Sowohl die Bauleitung als auch der zuständige Handwerksbetrieb können aufatmen, wenn ein Mangel endlich sachgerecht behoben und abgenommen ist. Doch bis dahin ist es oft ein weiter Weg. In diesem Ratgeber klären wir, was es bei der Mängelfreimeldung zu beachten gibt, wie eine Mängelbeseitigungsanzeige aussieht und was Projektleiter und Baufirma rund um die Anzeige zu tun haben.
Muster für die Mängelfreimeldung nach VOB oder ÖNORM gesucht? Weiter unten im Ratgeber finden Sie eine entsprechende Mängelfreimeldung-Vorlage.
Was ist eine Mängelfreimeldung?
Eine Mängelfreimeldung (oder Mängelbeseitigungsanzeige) verschickt der Auftragnehmer an den Auftraggeber, sobald er einen angezeigten Baumangel beseitigt hat und die betroffene Leistung somit mängelfrei ist. Der Freimeldung geht demnach immer eine Mängelrüge seitens des Auftraggebers voraus.
Im gesamten Prozess bis hin zur Mängelfreimeldung, aber auch darüber hinaus kann man leider vieles falsch machen – nicht ohne Grund kommt es gerade hier sehr oft zu gerichtlichen Auseinandersetzungen. Deshalb zu Beginn eine kurze Zusammenfassung der rechtlichen Grundlagen:
Rechtliches rund um die Mängelfreimeldung nach VOB & ÖNORM
Die Mängelfreimeldung ist im Zuge der Gewährleistung bzw. Mängelansprüche gesetzlich geregelt. Dazu sind je nach Bauvertrag folgende Regelwerke zu beachten:
- Deutschland: § 633 ff. BGB bzw. § 13 VOB/B
- Österreich: § 922 ff. ABGB bzw. Pkt. 12 der ÖNORM B 2110
Kriterien für bauliche Mängel und deren Freimeldung auf der Baustelle
Die Grundvoraussetzung für eine Mängelfreimeldung ist selbstverständlich, dass ein Mangel zu beheben ist. Die Gesetze und Regelwerke geben dabei eine genaue Definition, welche Fehler und Makel als baulicher Mangel zählen. Die Kriterien in aller Kürze:
Ein Baumangel liegt nach den gängigen Regelwerken immer dann vor, …
- … wenn die jeweilige Bauleistung vom Bauvertrag abweicht, also nicht die vereinbarte Beschaffenheit aufweist.
- … falls im Vertrag nichts vereinbart wurde: wenn die Bauleistung nicht so beschaffen ist, wie es für diese Leistung üblich wäre.
Ist das nicht der Fall, dann muss die ausführende Baufirma nachbessern. Um diesen Prozess in Gang zu setzen, muss der Bauherr bzw. dessen eingesetzter Projektleiter von seinem Gewährleistungsrecht Gebrauch machen und den Mangel unverzüglich anzeigen. Sind alle gerügten Makel behoben, wird es Zeit für die Freimeldung der Mängel.
Die hier formulierte Mängeldefinition fasst nur die wichtigsten rechtlichen Kriterien kurz zusammen – genauere Details und typische Beispiele für Mängel auf der Baustelle liefert unser Ratgeber zu Baumängeln.
Bis wann erfolgt die Anzeige, Beseitigung & Freimeldung von Mängeln?
Ein offener Mangel muss spätestens bei der Bauabnahme gerügt werden, ein verdeckter Mangel wiederum vor Ende der Gewährleistungsfrist. Die Dauer der Gewährleistung, die mit dem Tag der Leistungs- oder Endabnahme startet, unterscheidet sich je nach Vertragsgrundlage:
- BGB-Gewährleistung: 5 Jahre
- Gewährleistung nach VOB: 4 Jahre
- ABGB/ÖNORM B 2110: 3 Jahre
Tritt in dieser Zeit noch ein verdeckter Mangel auf, muss die zuständige Baufirma diesen innerhalb einer angemessenen Frist beseitigen. Die anschließende Mängelfreimeldung kann theoretisch erst nach Ablauf des Gewährleistungszeitraums erfolgen, nur die Anzeige muss vor Fristende passiert sein.
Ist eine Beseitigung des Mangels nicht möglich, stehen dem Auftraggeber noch weitere Optionen offen: beispielsweise eine Ersatzvornahme auf Kosten des ursprünglichen Auftragnehmers. Mehr dazu lesen Sie in unserem Beitrag zur Mängelbeseitigung.
Ist eine schriftliche Freimeldung der Mängel verpflichtend?
Eine Schriftform der Mängelbeseitigungsanzeige ist nicht zwingend vorgeschrieben. Doch es ist grundsätzlich immer eine schriftliche Freimeldung anzuraten. Denn sie dient nicht nur als Information für den Auftraggeber, sondern auch als Absicherung für den Auftragnehmer.
Bauunternehmer müssen ihren Auftraggeber ohnehin über die Behebung der Mängel informieren. Passiert das schriftlich, dann liegt später ein klarer Nachweis vor, wann genau die Beseitigung abgeschlossen wurde. So kann niemand behaupten, die Beseitigungsfrist wäre nicht eingehalten worden. Je exakter das Schreiben außerdem die behobenen Umstände wiedergibt, desto weniger Raum bleibt für Streitigkeiten.
Rechtliche Folgen aus der Mängelfreimeldung nach VOB & Co.
Die Freimeldung auf der Baustelle hat außerdem nachträgliche Folgen, denn die Restlaufzeit der Gewährleistungsfrist ändert sich mit der Abnahme einer Mängelbeseitigungsleistung:
Neben dem Nutzen als Beweismittel ist es also auch aus diesem Grund ratsam, so bald wie möglich eine schriftliche Mängelfreimeldung zu versenden und eine Abnahme einzufordern. Das verhindert, dass die Frist unnötig noch weiter in die Länge gezogen wird.
Soweit zu den rechtlichen Grundlagen rund um Mängel, Fristen und die Freimeldung ebendieser Mängel. Aus praktischer Sicht ist für Auftragnehmer nun natürlich wichtig, zu wissen, wie eine rechtssichere Mängelbeseitigungsanzeige überhaupt aussieht.
Für Auftragnehmer: Wie schreibe ich eine Mängelfreimeldung?
Wie schon erwähnt sollte eine Mängelfreimeldung in jedem Fall schriftlich erfolgen, damit diese als Beweismittel nutzbar ist. Je zeitnaher die Freimeldung nach der Beseitigung beim Auftraggeber eingeht, desto besser für alle Beteiligten. Denn bis zu diesem Zeitpunkt muss der Auftraggeber natürlich davon ausgehen, dass der Mangel weiterhin besteht und noch nicht behoben wurde.
Das bedeutet im schlimmsten Fall zusätzliche Kosten für den Bauunternehmer, wenn die Frist zur Nachbesserung bereits abgelaufen ist. Der Zeitfaktor ist also entscheidend, genauso jedoch der genaue Inhalt:
Inhalt der Freimeldung von Mängeln
Folgende Inhaltspunkte sind in der schriftlichen Freimeldung von Mängeln sinnvoll bzw. notwendig:
Tipp: Legen Sie sich für die Mängelfreimeldung eine Vorlage zurecht, dann kann nichts schiefgehen.
Mängelfreimeldung nach VOB – Muster herunterladen
Wenn Sie sich nicht immer wieder Textbausteine zusammensuchen wollen, arbeiten Sie am besten mit einem Mängelfreimeldung-Formular, das Sie nur noch mit Ihren Daten und den behobenen Mängeln befüllen müssen. Ein einmalig angelegtes Mängelfreimeldung-Muster nach VOB- bzw. ÖNORM-Vorgaben sorgt außerdem dafür, dass Sie rechtlich immer auf der sicheren Seite sind.
Damit Sie dieses nicht selbst zusammenschustern müssen, laden Sie sich gleich im Anschluss einfach unsere Vorlage herunter. Da die strengsten Kriterien in der VOB zu finden sind, ist das Muster an diesem Regelwerk orientiert, Sie können es jedoch auch für jeden anderen Bauvertrag zurate ziehen.
Allerdings wollen wir gleich anmerken: Word- bzw. Excel-Vorlagen sind zwar eine schnelle, aber keine langfristige Lösung für mehr Effizienz am Bau. Denn damit ist immer noch zu viel Handarbeit verbunden. Doch dazu später mehr.
Für Auftraggeber: Abnahme nach der Mängelbeseitigungsanzeige
Nachdem die Freimeldung des Auftragnehmers eingelangt ist, steht für den Auftraggeber eine Prüfung des Sachverhalts vor Ort an. Denn die Beseitigung einfach als erledigt durchzuwinken, ist riskant und bedeutet im schlimmsten Fall enorme Zusatzkosten im späteren Verlauf.
Im Idealfall findet eine gemeinsame Begehung statt, um die Beseitigung zu überprüfen. Dabei ist es sinnvoll, ein umfangreiches Abnahmeprotokoll anzufertigen, in welchem alle Einzelheiten festgehalten sind. Auf dieses kann bei späteren Auseinandersetzungen zurückgegriffen werden.
Förmliche Abnahme der Mängelbeseitigungsleistungen
Im Falle eines öffentlichen Bauvorhabens mit VOB-Vertrag sollte die Abnahme der Mängelbeseitigungsleistungen unbedingt förmlich erfolgen. Hilfreich dafür ist das Formblatt 443 aus dem Vergabe- und Vertragshandbuch (VHB-Bund). Dieses Formular muss im Grunde nur noch befüllt werden und dient dann als Nachweis der gemeinsamen Abnahme der Mängelbeseitigungsleistungen.
Was tun bei ungerechtfertigter Mängelfreimeldung?
Immer wieder kommt es vor, dass der Auftraggeber nach Eingang der Mängelbeseitigungsanzeige feststellen muss, dass ein Mangel gar nicht richtig behoben wurde. In diesem Fall ist die simpelste Lösung, noch einmal zur Nachbesserung aufzufordern.
Ist die Aussicht auf Erfolg allerdings eher gering, sind oft eine Kostenminderung oder eine Selbst- bzw. Ersatzvornahme die bessere Wahl. Entscheiden Sie das am besten im Einzelfall, je nach Reputation der Baufirma, der bereits verstrichenen Zeit, dem Kostenaufwand etc.
Weitere Tipps für den Umgang mit Mängeln und deren Freimeldung innerhalb der Gewährleistungsphase finden Sie im Ratgeber zum Gewährleistungsmanagement.
Den Mängelprozess effizienter gestalten
Egal ob für den Auftraggeber oder -nehmer – Mängel kosten viel Zeit. Vom Zeitpunkt der Entdeckung eines Mangels bis zu dessen erfolgreicher Beseitigung und Abnahme haben beide Seiten einiges zu tun. Je reibungsloser dieser Prozess gestaltet ist, desto weniger kommt es auch zu Reibungen untereinander. Dabei kommen Sie heute nicht mehr umhin, digitale Mittel zu nutzen.
Warum beim Thema Mängel oft Chaos herrscht
Auf vielen Baustellen sind inzwischen digitale Vorlagen im Einsatz – z. B. für das Begehungsprotokoll, die Anzeige von Mängeln oder eben eine Mängelfreimeldung-Vorlage. Im Gegensatz zu händischen Dokumenten spart das ein wenig Zeit. Doch oft wird dabei auf wenig intelligente Programme wie Word oder Excel zurückgegriffen. Das bedeutet, dieselben Textbausteine immer wieder neu zusammenzufügen und zu formatieren.
Zusätzlich ist der Rest des Prozesses meist unnötig kompliziert: Es wird mit verschiedensten Tools und Programmen jongliert, um das gesamte Mängelmanagement abzudecken. Dokumente werden über verschiedenste Kanäle hin- und hergeschickt – dass dabei einmal ein Fehler passiert oder eine wichtige Mängelfreimeldung übersehen wird, ist vorprogrammiert. Das ist für beide Seiten ärgerlich.
Systematische Mängelbearbeitung mit BauMaster
Doch inzwischen lässt sich das alles längst mit nur einer Software lösen: Mit einer Software wie BauMaster findet der gesamte Mängelprozess auf einer einzigen Plattform statt, gemeinsam mit allen Baubeteiligten. Dabei läuft die Bearbeitung eines Mangels von der Anzeige bis zur Freimeldung und Abnahme völlig unkompliziert ab:
- Der Bauleiter legt direkt bei der Mängelbegehung einen Protokolleintrag für den Mangel in der mobilen App an. Diesen Eintrag weist er der Baufirma zu.
- Die Baufirma kann sofort die neue Aufgabe einsehen, kommentieren etc.
- Während der Beseitigung durch die Baufirma verfolgt der Projektleiter den Status in der App mit.
- Nach der Erledigung versendet die Baufirma die Mängelfreimeldung, ebenfalls direkt in BauMaster. Der Bauleiter weiß sofort Bescheid und kann einen Termin für die Abnahme bestimmen.
- Bei der gemeinsamen Abnahme wird wieder mobil mitdokumentiert und im Handumdrehen ein Abnahmeprotokoll erstellt.
- Der Bauleiter stellt den Mangel auf „Erledigt“. Nun können alle wieder zum Tagesgeschäft übergehen.
>> Mängelmanagement mit BauMaster
Strukturiert von der Anzeige bis zur Mängelfreimeldung
Kurz zusammengefasst: Die Mängelfreimeldung ist ein nicht zu unterschätzender Teilbereich des Mängelprozesses. Sorgfalt, gute Abstimmung und eine schnelle Informationsweitergabe sind ausschlaggebend dafür, dass bis zur Abnahme der Mängelbeseitigungsanzeige und darüber hinaus alles zügig und reibungslos vonstatten geht.
Eine frühzeitige Anzeige des Mangels hilft dem Bauunternehmer, eine schnelle Bearbeitung und Freimeldung wiederum dem Projektleiter und Auftraggeber. Damit alles perfekt ineinandergreift, noch einmal unser Rat: Nutzen Sie gerade bei diesem erfolgsentscheidenden Thema digitale Unterstützung – das spart auf lange Sicht viel Zeit, Kosten und Nerven.
