigen Ansprechpartnern benötigen Sie klare Prozesse und Kommunikationswege, um für Transparenz und Effizienz zu sorgen. Damit reagieren Sie selbst auf unerwartete Ereignisse schnell und koordiniert. Je schneller und standardisierter die Abläufe sind, desto besser funktioniert die Zusammenarbeit.
Beispiele für solche Prozesse sind:
- regelmäßige Baubesprechungen, die eine klare Agenda haben, z. B. ein wöchentlicher Jour fixe zur Besprechung des Baufortschritts
- digitale Checklisten zum Abarbeiten für Baustellenbegehungen, z. B. für das Qualitätsmanagement
- einheitliches System für die Zeiterfassung auf der Baustelle
- klare Abläufe für die Mängelbeseitigung: von der Erstellung des Mängelprotokolls bis zur Freimeldung durch den Auftragnehmer
#3: Eine zentrale Informationsplattform etablieren
Viele Projektleiter versenken unzählige Arbeitsstunden in die Informationssuche und unnötige Meetings. Eine zentrale Datenplattform (auch CDE – Common Data Environment) adressiert dieses Problem effektiv, indem sie alle Projektdaten bündelt. Als einzige Quelle der Wahrheit liefert sie aktuelle Informationen in Echtzeit und vereinfacht den Zugriff für alle Teilnehmer.
Das ermöglicht es dem Team, Pläne, Vereinbarungen und Anweisungen jederzeit nachzulesen und nötige Anpassungen an Terminen, Aufgaben, Material etc. frühzeitig anzufragen. Sie sparen somit Zeit und vermeiden potenzielle Verzögerungen.
#4 Sauber und rechtssicher dokumentieren
Eine präzise und vollständige Dokumentation ist für den internen Gebrauch unverzichtbar und sorgt gleichzeitig für die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und das Vermeiden von Rechtsstreitigkeiten. Setzen Sie dabei unbedingt auf digitale Dokumentation:
Ein digitales Bautagebuch ist schnell und einfach befüllt und hält den Projektverlauf samt allen Entscheidungen nachvollziehbar fest – das spart viele Arbeitsstunden und bietet auch Jahre später noch volle Transparenz über das Baugeschehen.
Dies setzt jedoch voraus, dass die Dokumentation gewissenhaft und lückenlos erstellt wurde. Dazu zählt neben dem Tagebuch noch vieles mehr: Besprechungsprotokolle, sämtliche Planstände, Aufgabenlisten, Mängellisten etc. Hier greift wieder die zentrale Datenplattform: Diese unterstützt Sie dabei, alle Dokumente systematisch zu verwahren und zu sichern.
#5: Ein gutes Maß an Sicherheit und Vertrauen finden
Auch wenn es wichtig ist, dass Sie möglichst alles schriftlich ablegen und im Falle eines Gerichtsverfahrens rechtlich abgesichert sind, so bleibt doch Vertrauen die Basis jeder erfolgreichen Zusammenarbeit. Vermeiden Sie daher eine zu intensive Kontrolle und Überregulierung:
Tägliche E-Mails zur Abstimmung von Kleinigkeiten oder Erinnerungen an noch offene Aufgaben verärgern nach einiger Zeit auch den gewissenhaftesten Bauunternehmer.
Versuchen Sie deshalb, eine Balance zwischen rechtlicher Absicherung und Kommunikation auf Augenhöhe zu finden. In vielen Fällen kann es schon reichen, freundlich nachzufragen. Trotzdem müssen bedeutende Entscheidungen und Absprachen stets schriftlich dokumentiert sein.
#6: Branchenspezifische Tools nutzen
Zu guter Letzt brauchen Sie neben den richtigen Leuten und klaren Prozessen das richtige Handwerkszeug. Ein Tool, das für die Baubranche entwickelt wurde, ist effizienter und bietet zugeschnittene Funktionen, die eine generische Projektmanagement-Software nicht abdecken kann.
BauMaster ist beispielsweise so flexibel aufgebaut, dass über verschiedene Wege Informationen erfasst werden können und entspricht somit den Anforderungen eines Bauleiters. So fügt sich die App und Software nahtlos in Ihren Arbeitstag ein, statt zusätzliche Ressourcen zu verbrauchen. Durch die bauspezifischen Funktionen ergeben sich nützliche Vorteile, wie z. B.:
Mehr über vernetztes Bauen mit BauMaster
Kommunikation am Bau auf einen Blick
Zusammengefasst bedeutet das für Sie: Gute Kommunikation am Bau muss nicht kompliziert sein. Im Gegenteil: Je einfacher und zielgerichteter Sie kommunizieren, desto eher gelingt die Zusammenarbeit. Hier noch einmal alle Tipps auf einen Blick:
- Team und Ansprechpartner sorgfältig wählen
- Klare Prozesse definieren
- Eine zentrale Informationsplattform etablieren
- Sauber und rechtssicher dokumentieren
- Ein gutes Maß an Sicherheit und Vertrauen finden
- Branchenspezifische Tools nutzen
Zu guter Letzt noch ein Bonustipp: Die Kommunikation am Bau ist niemals wirklich perfekt. Ganz im Sinne des Kaizen – einem Konzept aus der Lean Construction, das für das Streben nach Perfektion steht – sollten Sie deshalb kontinuierlich an Ihrem Kommunikationsprozess feilen. So schaffen Sie eine gute Basis für zukünftiges Teamwork.
FAQ: Kommunikation auf der Baustelle
Was macht gute Kommunikation am Bau aus?
Gute Kommunikation im Bauwesen zeichnet sich durch Klarheit, Aktualität und Transparenz aus. Sie benötigt mindestens eine zentrale Informationsplattform, zielgerichtete Prozesse und die rechtssichere Dokumentation aller Geschehnisse, Aufgaben, Vereinbarungen und Entscheidungen.
Wie lassen sich Missverständnisse in der Baustellenkommunikation vermeiden?
Missverständnisse können vermieden werden, indem Sie präzise Informationen auf klar definierten Kommunikationswegen übermitteln. Die Nutzung einer zentralen Informationsplattform ermöglicht dabei den Echtzeit-Zugriff auf aktuelle Daten für alle Beteiligten, sodass diese jederzeit nachlesen können. Strukturierte Besprechungen und der Einsatz visueller Hilfsmittel unterstützen das bessere Verständnis ebenfalls.
Was hilft dabei, Sprachbarrieren auf multikulturellen Baustellen zu überwinden?
Um Sprachbarrieren zu überwinden, setzen Sie mehrsprachiges Personal ein, verwenden Sie visuelle Hilfsmittel und mehrsprachige Dokumentation. Auch Sprachkurse und Übersetzungsapps können nützlich sein. Kulturübergreifendes Training und regelmäßige Kommunikationschecks helfen, Missverständnisse zu minimieren und die Teamarbeit zu fördern.
Wie kommuniziert man bei Konflikten auf der Baustelle effektiv?
Bei Konflikten auf der Baustelle sollten Sie ruhig bleiben und die Perspektiven aller Beteiligten ohne Schuldzuweisungen anerkennen. Setzen Sie auf klare, lösungsorientierte Sprache und einen offenen Dialog. Vergessen Sie in solchen Situationen außerdem keinesfalls die lückenlose, schriftliche Dokumentation aller Vorkommnisse.
