Leistungen, die ursprünglich nicht im Bauvertrag standen, sind ein ungeliebtes Streitthema auf vielen Baustellen. Aus diesem Grund ist ein gutes Nachtragsmanagement im Bauwesen häufig erfolgsentscheidend. Beschäftigen müssen sich damit beide Vertragspartner: Auftraggeber und Auftragnehmer können nur gemeinsam für eine respektvolle Zusammenarbeit auf Augenhöhe sorgen.
Hier finden Sie einen Leitfaden für das Nachtragsmanagement am Bau und erfahren außerdem, wie Sie dank einer Nachtragsmanagement-Software wertvolle Zeit sparen.
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Nachtragsmanagement: Definition
Nachtragsmanagement (auch Claim Management) bezeichnet im Bauwesen den Umgang mit Nachträgen zum Bauvertrag: Vergütungsanpassungen für Bauleistungen, die vom ursprünglich vereinbarten Bausoll abweichen. Das Nachtragsmanagement hat zwei Seiten:
Rechtsgrundlage zum Nachtragsmanagement
Aus rechtlicher Sicht sollten Sie Folgendes zum Nachtragsmanagement am Bau wissen:
– Die Leistungsphase 8 der HOAI beinhaltet auch das Nachtragsmanagement.
– Bei VOB-Verträgen: Nachtragsarten und deren Vergütung sind in 2 der VOB/B zu finden.
– Bei BGB-Verträgen: Regelungen zu Bauvertragsänderungen und Vergütungsanpassungen liefern 650b & 650c des BGB.
Nachtragsmanagement im Bauwesen: Wie entstehen hier Nachträge?
Die Ursachen für einen Nachtrag sind vielfältig. Allgemein lässt sich sagen, dass ein Auftragnehmer immer dann eine Nachtragsforderung stellen darf, wenn der Grund für den Nachtrag entweder in der Sphäre des Auftraggebers liegt oder auf äußere, nicht beeinflussbare Umstände zurückzuführen ist.
Das sind beispielsweise folgende Auslöser:
Im Nachtragsmanagement geht es nun für die zwei Vertragsparteien darum, herauszufinden, wann ein Nachtrag gestellt werden kann, ob dieser gerechtfertigt ist und welche Vergütung dafür fällig wird. Wir wollen im Anschluss beide Seiten näher beleuchten.
Nachtragsmanagement am Bau für den Auftraggeber
Die Aufgaben des Auftraggebers rund um das Nachtragsmanagement am Bau wurden bereits kurz genannt, nachfolgend noch einmal eine detailliertere Auflistung:
Vorbeugendes Nachtragsmanagement
Ein gutes Nachtragsmanagement beginnt beim Auftraggeber schon lange vor dem ersten Baustellentag – nämlich in der Ausschreibungs- und Vergabephase. Stecken Sie genügend Zeit in die Planung der auszuschreibenden Leistungen und erstellen Sie ein durchdachtes, vollständiges Leistungsverzeichnis, das keinen Spielraum für Interpretation zulässt.
Auch bei der Vertragsverhandlung gilt es, verdächtig niedrige Angebote genau zu hinterfragen und den enthaltenen Leistungsumfang gemeinsam detailliert durchzugehen. Das vermeidet spätere Überraschungen.
Beginnen schließlich die Bauarbeiten, kommen weitere wichtige Aufgaben hinzu: das Baugeschehen muss laufend überwacht und lückenlos aufgezeichnet werden. Zudem sollten Sie die vergebenen Leistungen genau kennen und deren Erledigung mitverfolgen.
Kommt es zu kurzfristigen Änderungen im Bauablauf, liegt es an Ihnen, die Auswirkungen auf verschiedene Gewerke und deren Arbeiten zu prüfen. Und zu guter Letzt hilft eine laufend aktualisierte Aufstellung der Mehr- und Minderkosten dabei, die gesamten Baukosten nicht aus den Augen zu verlieren.
Wenn Sie sich an die eben genannten Vorgaben halten, fällt Ihnen im Bestfall gleich selbst auf, wenn es zu Abweichungen kommt, die einen Nachtrag erforderlich machen. So müssen Sie sich nicht rein auf das Engagement der Baufirmen verlassen.
⚖️ Vorschläge zur Vertragsgestaltung
Vereinbaren Sie im Bauvertrag die Regelungen des Bürgerlichen Gesetzbuches (§ 632a BGB) für die Ermittlung von Nachtragspreisen. Damit schützen sich Auftraggeber vor überhöhten Nachunternehmer-Angeboten zur Begründung einer Nachtragsvergütung. Auftragnehmer hingegen sichern sich dadurch vor überzogenen Anforderungen an die Kalkulation von Nachtragsleistungen ab.
Eine solche Klausel im Vertrag könnte beispielsweise so aussehen:
„Ordnet der Auftraggeber Leistungsänderungen gemäß § 1 Nr. 3 VOB/B an, so wird die Kostendifferenz zwischen der Vertragsleistung und der geänderten Leistung auf der Basis ortsüblicher Preise ermittelt.
Nach Vertragsabschluss vom Auftraggeber gemäß § 1 Nr. 4 VOB/B angeordnete zusätzliche Leistungen werden zu ortsüblichen Preisen vergütet.
Dabei sind jeweils die ortsüblichen Preise im Zeitpunkt der Ausführung der zusätzlichen oder geänderten Leistung zugrunde zu legen. Bei Streit über die ortsübliche Vergütung soll auf die Baupreisdatenbank XY zurückgegriffen werden, und zwar auf den von-Wert/den Mittelwert/den bis-Wert der Preise (nicht zutreffendes bitte streichen).”
Quelle: https://dieckert.de/media/nachtraege_richtig_abrechnen.pdf
Leistungsabweichungen selbst dokumentieren
Kommt es zu geänderten Leistungen, ergibt es Sinn, Fakten wie Ursache, Zeitpunkt, Inhalt und Art der Nachforderung als Bauleiter selbst zu dokumentieren. Diese Unterlagen können dann mit der Nachforderung des Auftragnehmers verglichen werden. Dies liefert eine bessere Entscheidungsgrundlage und beugt Streitigkeiten vor.
Eingehende Nachtragsforderungen zeitnah prüfen
Wenn eine Forderung seitens einer Baufirma eintrudelt, ist eines besonders wichtig: Das Nachtragsmanagement sollte nicht so verlaufen, dass alle Forderungen direkt abgelehnt werden. Das führt in den meisten Fällen nur zu unangenehmen Verhandlungsgesprächen oder gar rechtlichen Auseinandersetzungen, die das Bauvorhaben unnötig in die Länge ziehen.
Das Bauvertragsrecht beinhaltet eine Kooperationspflicht: Beide Vertragspartner müssen sich so verhalten, dass eine gütliche Einigung möglich ist. Der Auftraggeber ist demnach sogar dazu verpflichtet, Nachtragsforderungen ernst zunehmen, objektiv zu prüfen und zu versuchen, rasch eine gemeinsame Lösung zu finden. Was diese Pflicht für den Auftragnehmer bedeutet, dazu später mehr.
Die Kooperationspflicht bedeutet natürlich nicht, dass Sie unrechtmäßige Forderungen akzeptieren müssen. Vielmehr ist damit gemeint, dass Sie die Forderung zügig prüfen, bei Bedarf Unterlagen nachfordern und dem Auftragnehmer möglichst bald das Ergebnis der Prüfung mitteilen – oder diesen zu einer Nachverhandlung bitten.
Geprüft wird, …
Beispiele und Hilfestellung zur Nachtragsprüfung nach VOB bzw. bei öffentlichen Aufträgen bietet der Leitfaden zur Vergütung bei Nachträgen aus dem Vergabe- und Vertragshandbuch (VHB-Bund, 2017) – insbesondere die enthaltenen Formblätter:
Nachtragsverhandlung vorbereiten und durchführen
Nach der Prüfung der Forderung eines Auftragnehmers wird das Angebot selten sofort angenommen. Meist kommt es zu einer Nachtragsverhandlung, um offene oder strittige Positionen zu klären. Auf diese sollte sich der Auftraggeber gut vorbereiten, Argumente sammeln und Unterlagen sichten.
Wichtig: Eine Nachtragsverhandlung gelingt nur dann, wenn beide gewinnen.
Beginnen Sie die Verhandlung nicht mit dem Gedanken, dass die Gegenseite ohnehin keine gemeinsame Lösung möchte. Das Gespräch sollte sich weder darum drehen, Schlupflöcher in Rechtstexten zu finden, noch darum, so viel wie möglich Gewinn für sich selbst herauszuschlagen.
Beide Parteien sitzen schlussendlich im selben Boot, man will danach schließlich weiterhin auf der Baustelle zusammenarbeiten. Beide Seiten sollten daher mit einem Gewinn aus der Verhandlung gehen (nicht unbedingt finanziell). Nur so kann das Bauvorhaben kooperativ zum Abschluss gebracht werden.
Nachtragsmanagement im Bauwesen beim Auftragnehmer
Für den ausführenden Betrieb geht es im Nachtragsmanagement vordergründig um folgende Punkte:
Leistungsumfang kennen und regelmäßig abgleichen
Die Grundvoraussetzung für den Auftragnehmer ist, den Bauvertrag und die darin enthaltene Leistungsbeschreibung genau zu kennen. Nur dann lässt sich überhaupt feststellen, wofür ein Nachtrag gefordert werden kann.
Um Nachträge frühzeitig ausfindig zu machen, müssen Sie Ihre Arbeiten zudem sauber dokumentieren und in regelmäßigen Abständen abgleichen. So kann es nicht passieren, dass Nachträge erst viel zu spät bei der Abrechnung erkannt werden.
Aufbereitung der Nachtragsunterlagen
Haben Sie eine Leistungsabweichung erkannt, gilt es, Unterlagen zusammenzustellen, die dem Auftraggeber klar und deutlich darlegen, was genau mit der Nachtragsforderung abgegolten wird. Dokumentiert werden sollte jedenfalls,
Am besten kündigen Sie den Nachtrag direkt beim Auftraggeber an, schon bevor Sie das Angebot dazu einreichen. Wer den Nachtrag frühzeitig meldet, hilft damit dem Auftraggeber, Baukostenüberschreitungen zu erkennen und gegenzusteuern.
Nachtragsforderung erstellen und einreichen
Anschließend wird ein schriftliches Angebot für den Nachtrag erstellt. In diesem Schreiben begründen Sie Ihre Forderung, erstellen ein Leistungsverzeichnis mit den abweichenden Positionen und legen eine Nachtragskalkulation bei. Für beides gilt: Halten Sie sich an das ursprüngliche Vertrags-LV bzw. an die Ursprungskalkulation.
Ein Grund dafür ist, dass dem Auftragnehmer schnell einmal vorgeworfen wird, es gehe ihm eigentlich nur um Gewinnmaximierung. Dem können Sie entgegenwirken, wenn Sie dem Nachtrag einen plausiblen Kalkulationsnachweis beilegen. Wie der Auftraggeber bei der Prüfung können auch Sie sich dabei an den Leitfaden im Vergabe- und Vertragshandbuch (VHB-Bund, 2017) halten.
Der Auftragnehmer ist laut Bauvertragsrecht ebenfalls zur Kooperation verpflichtet. Fordern Sie ein, was Ihnen zusteht, aber bleiben Sie höflich, kalkulieren Sie angemessen und beachten Sie dabei den geschätzten finanziellen Rahmen des Gesamtprojekts. Eine schnelle, einvernehmliche Lösung spart beiden Seiten viel Zeit und Ärger.
Tipps dazu, wie Sie Ihre Forderung formulieren oder überzogene Forderungen zurückweisen – inklusive einer vollständigen Vorlagensammlung zum Download – erhalten Sie in unserem Beitrag zum Nachtragsangebot.
Die Vorlagensammlung für alle Nachtragsfälle auf der Auftraggeber und Auftraggnehmerseite können Sie auch hier direkt anfordern:
Nachverhandlung
Für den Auftragnehmer sollte das Ziel bei der Nachverhandlung ebenso eine gemeinsame Lösung sein. Ihre Begründungen, Dokumente etc. liegen in Form des Angebotes ja bereits vor. Überlegen Sie sich am besten vorher einige Positionen, bei denen noch etwas Spielraum besteht, um dem Auftraggeber einen Kompromiss zu ermöglichen. Wenn sich ein Rechtsstreit vermeiden lässt und beide einigermaßen zufrieden aus der Verhandlung gehen, dann war sie ein Erfolg.
Wie eine Nachtragsmanagement-Software den Prozess vereinfacht
Sowohl der Bauherr, Bauleiter oder Architekt als auch der beauftragte Bauunternehmer haben im Zuge des Nachtragsmanagements am Bau viel zu tun. Insbesondere die vorbeugenden Maßnahmen, um Nachträge frühzeitig zu erkennen und zu bearbeiten – die Bauüberwachung und Dokumentation – kosten viel Zeit.
Eine Nachtragsmanagement-Software kann diesen Arbeitsaufwand jedoch enorm reduzieren. Sie müssen nicht mehr alles im Kopf behalten und nichts mehr händisch dokumentieren, denn das erledigt die Software für Sie. Konkret kann digitales Nachtragsmanagement Folgendes vereinfachen:
Lückenlose Bauüberwachung
Eine Nachtragsmanagement-Software bietet Ihnen jederzeit einen schnellen Überblick des Baugeschehens. Ob vereinbarte Aufgaben, Besprechungsnotizen, Termine oder ein übersichtliches Kostenmanagement – alles ist auf Knopfdruck über ein Mobilgerät abrufbar. Zum Nachlesen im Bauvertrag reicht ebenfalls ein Blick in die digitale Bauakte.
Egal, welche Information Sie benötigen, mit digitalem Nachtragsmanagement müssen Sie also nicht lange danach suchen. Sie sparen sich sinnlose Zusatzarbeit und erkennen sofort, wo Nachträge entstehen.
>> Bauüberwachung mit BauMaster
Schnelle & einfache Dokumentation
Zudem lassen sich Leistungen per Nachtragsmanagement-App schnell und einfach „im Vorbeigehen“ dokumentieren. Einfach das Smartphone zücken, Notizen ins Baustellenprotokoll schreiben, Fotos, Planmarker etc. direkt dazulegen und abspeichern – so entsteht fast von selbst eine saubere, lückenlose Baustellendokumentation. Und das gleichermaßen für den Auftraggeber wie für das ausführende Unternehmen.
>> Baudokumentation mit BauMaster
Vorlagen für das Nachtragsmanagement
Wer nicht jedes Mal aufs Neue einen Text formulieren und in einem Dokument zusammenschustern möchte, der ist mit einer Nachtragsmanagement-Software gut beraten. Denn hier erstellen Sie einmalig ein Muster mit Standardtexten, das Sie dann für jede neue Nachforderung wiederverwenden. Das spart Zeit und verhindert, dass Sie wichtige Bestandteile des Schreibens vergessen.
Kommt es zur Nachverhandlung, ist diese dank digitalem Besprechungsprotokoll mit wenigen Handgriffen dokumentiert und abgelegt. Der Kopf bleibt frei für die Verhandlungsstrategie.
>> Bauprotokolle mit BauMaster
Eine Nachtragsmanagement-Software hilft übrigens nicht nur bei Leistungsabweichungen, sondern auch bei der Teil- oder Endabrechnung. Denn Mehr- oder Minderkosten werden bei den einzelnen Aufgaben und Positionen erfasst, womit Sie stets eine aktuelle Übersicht erhalten.
BauMaster ist Ihre Nachtragsmanagement-Software
Überwachen, dokumentieren und kommunizieren ist mit BauMaster so einfach wie nie. Als digitales Baugedächtnis sammelt die Software alle wichtigen Informationen für das Nachtragsmanagement an einem Ort. Diese rufen Sie auf Knopfdruck jederzeit und an jedem Ort ab. So können Sie keine Leistungsänderung – und damit keine Nachträge – übersehen, auch wenn Sie gerade andere Dinge im Kopf haben.
Ganzheitliches Nachtragsmanagement am Bau mit Software
Nachtragsmanagement am Bau erfordert insgesamt ein sehr durchdachtes Bauprojektmanagement. Die Baustelle überwachen, Leistungen gut dokumentieren und bei Nachträgen Kooperationsbereitschaft zeigen – so kann der Umgang mit Nachträgen nachhaltig positiv verändert werden. Nutzen Sie dann noch eine Nachtragsmanagement-Software, gelingt das Ganze ohne zusätzlichen Arbeitsaufwand. Wir wünschen viel Erfolg mit künftigen Nachträgen!
FAQ zum Nachtragsmanagement
Was macht ein Nachtragsmanager?
Ein Nachtragsmanager kümmert sich um die Bearbeitung von Nachträgen – Vergütungen für vom Bausoll abweichende Leistungen. Das inkludiert eine Reihe an Aufgaben: Die Überwachung der Bauleistungen, deren Dokumentation, die Prüfung von eingehenden Nachträgen, deren Freigabe oder entsprechende Nachtragsverhandlungen.
Was ist ein Nachtrag lt. Baurecht?
Ein Nachtrag ist lt. Baurecht eine Forderung nach Vergütung für vom vereinbarten Bausoll abweichende Leistungen. Die Nachtragsforderung wird vom Auftragnehmer gestellt. Es handelt sich jedoch erst um einen Nachtrag, wenn der Bauvertrag selbst bereits abgeschlossen ist.
Was muss bei einem Nachtrag vorgelegt werden?
Bei einer Nachtragsforderung muss der Auftragnehmer mindestens ein Nachtragsangebot mit folgenden Bestandteilen vorlegen:
